Il registro dei beneficiari effettivi è disciplinato dalla legislation del registro dei beneficiari effettivi. Per i soggetti obbligati secondo la legge AML, lavorare con questo registro è parte della realtà quotidiana – e spesso una fonte di errori, ritardi e stress inutile durante le ispezioni.
Buone notizie: il sistema ha regole chiare. Cattive notizie: vengono utilizzati diversi moduli e ognuno ha uno scopo diverso. Questa panoramica vi aiuterà a trovare rapidamente la vostra strada e a scegliere la procedura corretta.
Regola di base: solo elettronico
Tutti i documenti inviati al registro dei beneficiari effettivi vengono presentati esclusivamente tramite i moduli elettronici del Ministero della Giustizia. Nessun'altra forma di presentazione è consentita.
I moduli vengono compilati online e sono tipicamente:
- inviati al tribunale del registro,
- o al Ministero della Giustizia (per le richieste di accesso remoto).
Registrazione, modifica o eliminazione di un beneficiario effettivo
Utilizzate il modulo di proposta se dovete:
- registrare un beneficiario effettivo,
- modificare dati già registrati,
- eseguire un'eliminazione,
- o limitare l'accesso ai dati nel registro secondo le disposizioni applicabili.
Come funziona:
- compilate il modulo online,
- l'output è un documento PDF,
- aggiungete gli allegati al PDF e inviatelo al tribunale competente.
Questo modulo viene utilizzato anche quando si richiede solo la limitazione dell'accesso ai dati.
Trascrizione automatica dei dati (meno lavoro manuale)
ZESM consente di prelevare automaticamente determinati dati da altri registri pubblici. Per questo vengono utilizzati moduli separati.
1. Attivazione della trascrizione automatica
Utilizzato quando si desidera:
- attivare solo il regime di trascrizione automatica secondo le disposizioni applicabili,
- senza affrontare persone specifiche.
L'output è un PDF, che viene inviato al tribunale.
2. Registrazione dei membri dell'organo statutario come beneficiari effettivi
Tipicamente quando:
- il beneficiario effettivo non è identificato diversamente,
- e tutti i membri dell'organo statutario sono registrati come beneficiari effettivi secondo le disposizioni applicabili.
La trascrizione automatica dei futuri membri dell'organo viene attivata contemporaneamente. Viene utilizzato un modulo separato.
Accesso remoto al registro dei beneficiari effettivi
Richiesta standard di accesso remoto
Destinato a:
- autorità pubbliche,
- e altri enti definiti dalla legge secondo le disposizioni applicabili.
La richiesta:
- viene presentata esclusivamente in forma elettronica,
- identifica il richiedente e le persone specifiche che accederanno al registro,
- viene inviata al Ministero della Giustizia.
Accesso remoto automatizzato per enti obbligati (AML)
Per i soggetti obbligati secondo la legge AML esiste uno speciale regime molto più semplice.
Caratteristiche:
- accesso remoto secondo le disposizioni applicabili della legge ZESM,
- il modulo viene compilato dopo l'accesso tramite il sistema della casella di posta elettronica certificata,
- l'accesso viene impostato immediatamente e automaticamente,
- vengono identificate le persone autorizzate specifiche che utilizzeranno il registro.
Questo regime non è disponibile per tutti – le condizioni sono stabilite dal Ministero della Giustizia.
Perché questo è importante dal punto di vista AML
Per i soggetti obbligati:
- il registro dei beneficiari effettivi è una fonte chiave per identificare e controllare i clienti,
- il modulo sbagliato = presentazione non valida,
- dati obsoleti o inaccessibili = rischio di sanzioni durante l'ispezione.
Un accesso correttamente configurato al registro significa:
- meno lavoro manuale,
- processi più rapidi di identificazione e controllo dei clienti,
- maggiore certezza legale in caso di controllo o ispezione FIU.
Riepilogo in una frase
Il registro dei beneficiari effettivi non è complicato – a patto di sapere quale modulo utilizzare, quando e per quale scopo.