Soggetto obbligato – Passo dopo passo

Chi è un soggetto obbligato?

Un soggetto obbligato secondo il significato della legge AML è qualsiasi soggetto definito nella normativa applicabile. Per una migliore orientazione, possiamo dividere i soggetti obbligati in tre gruppi di base:

Settore finanziario

Questa categoria include istituzioni di credito e finanziarie secondo la normativa applicabile della legge AML, incluse le entità estere che operano nella Repubblica Ceca. Una caratteristica importante del settore finanziario è che per le istituzioni di credito, la legge AML si applica a tutte le loro attività commerciali.

Settore non finanziario

Questo gruppo comprende undici categorie di soggetti obbligati definite nella legge AML. Questi includono, ad esempio, agenti immobiliari, commercianti d'arte, avvocati, notai, o fornitori di servizi relativi alla costituzione di società. Per questi soggetti, la legge AML si applica solo all'oggetto specifico della loro attività che rientra nelle categorie definite.

Altri soggetti

Ciò include qualsiasi imprenditore che conduce una transazione in contanti superiore a 10.000 EUR e i soggetti di diritto non commerciali che svolgono attività rientranti nel settore finanziario o non finanziario o conducono transazioni in contanti al di sopra di questo limite secondo la normativa applicabile.

La caratteristica comune di tutti questi gruppi è l'attività commerciale. Ciò include anche le attività svolte in modo simile, come l'esercizio della professione legale.

Sei passaggi chiave per la conformità AML

Se hai determinato che diventerai un soggetto obbligato secondo la legge AML, ti consigliamo di seguire i seguenti passaggi. Ciascuno contiene domande chiave a cui dovresti essere in grado di rispondere.

1. Chiarimento del tuo ruolo di soggetto obbligato

Sono davvero un soggetto obbligato secondo la legge AML?

La risposta dipende dal tipo di entità e dal campo di attività che conduci. Esamina attentamente le disposizioni della legge AML e identifica la categoria in cui rientri.

Svolgo questa attività come oggetto della mia attività commerciale?

La risposta dovrebbe essere quasi sempre sì. Solo per i soggetti elencati nella legge AML la situazione è diversa.

Per le istituzioni finanziarie: la mia attività commerciale è un'attività principale o ausiliaria?

Se è un'attività ausiliaria e tutte le condizioni statutarie stabilite nella legge AML sono soddisfatte, puoi presentare una richiesta alla FIU per un'esenzione. Un esempio potrebbe essere un hotel che fornisce servizi di cambio valuta come servizio ausiliario per i suoi ospiti.

2. Autorizzazione per lo svolgimento dell'attività

È richiesta la registrazione o l'autorizzazione per la mia attività?

Alcune categorie di soggetti obbligati devono ottenere le pertinenti autorizzazioni prima di iniziare la loro attività. Ad esempio, i fornitori di prestiti non bancari hanno bisogno di una licenza, gli operatori di cambio valuta hanno bisogno di un permesso di attività, e i fornitori di servizi alle persone giuridiche devono avere un mestiere registrato.

3. Determinazione di quando inizia lo stato di soggetto obbligato

Da quando sono considerato un soggetto obbligato?

Il momento decisivo è principalmente quando l'entità ha ottenuto l'autorizzazione per l'attività data o ha soddisfatto l'obbligo di registrazione. Questo potrebbe essere, ad esempio, il rilascio di una licenza ai fornitori di prestiti non bancari, un permesso di attività per un operatore di cambio valuta, o una registrazione del mestiere per la fornitura di servizi alle persone giuridiche.

4. Panoramica degli obblighi AML

L'ambito degli obblighi varia in base al tipo di soggetto obbligato. Gli obblighi AML di base includono:

• Identificazione del cliente (disposizioni sulla identificazione del cliente)
• Due diligence del cliente (disposizioni sulla due diligence)
• Rifiuto di eseguire una transazione (disposizioni sul rifiuto delle transazioni)
• Conservazione dei registri (disposizioni sulla conservazione dei registri)
• Segnalazione di transazioni sospette (disposizioni sulla segnalazione)
• Differimento delle istruzioni del cliente (disposizioni sul differimento)
• Obbligo informativo (disposizioni sull'obbligo informativo)
• Obbligo di riservatezza

Altri importanti obblighi AML includono:

• Istituzione e applicazione di strategie e procedure di controllo interno e comunicazione
• Sviluppo di politiche e procedure interne
• Preparazione di una valutazione dei rischi
• Designazione di una persona di contatto
• Designazione di una persona responsabile
• Formazione secondo i requisiti AML

La legge AML tiene conto delle specificità di determinate categorie di soggetti obbligati. Regimi modificati si applicano, ad esempio, a:

• Entità supervisionate dalla CNB – oltre agli obblighi standard, i requisiti della legge AML possono applicarsi anche, e devono conformarsi al Decreto AML
• Revisori dei conti, esecutori giudiziari e consulenti fiscali – l'ambito degli obblighi AML è stabilito dalla legge AML
• Avvocati e notai – l'ambito degli obblighi AML è stabilito dalla legge AML
• Ordini professionali – obbligo di preparare metodologia e valutazione dei rischi secondo le disposizioni applicabili

5. Panoramica delle risorse richieste

Non c'è una risposta universale a questa domanda – dipende dal tipo e dalla natura della tua organizzazione. Per adempiere correttamente ai requisiti AML, dovresti garantire:

• Risorse umane qualificate – dipendenti e persone in posizione comparabile con una conoscenza appropriata delle questioni AML
• Attrezzature tecniche – sistemi per l'identificazione del cliente e la conservazione dei registri
• Strumenti tecnologici – software per lo screening, il monitoraggio delle transazioni e la rendicontazione
• Programmi educativi – formazione regolare per i dipendenti e le persone in posizione comparabile

6. Adempimento corretto e tempestivo degli obblighi

Gli obblighi AML hanno diversi requisiti di tempistica:

Adempimento immediato

La segnalazione di una transazione sospetta alla FIU deve essere effettuata senza indebito ritardo dopo il suo rilevamento.

Adempimento una tantum con scadenza

Ad esempio, la notifica alla FIU della persona di contatto o la presentazione delle politiche interne inclusa la valutazione del rischio devono essere completate entro 60 giorni dalla data in cui l'entità è diventata un soggetto obbligato. Le modifiche a questi documenti devono quindi essere notificate entro 30 giorni.

Adempimento continuativo

Alcuni obblighi richiedono un adempimento continuo, come l'aggiornamento della valutazione del rischio o la conduzione di revisioni dei clienti nell'ambito di una relazione commerciale continuativa.

L'adempimento corretto degli obblighi significa non solo rispettare le scadenze, ma anche l'ambito e la forma richiesti. Assicurati di avere processi in atto per consentire l'adempimento tempestivo e di alta qualità di tutti i requisiti AML.

Conclusione

Tutti i soggetti obbligati sono parte integrante del sistema di contrasto al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo nella Repubblica Ceca. Il rispetto degli obblighi AML non è solo un requisito legale, ma un importante contributo alla protezione del sistema finanziario e della società nel suo complesso.

Se diventi un soggetto obbligato, è fondamentale esaminare sistematicamente tutti i passaggi precedenti e garantire che la tua organizzazione disponga di processi, risorse e documentazione pronti per l'adempimento corretto dei requisiti AML. Se qualcosa non è chiaro, non esitare a consultare esperti o contattare direttamente l'Ufficio di Analisi Finanziaria.