The term AML (Anti-Money Laundering) often terrifies accountants and tax advisors unnecessarily. Many mistakenly believe it only applies when a client transfers hundreds of millions. The reality is quite different. As an independent accountant or tax advisor, you very often meet the definition of an obliged entity.
Inhoudsopgave
- 1. AML for Accountants: When do you become an obliged entity?
- 2. Overview of AML obligations for accountants — what you must fulfill
- 3. AML Questionnaire Template for Accountants
- 4. Drie niveaus van cliëntcontrole — hoe ze onderscheiden
- 5. AML-training voor accountants — hoe het te waarborgen
- 6. Melding van de FIU-contactpersoon
- 7. Straffen voor niet-naleving — waar accountants mee te maken hebben
- 8. Praktische stappen — waar u moet beginnen
1. AML for Accountants: When do you become an obliged entity?
de AML-wet expliciet stelt dat een meldingsplichtige entiteit een accountant, auditor en belastingadviseur omvat — dus iedereen die als bedrijf administratiegegevens bijhoudt of administratie- of belastingadvicediensten verleent.
It doesn't matter whether you are a large advisory firm or a freelance accountant. If you do business in these fields, the law applies to you.
Situations where an accountant/tax advisor is an obliged entity:
- Maintaining accounting records for clients as a business
- Tax advisory as a business
- Setting up commercial companies for clients
- Management of trust funds
- Providing registered offices for companies
2. Overview of AML obligations for accountants — what you must fulfill
As an obliged entity, you have these basic obligations:
System of Internal Principles (SVZ) — Interne regelgeving
A written document describing how your office carries out AML duties. The FIU requires it first during an inspection.
Risk Assessment — Risicobeoordeling
A written assessment of the risks of money laundering specifically for your activity — type of clients, products, distribution.
Client Identification — Identificatie van klanten
Before starting cooperation with a new client, you must ascertain their identity.
Client Control — Toezicht op klanten
Ascertaining the ultimate beneficial owner for corporate clients, checking against sanctions lists and PEP registers.
Ongoing Monitoring — Voortdurende controle
You monitor clients throughout the entire duration of the cooperation, not just at onboarding.
Archiving for 10 years — Archivering gedurende 10 jaar
All documentation regarding client identification must be kept for 10 years.
Reporting Suspicious Transactions to FIU — Melding van verdachte transacties aan FIU
If you detect a suspicious transaction, you are obliged to report it to the FIU. Tax advisors file reports through the Chamber of Tax Advisors of the CR.
Training pursuant to applicable AML legislation
All employees and persons in a comparable position must be trained before assignment to their respective position and at least once every 12 months thereafter.
FIU Contact Person — applicable AML legislation
Within 30 days of becoming an obliged entity, you must notify the FIU of a contact person for ongoing communication. Failure to do so risks a fine of up to CZK 10,000,000 (approx. EUR 400K).
Designated Person — applicable AML legislation
A member of the statutory body responsible for fulfilling AML obligations.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
3. AML Questionnaire Template for Accountants
“Where can I find an AML questionnaire template for accountants?” This is the most common question we receive. Unfortunately, there is no universal state-mandated template – each advisory profession has its specifics, and the questionnaire must cover your concrete risks.
The law does not define a fixed AML questionnaire template — the content must match your specific business and risk assessment. A correct AML form for accountants must contain:
For natural persons:
- First name, last name, date of birth, address
- ID document number and type
- Nationality
- Purpose and nature of the business relationship
- Source of funds (for higher value transactions)
- Declaration on political exposure
For legal entities additionally:
- Company ID (IČO), registered office, legal form
- Identification of the ultimate beneficial owner (applicable beneficial ownership register legislation)
- Eigenaarschap en managementstructuur
- Bron van middelen en vermogen
AML PROOF digitaliseert dit hele proces — de cliënt vult de vragenlijst online in en u ontvangt het resultaat direct, inclusief controles tegen sanctielijsten en PEP-databases.
4. Drie niveaus van cliëntcontrole — hoe ze onderscheiden
De wet onderscheidt drie niveaus van cliëntcontrole — en het is belangrijk voor accountants om te weten wanneer welk niveau toe te passen:
Vereenvoudigde cliëntcontrole (applicable AML legislation)
Kan alleen worden toegepast in uitzonderingen die uitdrukkelijk in de wet zijn vermeld — bijvoorbeeld cliënten die zelf meldingsplichtige entiteiten zijn. Dit is niet de standaardtoestand.
