Een FIU-inspectie kan onverwacht komen. En op dat moment is het te laat om in te halen. We hebben een praktische AML-vragenlijst voor u voorbereid — 14 sleutelvragen die aantonen of u uw AML-verplichtingen werkelijk bent nagekomen. Als u 'nee' of 'ik weet het niet' antwoordt op een van deze vragen, is het tijd voor verandering.
Inhoudsopgave
Waarom hebt u een AML-vragenlijst nodig?
De meeste boetes van de FIU zijn niet gerelateerd aan witwassen. Ze zijn gerelateerd aan formele gebreken — ontbrekend intern beleid, niet uitgevoerde klantidentificatie, onvoldoende archivering. Dit zijn precies de problemen die kunnen worden voorkomen met regelmatige interne audits.
De AML-vragenlijst fungeert als uw intern controlemiddel. Beantwoord elke vraag eerlijk, en noteer voor elke 'nee' wat moet worden opgelost. Het doel is 'ja' voor alle 14 vragen.
De Financiële Inlichtingeneenheid (FIU) beoordeelt niet alleen of documenten bestaan, maar ook hun kwaliteit en actualiteit. Een intern AML-beleid dat drie jaar geleden is geschreven en nooit is bijgewerkt, kan onvoldoende worden geacht, ook al bestaat het fysiek. Evenzo zijn identificatiegegevens zonder bewijs van screening op sanctielijsten of PEP-registercontroles onaanvaardbaar voor de FIU.
Wat inspecteert de FIU het vaakst?
Op basis van openbaar beschikbare FIU-besluiten zijn de meest geïnspecteerde gebieden:
- Bestaan en actualiteit van intern beleid (SVZ) — de meest voorkomende reden voor boetes
- Klantidentificatie (KYC) — moet documenteerbaar zijn
- Klantonderzoek (CDD) — beoordeling van het doel en de bron van geldmiddelen
- Screening tegen sanctielijsten en PEP-registers
- Registratiebewaring — archivering voor de wettelijk vereiste 10 jaar
Als u in een van deze gebieden tekort schiet, is dat een direct risico op een boete.
FIU-inspecteurs arriveren voorbereid — zij hebben toegang tot openbare registers, het handelsregister en het register van uiteindelijke begunstigden. Als uw interne gegevens niet overeenkomen met openbaar beschikbare gegevens, is dat een onmiddellijke aanleiding voor een dieper onderzoek. Het is daarom essentieel niet alleen klantidentificatie uit te voeren, maar ook het resultaat van de verificatie van de uiteindelijke begunstigde en het screeningsresultaat correct vast te leggen.
14 controlévragen van de AML-vragenlijst
Ga door elke vraag. Als u 'ja' antwoordt, gaat het goed met u. Als 'nee' of 'ik weet het niet' — dat is een gebied voor verbetering.
📋 Documentatie
- Hebt u een actueel, up-to-date intern beleidsdocument (SVZ)?
- Bevat uw SVZ een risicobeoordeling die specifiek is voor uw branche?
- Hebt u de FIU binnen 30 dagen nadat u een meldingsplichtige entiteit bent geworden in kennis gesteld van uw contactpersoon voor voortdurende communicatie (overeenkomstig de AML-wet)?
- Hebt u een verantwoordelijke persoon aangewezen en de FIU in kennis gesteld van uw contactpersoon?
🔍 Klantidentificatie en due diligence
- Voert u identificatie (KYC) uit voor elke klant voordat u een zakelijke relatie aangaat?
- Bepaalt u de uiteindelijke begunstigde (UBO) voor rechtspersonen?
- Beoordeelt u het doel van de transactie en de bron van de geldmiddelen van de klant (CDD)?
- Voert u verbeterde identificatie en klantenonderzoek (Artikel 9a) uit voor klanten met een hoog risico?
🛡️ Screening en monitoring
- Screent u klanten tegen EU- en VN-sanctielijsten (de internationale sanctiesleur)?
- Controleert u of de klant een politiek prominent persoon (PEP) is?
- Bewaakt u voortdurend zakelijke relaties en werkt u risicobeoordeling bij?
📁 Archivering en rapportage
- Archiveert u alle AML-documentatie gedurende 10 jaar?
- Weet u hoe en wanneer u een verdacht transactierapport (OPO) bij de FIU moet indienen?
- Traint u uw werknemers en personen in een vergelijkbare positie ten minste eenmaal per jaar in AML?
