Inhoudsopgave
- Wat is een AML-vragenlijst en waarom de wet die term niet gebruikt
- Wat de vragenlijst voor een natuurlijk persoon moet bevatten
- Wat moet aanvullend worden opgenomen voor een rechtspersoon
- Bron van middelen: wat te vragen en hoe te documenteren
- Meest voorkomende fouten in AML-vragenlijsten
- Specifieke bepalingen voor onroerend goed kantoren en accountants
- Veelgestelde vragen
Wat is een AML-vragenlijst en waarom de wet die term niet gebruikt
De AML-wet, over bepaalde maatregelen tegen witwassen en terrorismefinanciering, gebruikt de term "vragenlijst" niet. Het stelt twee belangrijke verplichtingen aan meldingsplichtige entiteiten: client identification en client due diligence. Een AML-vragenlijst is een praktisch hulpmiddel waarmee een meldingsplichtige entiteit deze verplichtingen nakomt en — even belangrijk — ze aantoonbaar documenteert.
Het eerste essentiële punt volgt: het Tsjechische Financieel Analysebureau (FIU) heeft geen officieel AML-vragenlijstsjabloon uitgegeven. Er is geen formulier dat u eenvoudig kunt downloaden, invullen en als klaar beschouwen. De inhoud van de vragenlijst moet overeenkomen met de reikwijdte van verplichtingen die op uw specifieke activiteit van toepassing zijn — en het risiconiveau van de betreffende client en transactie.
Wanneer hebt u een vragenlijst nodig? U moet de client identificeren op het moment dat het duidelijk wordt dat de transactiewaarde EUR 1.000 zal overschrijden, en altijd wanneer een zakelijke relatie wordt ingesteld of in geval van een verdachte transactie (artikelen 7(1) en (2) van de AML-wet). Client due diligence moet onder meer altijd worden uitgevoerd voordat een enkele transactie ter waarde van EUR 15.000 of meer wordt uitgevoerd en wanneer een zakelijke relatie wordt ingesteld (artikel 9(1) van de AML-wet).
Alles wat u door de vragenlijst leert, moet worden bewaard gedurende 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie of vanaf de datum van de transactie (artikel 16(2) van de AML-wet). Voor een gedetailleerd overzicht van alle verplichtingen, zie onze uitgebreide AML-wetgids 2026.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Wat de vragenlijst voor een natuurlijk persoon moet bevatten
De basis bestaat uit identificatiegegevens onder artikel 5(1)(a) van de AML-wet:
- alle gegeven namen en achternamen
- persoonsidentificatienummer (of geboortedatum en geslacht indien niet toegewezen)
- geboorteplaats
- permanent of ander verblijfadres
- nationaliteit
- identiteitsdocumentnummer en type, uitgevende staat of autoriteit, en geldigheidsduur
Voor een zelfstandige natuurlijk persoon ook de handelsnaam, onderscheidende toevoeging, geregistreerd kantoor en KvK-nummer.
U registreert de gegevens en verifieert ze vanuit het identiteitsdocument — inclusief verificatie dat het uiterlijk van de client overeenkomt met de foto in het document (artikel 8(2)(a) van de AML-wet). De vragenlijst moet daarom ook een bevestiging bevatten dat het document geldig is en dat verificatie heeft plaatsgevonden.
Verklaring of de client voor eigen rekening handelt
Als een ander persoon voor de client handelt, moeten zij bewijsstukken van bevoegdheid to handelen verstrekken en moet de meldingsplichtige entiteit de reikwijdte ervan verifiëren (artikel 8(6) van de AML-wet). Als u vermoedt dat de client verbergt voor een derde partij te handelen, moet u ondersteunende documentatie aanvragen (artikel 8(10) van de AML-wet).
Verklaring politiek prominent figuur
Als onderdeel van identificatie moet de meldingsplichtige entiteit bepalen en registreren of de client, de persoon die voor hen handelt of hun uiteindelijk begunstigde een politiek prominent figuur (PEP) of een persoon die onderworpen is aan internationale sancties toegepast door Tsjechië (artikel 8(8) van de AML-wet). Een clientverklaring is een standaardmanier om deze informatie te verkrijgen — maar het ontheft u niet van de verplichting dit tegen beschikbare lijsten te verifiëren.
Doel en beoogde aard van de transactie
Het doel en de beoogde aard van de transactie of zakelijke relatie (artikel 9(2)(a) van de AML-wet). De vraag "waarom vraagt de client om deze dienst" is niet slechts een formaliteit — zonder deze kunt u later niet beoordelen of een specifieke transactie overeenkomt met wat u over de client weet.