Standaard cliëntcontrole (applicable AML legislation)
De basisverplichting voor alle cliënten. Identificatie, bepaling van de uiteindelijke begunstigde, doel van transactie, screening tegen sanctielijsten.
Verbeterde identificatie en controle (applicable AML legislation)
Verplicht voor hoger risico — politiek prominent personen, cliënten uit risicovol landen, ongebruikelijke eigendomsstructuren, transacties met hoge waarde. Vereist diepere controle van de bron van middelen en goedkeuring van het management.
5. AML-training voor accountants — hoe het te waarborgen
De wet vereist:
- Training van elke werknemer en persoon in een vergelijkbare positie voordat zij aan de relevante positie worden toegewezen
- Herhaling minstens eenmaal per 12 maanden
- Training bij elke wijziging van de SVZ of risicobeoordeling
De trainingsinhoud moet het volgende omvatten:
- Indicatoren van een verdachte transactie
- Procedures voor cliëntidentificatie en -controle
- Procedure bij ontdekking van een verdachte transactie
- Huidige sanctieverplichtingen
U moet de opleidingen minstens 5 jaar registreren. Het niet waarborgen van opleiding wordt bestraft met een boete tot CZK 5.000.000.
Voor zelfstandige accountants zonder werknemers en personen in een vergelijkbare positie: u kunt een schriftelijke SVZ achterwege laten als u geen werknemers hebt — maar de verplichting jezelf te trainen blijft bestaan.
6. Melding van de FIU-contactpersoon
Vanaf februari 2025 geldt een nieuwe verplichting — elke meldingsplichtige entiteit (inclusief accountants en belastingadviseurs) moet de FIU van een contactpersoon voor lopende communicatie op de hoogte stellen.
Wat dit in de praktijk betekent:
- Binnen 30 dagen nadat u een meldingsplichtige entiteit bent geworden, moet u de naam, contact en functie van de contactpersoon bij de FIU melden.
- Wijzigingen in de contactpersoon moeten binnen 15 dagen worden gemeld.
- De melding wordt via een gegevensbox ingediend met behulp van het voorgeschreven FIU-formulier.
- Het niet naleven ervan riskeert een boete van tot CZK 10.000.000 (ongeveer EUR 400K).
Pozor:Opmerking: Dit is geen "registratie van meldingsplichtige entiteiten" bij de FIU — het is de melding van een contactpersoon onder de AML-wet. De meldingsplichtige entiteit zelf is niet geregistreerd bij de FIU.
7. Straffen voor niet-naleving — waar accountants mee te maken hebben
De FIU stelt ook kleine adviesbureaus en freelance accountants penaal aansprakelijk. Meest voorkomende boetes:
- •Afwezigheid van SVZ of risicobeoordeling: tot CZK 1.000.000 (ongeveer EUR 40K)
- •Onvoldoende cliëntidentificatie: tot CZK 10.000.000 (ongeveer EUR 400K)
- •Geen training voor werknemers en personen in een vergelijkbare positie: tot CZK 5.000.000 (ongeveer EUR 200K)
- •Het niet melden van de FIU-contactpersoon: tot CZK 10.000.000 (ongeveer EUR 400K)
- •Het niet melden van een verdachte transactie: tot CZK 5.000.000 (ongeveer EUR 200K)
Důležité:Belangrijk: Aansprakelijkheid is strikt — om een boete uit te schrijven, volstaat het aantonen dat de verplichting niet is nagekomen. De FIU hoeft geen opzet of werkelijke witwassen aan te tonen.
8. Praktische stappen — waar u moet beginnen
Als u uw AML-agenda nog niet op orde hebt, volgt u deze stappen:
Controleer of u een meldingsplichtige entiteit bent → test op /obligatorytest
Ontwikkel een risicobeoordeling (zie toepasselijke regelgeving)
Ontwikkel een SVZ (zie toepasselijke regelgeving)
Meld de FIU-contactpersoon (zie toepasselijke regelgeving)
Stel het cliëntidentificatieproces in (zie toepasselijke regelgeving) — digitale AML-vragenlijst
Train jezelf en je werknemers en personen in een vergelijkbare positie (zie toepasselijke regelgeving)
Archiveer alle documentatie gedurende 10 jaar (zie toepasselijke regelgeving)
AML PROOF leidt u automatisch door alle stappen — van de SVZ via cliëntidentificatie tot training.