Indice dei contenuti
- Perché la formazione AML è un obbligo legale?
- Chi deve completare la formazione AML?
- Con quale frequenza deve essere svolta la formazione?
- Cosa deve includere la formazione AML?
- Come mantenere i registri di formazione correttamente?
- Quale multa può essere applicata per il mancato rispetto?
- Chi può fornire la formazione AML — deve essere uno specialista?
- E-learning vs. formazione in presenza: cosa consente la legge?
Perché la formazione AML è un obbligo legale?
L'obbligo di formare i dipendenti nella prevenzione del riciclaggio di denaro deriva direttamente dalle disposizioni della la legge AML. Si applica a tutti i soggetti obbligati senza eccezioni, inclusi agenti immobiliari, commercialisti, consulenti fiscali, avvocati, notai e altri soggetti elencati nei requisiti normativi della Legge AML.
Lo scopo della formazione non è solo quello di soddisfare un requisito formale. Un dipendente formato deve essere in grado di riconoscere una transazione sospetta e sapere cosa fare dopo. Senza questo, non è possibile adempiere al dovere di segnalazione alla FIU o gestire i rischi AML nella pratica. La formazione è anche una delle misure di mitigazione chiave che un soggetto obbligato applica contro i rischi intrinseci di riciclaggio di denaro nella sua attività.
Chi deve completare la formazione AML?
Il gruppo di persone che deve essere formato è definito dall'articolo 23(1) e (2) della Legge AML. La formazione si applica a:
- dipendenti del soggetto obbligato che potrebbero incontrare transazioni sospette mentre svolgono il loro lavoro
- persone esterne a un rapporto di lavoro standard, come collaboratori, lavoratori autonomi o appaltatori, se potrebbero incontrare transazioni sospette mentre lavorano per il soggetto obbligato
Il soggetto obbligato è responsabile di garantire che queste persone completino la formazione, non i dipendenti o i collaboratori stessi.
Nota: La legge non considera una barriera linguistica come una ragione scusabile. Secondo le linee guida metodologiche della FIU, ogni dipendente che potrebbe incontrare una transazione sospetta deve essere formato, indipendentemente dal fatto che sia un cittadino straniero. Se tale dipendente non può seguire le politiche interne a causa di una barriera linguistica, questo è un problema con la configurazione generale del soggetto obbligato.
Con quale frequenza deve essere svolta la formazione?
L'articolo 23(1) della Legge AML stabilisce due doveri separati:
| Situazione | Quando formare |
|---|---|
| Dipendenti esistenti | Almeno una volta ogni 12 mesi di calendario |
| Nuovo dipendente / collaboratore | Prima dell'assegnazione a una posizione in cui potrebbe incontrare transazioni sospette |
Un nuovo dipendente non deve svolgere la posizione in modo indipendente prima di completare la formazione. Se lavora tutto il tempo sotto la supervisione diretta di un collega già formato, la formazione può essere rinviata, ma sempre prima del primo lavoro indipendente.
Nella Linea Guida Metodologica n. 6, la FIU raccomanda di aggiungere formazione al di fuori del ciclo annuale obbligatorio in queste situazioni:
- quando si introducono nuovi prodotti, servizi o tecnologie che creano nuovi rischi AML
- quando la legge AML cambia significativamente o la FIU emette nuove linee guida metodologiche
Le procedure per la conduzione della formazione devono far parte del sistema di politiche interne del soggetto obbligato.
La formazione come parte del tuo sistema AML, non un ulteriore compito
In AML PROOF, il corso di e-learning è integrato direttamente nella piattaforma. Un dipendente accede, completa il corso, il certificato viene generato automaticamente e il record viene salvato nel profilo dell'organizzazione. Quando la legge cambia, il contenuto viene aggiornato — non devi fare nulla.
Cosa deve includere la formazione AML?
Il contenuto della formazione richiesto è definito dall'articolo 23(3) della Legge AML. Gli argomenti obbligatori sono:
- Tipologie e segnali di transazioni sospette — quali situazioni sono segnali per la segnalazione alla FIU.
- I requisiti del soggetto obbligato per l'identificazione del cliente e la due diligence — procedure interne concrete, non solo informazioni generali.
- Procedure per identificare i fattori di rischio del cliente — come valutare il rischio nella pratica.
- Procedura quando viene identificata una transazione sospetta — cosa fare dal momento del sospetto fino alla presentazione della segnalazione di transazione sospetta.
