Inhoudsopgave
- Waarom is AML-training een wettelijke verplichting?
- Wie moet AML-training volgen?
- Hoe vaak moet training plaatsvinden?
- Wat moet AML-training bevatten?
- Hoe trainingsverslagen correct bijhouden?
- Welke boete kan van toepassing zijn bij niet-naleving?
- Wie kan AML-training geven — moet het een specialist zijn?
- E-learning versus face-to-face training: wat staat de wet toe?
Waarom is AML-training een wettelijke verplichting?
De verplichting om medewerkers te trainen in het voorkomen van witwassen volgt rechtstreeks uit artikel 23 van de AML-wet. Dit geldt voor alle meldingsplichtige entiteiten zonder uitzondering, inclusief vastgoedagenten, accountants, belastingadviseurs, advocaten, notarissen en andere entiteiten genoemd in artikel 2 van de AML-wet.
Het doel van training is niet alleen aan een formele vereiste voldoen. Een getrainde medewerker moet verdachte transacties kunnen herkennen en weten wat hij daarna moet doen. Zonder dit is het onmogelijk aan de meldingsplicht jegens de FIU te voldoen of AML-risico's in de praktijk te beheren. Training is ook een van de belangrijkste mitigerende maatregelen die een meldingsplichtige entiteit toepast tegen de inherente witwasrisico's in haar bedrijf.
Wie moet AML-training volgen?
De groep personen die getraind moet worden, wordt gedefinieerd in artikel 23(1) en (2) van de AML-wet. Training is van toepassing op:
- medewerkers van de meldingsplichtige entiteit die bij hun werk verdachte transacties kunnen tegenkomen
- personen buiten een standaard arbeidsrelatie, zoals medewerkers, zelfstandigen of onderaannemers, als zij verdachte transacties kunnen tegenkomen bij het werk voor de meldingsplichtige entiteit
De meldingsplichtige entiteit is verantwoordelijk voor het zorgen dat deze personen de training volgen, niet de medewerkers of samenwerkingspartners zelf.
Opmerking: de wet beschouwt een taalbarrière niet als een geldige reden voor uitzondering. Volgens FIU-methodologische richtlijn nr. 6 moet elke medewerker die verdachte transacties tegen kan komen, getraind worden, ongeacht of zij een buitenlander zijn. Als zo'n medewerker het interne beleid niet kan volgen vanwege een taalbarrière, dan is dat een probleem met de algehele inrichting van de meldingsplichtige entiteit.
Hoe vaak moet training plaatsvinden?
Artikel 23(1) van de AML-wet stelt twee afzonderlijke verplichtingen:
| Situatie | Wanneer trainen |
|---|---|
| Bestaande medewerkers | Minstens eenmaal per 12 kalendermananden |
| Nieuwe medewerker / samenwerkingspartner | Voor aanwijzing in een functie waar zij verdachte transacties tegen kunnen komen |
Een nieuwe medewerker mag de functie niet zelfstandig uitvoeren voordat hij de training heeft voltooid. Als hij de hele tijd onder directe supervisie van een ander getrainde collega werkt, kan de training worden uitgesteld, maar altijd vóór het eerste zelfstandige werk.
In methodologische richtlijn nr. 6 beveelt de FIU aan training buiten de wettelijke jaarlijkse cyclus toe te voegen in deze situaties:
- bij introductie van nieuwe producten, diensten of technologieën die nieuwe AML-risico's creëren
- wanneer de AML-wetgeving significant verandert of de FIU nieuwe methodologische richtlijnen uitgeeft
Procedures voor het uitvoeren van training moeten onderdeel zijn van het systeem van interne beleidsregels van de meldingsplichtige entiteit.
Training als onderdeel van uw AML-systeem, niet als extra taak
In AML PROOF is de e-learningcursus rechtstreeks in het platform ingebouwd. Een medewerker meldt zich aan, voltooit de cursus, het certificaat wordt automatisch gegenereerd en het record wordt opgeslagen in uw organisatieprofiel. Wanneer de wet verandert, wordt de inhoud bijgewerkt — u hoeft niets te doen.
Wat moet AML-training bevatten?