Wat moet aanvullend worden opgenomen voor een rechtspersoon
Voor een rechtspersoon omvat de vragenlijst alles bovenstaande (de natuurlijke persoon die voor de cliënt optreedt, wordt geïdentificeerd) plus:
Basisidentificatiegegevens van de rechtspersoon
Handelsnaam of aanduiding, geregistreerd kantoor, bedrijfsnummer en gegevens voor identificatie en verificatie van leden van het statutair orgaan (artikel 5, lid 1, onder b) van de AML-wet). U verifieert het bestaan van de rechtspersoon aan de hand van een document uit een betrouwbare bron, meestal een uittreksel uit het handelsregister (artikel 8, lid 2, onder b) van de AML-wet).
Uiteindelijk begunstigde
U stelt hun identiteit vast en neemt maatregelen om deze vanuit betrouwbare bronnen te verifiëren. Indien de cliënt onderworpen is aan inschrijving in het register van uiteindelijk begunstigden onder de beneficial ownership register legislation, moet u de uiteindelijk begunstigde altijd vanuit dat register en uit minstens één aanvullende bron verifiëren. U bepaalt ook of de uiteindelijk begunstigde een PEP is of een onder sancties vallende persoon.
Eigendoms- en controlestructuur
Voor een rechtspersoon of trust stelt u de gehele structuur vast en bepaalt u of deze een persoon betreft die onderworpen is aan internationale sancties die door de Tsjechische Republiek zijn toegepast (artikel 9, lid 2, onder c) van de AML-wet).
Aard van het bedrijf van de cliënt
Volgens de methodologische richtlijn nr. 9 van de FIU over due diligence van cliënten, mag u in hogerrisicogevallen niet volstaan met een generieke omschrijving zoals "groothandel". U moet begrijpen wat voor soort activiteit het is, op welk volume het werkt en wie de typische klanten van de cliënt zijn — en daaruit afleiden welke transacties kunnen worden verwacht. Ontbrekende of formele verzameling van informatie over de aard van het bedrijf behoort tot de meest voorkomende bevindingen tijdens inspecties.
Bron van middelen: wat te vragen en hoe te documenteren
De due diligence van cliënten omvat beoordeling van de bronnen van middelen of andere activa die betrokken zijn bij de transactie of zakelijke relatie (artikel 9, lid 2, onder e) van de AML-wet). Deze verplichting geldt voor elke beoordeling van due diligence van cliënten — niet alleen in hogerrisicogevallen.
De vragenlijst moet een vraag over de bron van middelen bevatten. Methodologische richtlijn nr. 9 van de FIU biedt praktische begeleiding over welke documenten moeten worden aangevraagd op basis van de aangegeven bron:
| Aangegeven bron | Aanvullende informatie | Mogelijke documenten |
|---|---|---|
| Besparing uit inkomsten | inkomstniveau in voorgaande perioden, werkgever, spaarperiode | aangiftebiljet, inkomstenverklaring, bankafschrift |
| Inkomsten uit bedrijf | bedrijfsgegevens, hoofd-/nevenactiviteit | aangiftebiljet, jaarverslag |
| Winstuitkering | uitkeringsbesluit | financiële staten, winstuitkeringsbesluit |
| Verkoop van vordering | bedrag van vergoeding, identiteit cessionaris, datum van cessie | cessieovereenkomst, documenten over het bestaan van vordering |
| Andere bron | identificatie en aard van inkomsten, ontvangstdatum | relevante ondersteunende documentatie |
De diepgang van de documentatie is afhankelijk van het risicoprofiel van de cliënt (artikel 9, lid 3 van de AML-wet) — voor een standaardcliënt volstaat een verklaring; voor een hogerrisicocliënt vraagt u documenten aan.
Een bijzonder regime is van toepassing op politiek blootgestelde personen: naast de bron van middelen die bij de transactie worden gebruikt, moet u passende maatregelen nemen binnen de zakelijke relatie om de oorsprong van het totale vermogen van de PEP vast te stellen (artikel 9, lid 2, onder f) van de AML-wet). Indien u de bron van middelen voor een PEP niet kent, mag u niet met de transactie doorgaan (artikel 15, lid 2 van de AML-wet).
Meest voorkomende fouten in AML-vragenlijsten
In de praktijk — inclusief analyse van formulieren die daadwerkelijk worden gebruikt — blijven dezelfde gebreken terugkeren:
- Ontbrekende verklaring over het optreden in eigen naam. De vragenlijst identificeert de cliënt maar bepaalt niet of deze namens een derde optreedt.
- PEP-verklaring alleen voor de vertegenwoordiger, niet voor de cliënt. Typisch voor zelfstandigen: het formulier vraagt naar de politieke blootstelling van de agent, maar de principaal ondertekent geen verklaring. De controle is van toepassing op de cliënt, de handelende persoon en de uiteindelijk begunstigde (artikel 8, lid 8 van de AML-wet).