La legge richiede anche espressamente che il contenuto della formazione sia continuamente integrato e aggiornato. Una formazione statica del 2022 che non è stata aggiornata da allora non soddisfa il dovere statutario. Si consiglia di includere la formulazione attuale delle politiche interne e la valutazione dei rischi del soggetto obbligato in modo che i dipendenti lavorino con procedure interne vive.
Come mantenere i registri di formazione correttamente?
Secondo l'articolo 23(4) della Legge AML, il soggetto obbligato deve conservare i registri di partecipazione e contenuto della formazione per almeno 5 anni dalla data della formazione.
I registri devono essere immediatamente disponibili durante un'ispezione della FIU. Le forme accettabili di documentazione includono:
- un record di e-learning elettronico con il nome del partecipante e la data
- fogli di presenza originali firmati dai partecipanti
- certificati di completamento con la data e l'argomento
I registri non devono essere conservati fisicamente in ogni filiale. È sufficiente che siano centralmente disponibili e possano essere prodotti ogni volta che l'autorità di vigilanza li richiede.
Quale multa può essere applicata per il mancato rispetto?
Se un soggetto obbligato non garantisce la formazione dei dipendenti secondo l'articolo 23 della Legge AML, commette un'infrazione secondo l'articolo 48(6) della Legge AML. Le sanzioni includono:
- Tariffa base: una multa fino a CZK 5.000.000 (Sezione 48(8) della Legge AML)
- Per violazioni gravi, ripetute o sistematiche: fino a CZK 30.000.000, e per le istituzioni finanziarie fino a CZK 130.000.000 o il 10% del fatturato annuale
Allo stesso tempo, il mancato addestramento aumenta significativamente il rischio che i dipendenti non riconoscano una transazione sospetta. Questo crea un rischio secondario: un reato per mancato rispetto dell'obbligo di segnalazione (Sezione 46 della Legge AML, multa fino a CZK 5.000.000). Entrambe le sanzioni possono applicarsi contemporaneamente.
Chi può fornire la formazione AML — deve essere un avvocato o uno specialista?
La Legge AML non prescrive alcuna qualifica per il relatore. Il soggetto obbligato può organizzare la formazione esternamente (uno studio legale o un consulente AML), internamente (un dipendente addestrato) o tramite e-learning. La legge valuta il risultato — se i dipendenti conoscono le procedure necessarie per riconoscere e segnalare una transazione sospetta — non chi ha erogato la formazione.
Requisiti chiave che devono essere rispettati indipendentemente dalla forma:
- il contenuto corrisponde alla Sezione 23(3) della Legge AML
- la formazione riflette le attuali politiche interne e la valutazione dei rischi del soggetto obbligato
- i registri di partecipazione e contenuto vengono conservati per almeno 5 anni
Una trappola pratica della formazione esterna: una presentazione generica di un avvocato che non riflette i vostri processi specifici e le politiche interne soddisfa l'obbligo normativo solo formalmente. Durante la supervisione, la FIU valuta se i dipendenti sanno effettivamente come procedere nella vostra organizzazione, non in generale.
E-learning vs. formazione in presenza: cosa consente la legge e cosa funziona meglio nella pratica?
La legge non limita la forma della formazione. I formati in presenza, online e ibridi sono tutti legittimi. I fattori decisivi sono il contenuto e i registri.
Nella pratica, l'e-learning ha tre principali vantaggi:
- Scalabilità: un nuovo dipendente può completare il corso nel suo primo giorno, senza aspettare una sessione di formazione di gruppo.
- Audit trail: il sistema registra automaticamente chi ha completato cosa e quando, quindi le prove pronte per la FIU vengono create automaticamente.
- Contenuto attuale: quando la legge o le politiche interne cambiano, il corso viene aggiornato centralmente e tutti lavorano con la versione valida.
La formazione in presenza è più efficace quando è necessaria una discussione interattiva di casi specifici dalla vostra pratica, ad esempio durante l'onboarding dell'MLRO o quando si introduce un nuovo tipo di attività con rischio ML/TF più elevato.
La combinazione ideale per la maggior parte dei soggetti obbligati non finanziari: e-learning come base per la formazione periodica annuale e l'onboarding dei nuovi dipendenti, più un workshop in presenza una volta all'anno per l'MLRO e la gestione.
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