Il soggetto obbligato secondo la legge AML deve adempiere a numerosi obblighi. Uno di essi è spesso trascurato – eppure la sua violazione rischia una multa fino a CZK 10.000.000 (circa EUR 400K). Si tratta della formazione dei dipendenti e delle persone in posizione comparabile (articoli 23(1) e (2)).
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Cosa dice effettivamente la legge
L'articolo 23 della legge AML impone al soggetto obbligato l'obbligo di garantire la formazione di tutti i dipendenti e delle persone che partecipano alle sue attività commerciali al di fuori di una relazione di lavoro (ad es. persone cooperanti sulla base di un contratto secondo il Codice civile, lavoratori autonomi), che potrebbero incontrare transazioni sospette – anche prima di iniziare a lavorare o svolgere attività simili per il soggetto obbligato.
Non è sufficiente formare i dipendenti e le persone in posizione comparabile retroattivamente. La legge richiede che la formazione avvenga prima dell'inizio delle attività professionali autonome.
La Sezione 48(6) specifica questa regola: il lavoratore non deve eseguire autonomamente la identificazione e verifica del cliente prima di completare la formazione. Se il soggetto obbligato non rispetta questa norma e consente a un dipendente o a una persona in posizione comparabile non formata di eseguire KYC, rischia un'azione amministrativa e sanzioni di milioni di CZK.
Perché le aziende trascurano questo
La formazione AML non è nuova. Tuttavia, i controlli della FIU rivelano frequentemente gli stessi errori:
- Il dipendente o la persona in posizione comparabile è entrato, ha iniziato a lavorare con i clienti, e la formazione è avvenuta 'in seguito'.
- L'azienda ha fornito formazione una sola volta anni fa senza seguiti.
- La formazione esiste, ma manca la documentazione (certificati, registri, date di completamento).
Nessuno di questi scenari è conforme alla legge. Gli ispettori della FIU si concentrano specificamente sulla formazione dei dipendenti e delle persone in posizione comparabile, e l'assenza di documentazione è estremamente difficile da difendere.
Cosa deve coprire la formazione
La legge non specifica un curriculum rigido, ma dalla natura dei doveri è chiaro cosa il dipendente o la persona in posizione comparabile deve imparare. La formazione deve prepararli per situazioni reali – non solo definizioni recitate. Nello specifico, riguarda quattro aree:
1. Transazioni sospette
Come riconoscere transazioni non standard e comportamenti clienti sospetti nelle interazioni quotidiane.
2. Identificazione del cliente (CDD)
Procedure per la verifica dell'identità, il rilevamento del beneficiario finale e la due diligence.
3. Valutazione del rischio
Metodologia per valutare i livelli di rischio dei clienti, dei prodotti e delle aree geografiche.
4. Protocolli di sospetto
Passaggi specifici al rilevamento di una transazione sospetta, regole di segnalazione e comunicazione con la FIU.
Validità della formazione e aggiornamenti
La formazione completata non è valida per sempre. La legislazione si evolve – e il contenuto della formazione deve riflettere l'ambiente legale attuale.
Pratica consigliata (approvata dagli ispettori della FIU): ripetere la formazione annualmente. Ogni certificato deve avere una data di completamento e un periodo di validità distinti.
I registri della formazione — nome del dipendente o della persona in posizione comparabile, data, contenuto e metodo di verifica delle conoscenze — devono essere conservati per almeno 5 anni (articolo 23(2) della legge AML).
Come AML PROOF lo risolve
Su AML PROOF, abbiamo integrato il modulo di formazione direttamente nella piattaforma. Non vogliamo che la formazione sia un peso amministrativo extra – dovrebbe essere parte dell'onboarding standard.
- La nostra formazione è divisa in 4 moduli che culminano in domande di verifica.
- Dopo il completamento con successo, tu (e il tuo team) ricevete un certificato digitale valido per 12 mesi.
- Aggiorniamo regolarmente il materiale – la versione di formazione attuale è sempre aggiornata e rispetta rigorosamente la Sezione 23.
- Lo stato di formazione di tutto il team è trasparente. Sai chi ha il certificato, chi ha bisogno di rinnovo e chi non ha ancora iniziato.
Questo adempie ai tuoi obblighi legali in modo dimostrabile e senza carte.
Riepilogo
La formazione del personale AML non è facoltativa. È un requisito legale che deve essere soddisfatto prima che il dipendente o la persona in posizione comparabile inizi a lavorare autonomamente. La violazione rischia una multa fino a 10.000.000 CZK (circa EUR 400K).
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