Indice dei contenuti
- Con quale frequenza deve avvenire la formazione AML?
- Chi esattamente deve essere formato?
- Cosa deve coprire la formazione AML?
- Quando formare al di fuori del ciclo regolare?
- Come mantenere i record di formazione e per quanto tempo?
- Quali sono le sanzioni per il mancato rispetto?
- Domande frequenti sulla formazione AML
Con quale frequenza deve avvenire la formazione AML?
La legge è inequivocabile su questo punto. Secondo le normative applicabili della legge AML, un soggetto obbligato deve garantire che i dipendenti siano formati almeno una volta ogni 12 mesi di calendario. Non è una raccomandazione — è un obbligo statutario, il cui mancato rispetto costituisce un illecito amministrativo.
La frequenza minima è quindi una volta all'anno. Sei libero di formare più spesso — e in determinate situazioni la legge lo raccomanda esplicitamente (vedi sotto).
Un nuovo dipendente è un caso speciale. Se qualcuno entra in una posizione in cui potrebbe incontrare una transazione sospetta, deve essere formato prima di iniziare a svolgere quel lavoro — non è sufficiente aspettare il prossimo ciclo programmato.
Chi esattamente deve essere formato?
La legge non copre 'tutti i dipendenti' come regola generale — ma ogni persona che, nel corso del loro lavoro, potrebbe incontrare una transazione sospetta. In pratica, per la maggior parte dei soggetti obbligati questo significa tutti coloro che hanno contatti con i clienti o elaborano le loro transazioni.
Presta attenzione a un gruppo meno ovvio: la formazione si applica anche alle persone che partecipano alle attività del soggetto obbligato diversamente da un contratto di lavoro standard — cioè coloro che lavorano secondo accordi per lavoro, accordi per attività, appaltatori esterni o lavoratori autonomi — se potrebbero incontrare transazioni sospette nel loro lavoro secondo le normative applicabili della legge AML.
In altre parole: un agente immobiliare esterno in appalto o un contabile freelance che gestisce i tuoi clienti deve essere formato esattamente allo stesso standard di un dipendente a tempo pieno.
Le barriere linguistiche non sono una scusa. La FIU afferma esplicitamente che una barriera linguistica non può giustificare il mancato addestramento di un dipendente — il soggetto obbligato deve garantire che la formazione sia fornita in una lingua che il lavoratore comprende.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Cosa deve coprire la formazione AML?
La sezione 23(3) della legge AML stabilisce il contenuto minimo obbligatorio:
- tipologie e indicatori di transazioni sospette
- i requisiti del soggetto obbligato per condurre l'identificazione del cliente e la due diligence
- procedure per identificare i fattori di rischio del cliente
- procedure in caso di rilevamento di una transazione sospetta — inclusi gli obblighi di segnalazione
La legge richiede inoltre che il soggetto obbligato integri e aggiorni continuamente il contenuto della formazione. Ciò significa che la stessa formazione non può essere ripetuta anno dopo anno senza riflettere i cambiamenti nella legislazione o nella pratica interna.
La linea guida metodologica FIU n. 6 chiarisce che la formazione deve senza dubbio coprire il contenuto del sistema di controllo interno (SVZ) e la valutazione del rischio dell'entità — incluso il modo in cui i dipendenti dovrebbero applicarli nella pratica.
Quando formare al di fuori del ciclo regolare?
La frequenza annuale stabilita per legge è il minimo. La linea guida metodologica FIU n. 6 raccomanda di condurre la formazione al di fuori del ciclo regolare in due situazioni:
Quando vengono introdotti nuovi prodotti, servizi o tecnologie
Ogni tale cambiamento porta con sé nuovi rischi che i dipendenti devono comprendere. Un esempio tipico: introduzione dell'identificazione del cliente online o aggiunta di un nuovo tipo di transazione al portafoglio.
Quando c'è un cambiamento significativo alle normative AML o vengono emesse nuove linee guida metodologiche FIU
Se la legge o la metodologia cambia sostanzialmente, non è sufficiente aspettare la prossima formazione annuale. I dipendenti devono conoscere le nuove regole prima di iniziare ad applicarle nella pratica.