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Hoe beoordeelt u de resultaten?
Tel hoeveel vragen u met 'ja' hebt beantwoord:
- 14/14 — Uitstekend. U bent klaar voor een FIU-inspectie. Behoud deze status.
- 10–12 — Goed, maar u hebt hiaten. Focus zo snel mogelijk op de ontbrekende gebieden.
- 7–9 — Riskant. We raden u aan de ontbrekende maatregelen dringend in te vullen.
- Minder dan 7 — Kritiek. U loopt een hoog risico op een boete. Handel onmiddellijk.
Wat te doen als je gaten ontdekt?
Als je gaten identificeert bij het doorwerken van de checklist, raak niet in paniek. De FIU houdt rekening met of een meldingsplichtige entiteit actief werkt aan het verhelpen van tekortkomingen. Het sleutelwoord is om de tekortkomingen te documenteren, een hersteldeadline in te stellen en het actieplan vast te leggen. Inactiviteit is erger dan onvolmaaktheid.
De meest voorkomende herstelstappen zijn: het bijwerken van het interne AML-beleid, het invullen van ontbrekende identificatieregisters, het uitvoeren van retrospectieve screening van bestaande cliënten en training van personeel. Al deze stappen kunnen binnen AML PROOF worden voltooid zonder dat je een extern consultant hoeft in te huren.
Meest voorkomende fouten bij FIU-inspecties
Uit de praktijk weten we dat bedrijven meestal op deze gebieden falen:
- Ontbrekend of verouderd SVZ — de meest voorkomende reden voor boetes, vaak honderdduizenden CZK
- Formele identificatie zonder werkelijke controles — een kopie van een ID is niet voldoende, u moet het risico beoordelen
- Geen screening van sanctielijsten — vaak over het hoofd gezien door kleinere bedrijven
De FIU controleert niet alleen of documenten bestaan. Het beoordeelt of ze actueel zijn, relevant, en of je er daadwerkelijk mee werkt.
Besteed bijzondere aandacht aan cliënten met een hoog risicoprofiel — politiek gexposeerde personen (PEP's) en cliënten uit hoogrisicolanden. Dit zijn precies de cliënten waarbij de FIU het meest frequent ontoereikende documentatie vindt over de herkomst van activa en bronnen van geldmiddelen. Verhoogde identificatie en customer due diligence voor dergelijke cliënten is niet optioneel — het is een wettelijke verplichting onder de AML-wet.
Een ander veelvoorkomend probleem is tipping-off — of eigenlijk het schenden van het tipping-off-verbod. Artikel 38 van de Wet verbiedt een cliënt of derden in te lichten dat een rapport over verdachte transacties is ingediend of dat een onderzoek gaande is. Het schenden van deze verplichting kan resulteren in een boete van tot CZK 1.000.000 en kan in extreme gevallen het in beslag nemen van opbrengsten van misdrijven in gevaar brengen.
Hoe helpt AML PROOF bij inspectiepreparatie?
AML PROOF behandelt alle 14 gebieden van onze vragenlijst in één tool:
- U genereert een conceptversie van het intern beleid en de risicoanalyse voor uw branche, bewerkt en keurt deze goed
- Voert cliëntidentificatie uit en bepaalt de uiteindelijke begunstigde
- Verbonden met EU-, VN-sanctielijsten en PEP-registers — real-time screening
- Wijst een riscoscore toe aan elke cliënt en transactie
- Archiveert alle documentatie op één plaats voor de wettelijk vereiste periode
Het resultaat? Als de FIU-inspectie komt, is alles voorbereid en traceerbaar.
Door compliancetaken te automatiseren elimineer je menselijke fouten — de meest voorkomende oorzaak van FIU-boetes. Het systeem waarschuwt je voor aankomende documentvervaldata, cliënten die niet opnieuw zijn geverifieerd binnen de wettelijke termijn, of discrepanties in het register van uiteindelijke begunstigden. Alles wordt geregistreerd met een timestamp en digitale handtekening — precies zoals de FIU vereist.
Conclusie
Een AML-vragenlijst is geen eenmalige taak. We raden aan dit minstens eens per 6 maanden door te nemen en altijd wanneer je je bedrijfsmodel verandert, een nieuw type cliënt toevoegt, of wanneer de wetgeving verandert. Preventie is altijd goedkoper dan een boete.
Wil je je documentatie klaar hebben voor een FIU-inspectie? Start AML PROOF en houd alle je verplichtingen onder controle.