- Geldigheid van documenten wordt niet geverifieerd. Het formulier kopieert het identiteitskaartnummer maar registreert niet de geldigheidsduur of bevestiging dat verificatie vanuit het document heeft plaatsgevonden (artikel 5, lid 1, onder a en artikel 8, lid 2 van de AML-wet).
- Generieke bedrijfsbeschrijving. "Bedrijfsactiviteit" of "groothandel" zonder verdere details is onvoldoende onder FIU-methodologische richtlijn nr. 9 in hogerrisicogevallen.
- Ontbrekende vraag over herkomst van middelen. Controle van bronnen is een verplicht onderdeel van elke cliëntenonderzoek (artikel 9, lid 2, onder e van de AML-wet), niet alleen voor risicocliënten.
- Identificatiemethode wordt niet geregistreerd. Tijdens een FIU-inspectie moet u niet alleen aantonen wat u heeft vastgesteld, maar ook hoe — of identificatie persoonlijk heeft plaatsgevonden (volgens toepasselijke regelgeving, lid 1) of via een van de vormen van identificatie op afstand.
Elk van deze fouten betekent dat de verplichting niet aantoonbaar is nagekomen — en dat is precies wat de toezichthoudende autoriteit tijdens een inspectie evalueert. Voor meer informatie over waar inspecteurs naar zoeken, zie ons artikel FIU-inspectie: waar inspecteurs naar zoeken.
Specifieke bepalingen voor onroerend goed kantoren en accountants
AML-vragenlijst voor onroerend goed kantoren
Een onroerend goed tussenpersoon is een meldingsplichtige entiteit onder artikel 2 van de AML-wet en voert identificatie en onderzoek uit voor transacties met betrekking tot vastgoedmakelaardij. Naast standaardelementen moet de vragenlijst specifiek het doel van aankoop of verkoop bepalen, de herkomst van middelen voor de aankoopprijs (eigen spaargeld versus lening versus andere bron) en voor zakelijke kopersde uiteindelijk begunstigde. Financiering in contanten of uit het buitenland is een typisch moment waarop het passend is documenten aan te vragen volgens de tabel hierboven.
AML-vragenlijst voor accountants
Accountants en belastingadviseurs vestigen langetermijnrelaties met cliënten — cliëntenonderzoek is daarom geen eenmalige gebeurtenis maar een voortlopend proces (artikel 9, lid 2, onder d van de AML-wet). Een vragenlijst ingevuld bij het aannemen van een cliënt is het startpunt; gegevens moeten actueel worden gehouden en hun geldigheid moet bij volgende transacties worden gecontroleerd (artikel 8, lid 9 van de AML-wet). In de praktijk werkt het goed om de vragenlijst op regelmatige intervallen bij te werken op basis van het risicoprofiel van de cliënt.
Vragenlijst, screening en archivering in één stap
AML PROOF begeleidt u en uw cliënt door het hele proces: digitale vragenlijst voor personen en rechtspersonen, automatische verificatie tegen sanctie- en PEP-lijsten, risicoscoring en archivering voor de wettelijk voorgeschreven 10 jaar. Alles klaar om te presenteren tijdens een FIU-inspectie.
Gratis startenVeelgestelde vragen
Is er een officiële AML-vragenlijstsjabloon?
Nee. De FIU heeft geen bindend vragenlijstsjabloon uitgegeven en de AML-wet hanteert niet de term "vragenlijst". Elke meldingsplichtige entiteit bepaalt de inhoud volgens de reikwijdte van haar verplichtingen en het risicoprofiel van cliënten (volgens toepasselijke regelgeving van de AML-wet).
Moet elke cliënt een vragenlijst invullen?
Identificatie wordt uiterlijk voor transacties boven de € 1.000 uitgevoerd en altijd wanneer een zakelingsrelatie tot stand komt of in geval van een verdachte transactie (artikel 7, lid 1 en 2 van de AML-wet). Cliëntenonderzoek moet onder meer altijd worden uitgevoerd voordat een transactie van € 15.000 of meer plaatsvindt en wanneer een zakelingsrelatie tot stand komt (artikel 9, lid 1 van de AML-wet). De omvang van verzamelde gegevens varieert naar risicobeoordeling.
Hoe lang moet ik een ingevulde vragenlijst bewaren?
10 jaar vanaf het einde van de zakelingsrelatie of vanaf de datum van de transactie (artikel 16, lid 2 van de AML-wet).
Is een cliënthandtekening voldoende of moet ik de gegevens verifiëren?
Een cliëntverklaring is niet voldoende. U verifieert identificatiegegevens uit het identiteitsdocument inclusief uiterlijksverificatie (artikel 8, lid 2 van de AML-wet), de uiteindelijk begunstigde uit het register van uiteindelijke begunstigden en uit een aanvullende bron (artikel 9, lid 2, onder b van de AML-wet), en PEP-status tegen beschikbare lijsten.