In entrambi i casi, i cambiamenti dovrebbero essere contemporaneamente riflessi negli aggiornamenti del sistema di controllo interno e della valutazione del rischio.
Come tenere i registri della formazione e per quanto tempo?
Il soggetto obbligato deve mantenere registri della partecipazione e del contenuto della formazione per almeno 5 anni dalla data della formazione secondo la legge AML.
La legge non prescrive un formato specifico — consente sia i registri elettronici (ad es. output di e-learning) che gli elenchi di presenza originali firmati. Il requisito chiave è che i registri devono dimostrare chiaramente:
- chi ha partecipato alla formazione (nome, posizione)
- quando la formazione ha avuto luogo (data)
- cosa ha coperto la formazione
È proprio qui che i problemi sorgono più spesso durante le ispezioni FIU. Il soggetto obbligato ha condotto la formazione ma non dispone di documentazione — nessun elenco di presenza firmato, nessun registro elettronico. La FIU non può verificare che l'obbligo sia stato assolto, e questo stesso costituisce un rilievo. Collegare la formazione con la checklist di preparazione FIU e altri flussi di lavoro AML in un unico sistema semplifica notevolmente l'archiviazione e la tracciabilità dei registri.
Quali sono le sanzioni per il mancato rispetto?
La mancata garanzia della formazione dei dipendenti è un illecito amministrativo secondo la legge AML. La sanzione per il mancato fornimento della formazione può raggiungere fino a 5.000.000 di CZK. Nel caso di violazioni ripetute o gravi, la multa può raggiungere fino al doppio del beneficio ottenuto illecitamente o 30.000.000 di CZK — a seconda di quale sia superiore.
In pratica, la FIU tratta la formazione come un'area di audit autonoma durante le ispezioni — vuole vedere i registri di partecipazione, il contenuto della formazione e il metodo di erogazione. La documentazione mancante o non aggiornata è uno dei risultati più comuni durante le ispezioni del settore non finanziario.
Importante: la multa non si applica solo se la formazione non ha mai avuto luogo. Si applica anche se la formazione è stata condotta ma il soggetto obbligato non può provarlo.
Soddisfa la legge AML e disponi di una prova — certificato, archivio, dashboard
AML PROOF archivia i certificati per 10 anni (la legge ne richiede 5 — noi andiamo oltre). Ogni certificato contiene il nome, il ruolo, il punteggio da tutti i 4 moduli, la data di emissione e la data di scadenza. Durante un'ispezione FIU, apri il dashboard e presenta il record del team completo in 30 secondi.
Domande frequenti sulla formazione AML
Con quale frequenza i dipendenti devono completare la formazione AML?
Secondo la legge AML, il soggetto obbligato deve garantire la formazione almeno una volta ogni 12 mesi di calendario. Un nuovo dipendente deve essere formato prima di iniziare a svolgere lavori in una posizione dove potrebbe incontrare una transazione sospetta.
Anche i contraenti esterni con accordi temporanei devono essere formati?
Sì. La sezione 23(2) afferma esplicitamente che la formazione si applica alle persone che partecipano alle attività del soggetto obbligato diversamente da un contratto di lavoro standard — se potrebbero incontrare transazioni sospette nel loro lavoro. Un agente immobiliare esternalizzato o un commercialista deve essere formato secondo lo stesso standard di un dipendente a tempo pieno.
Per quanto tempo devono essere conservati i registri della formazione?
Almeno 5 anni dalla data della formazione secondo la legge AML. I registri devono dimostrare chiaramente chi è stato formato, quando e in che misura.
Cosa succede se la formazione non è stata condotta o non ho registri?
Il mancato rispetto dell'obbligo di formazione è un illecito amministrativo secondo la legge AML. La multa può raggiungere fino a 5.000.000 di CZK. Nel caso di violazioni ripetute o gravi, la multa può raggiungere fino al doppio del beneficio ottenuto illecitamente o 30.000.000 di CZK — a seconda di quale sia superiore. Altrettanto rischiosa è la situazione in cui la formazione è stata condotta ma il soggetto obbligato non può provarlo — la FIU richiede registri dimostrabili.