De vereiste trainingsinhoud wordt gedefinieerd in artikel 23(3) van de AML-wet. Verplichte onderwerpen zijn:
- Typologieën en signalen van verdachte transacties — welke situaties zijn signalen voor melding bij de FIU.
- De eisen van de meldingsplichtige entiteit voor klantidentificatie en due diligence — concrete interne procedures, niet alleen algemene informatie.
- Procedures voor het identificeren van klantrisicofactoren — hoe risico in de praktijk in te schatten.
- Procedure wanneer een verdachte transactie wordt geïdentificeerd — wat te doen vanaf het moment van verdenking tot het indienen van het rapport verdachte transactie.
De wet vereist ook uitdrukkelijk dat trainingsinhoud voortdurend wordt aangevuld en bijgewerkt. Statische training van 2022 die sindsdien niet is bijgewerkt, voldoet niet aan de wettelijke verplichting. Het wordt aanbevolen de huidige formulering van het interne beleid en de risicobeoordeling van de meldingsplichtige entiteit op te nemen zodat medewerkers met actuele interne procedures werken.
Hoe trainingsverslagen correct bijhouden?
Onder artikel 23(4) van de AML-wet moet de meldingsplichtige entiteit verslagen van aanwezigheid en trainingsinhoud minstens 5 jaar na de trainisdatum bijhouden.
De verslagen moeten onmiddellijk beschikbaar zijn tijdens een FIU-inspectie. Aanvaardbare vormen van documentatie zijn:
- een elektronisch e-learningverslag met de naam van de deelnemer en datum
- originele aanwezig lijsten ondertekend door deelnemers
- certificaten van voltooiing met datum en onderwerp
De verslagen hoeven niet fysiek in elke vestiging te worden opgeslagen. Het is voldoende dat zij centraal beschikbaar zijn en kunnen worden overgelegd wanneer de toezichthoudende autoriteit daarom verzoekt.
Welke boete kan van toepassing zijn bij niet-naleving?
Als een meldingsplichtige entiteit niet zorgt voor medewerkeropleiding onder artikel 23 van de AML-wet, pleegt zij een overtreding onder artikel 48(6) van de AML-wet. Sancties zijn onder meer:
- basistarief: een boete tot CZK 5.000.000 (Artikel 48(8) van de AML-wet)
- voor ernstige, herhaalde of systematische inbreuken: tot CZK 30.000.000, en voor financiële instellingen tot CZK 130.000.000 of 10% van jaarlijkse omzet
Tegelijkertijd verhoogt het niet volgen van trainingen aanzienlijk het risico dat werknemers een verdachte transactie niet herkennen. Dit schept een secundair risico: een overtreding wegens niet nakomen van de meldingsplicht (Artikel 46 van de AML-wet, boete tot CZK 5.000.000). Beide sancties kunnen tegelijkertijd van toepassing zijn.
Wie kan AML-training geven — moet het een advocaat of specialist zijn?
De AML-wet schrijft geen kwalificaties voor de docent voor. De meldingsplichtige entiteit kan trainingen extern organiseren (advocatenkantoor of AML-consultant), intern (eigen geschoolde medewerker) of via e-learning. De wet beoordeelt het resultaat — of werknemers de procedures kennen om verdachte transacties te herkennen en te melden — niet wie de training heeft gegeven.
Belangrijkste vereisten die in elk geval moeten worden nageleefd:
- de inhoud voldoet aan Artikel 23(3) van de AML-wet
- de training weerspiegelt het huidige interne beleid en de risicobeoordeling van de meldingsplichtige entiteit
- aanwezigheids- en inhoudsregisters worden minimaal 5 jaar bewaard
Een praktische valkuil van externe training: een generieke presentatie van een advocaat die uw specifieke processen en intern beleid niet weerspiegelt, voldoet alleen formeel aan de wettelijke plicht. Tijdens toezicht beoordeelt de FIU of werknemers werkelijk weten hoe ze in uw organisatie moeten handelen, niet in het algemeen.
E-learning versus face-to-face training: wat staat de wet toe en wat werkt beter in de praktijk?
De wet beperkt de vorm van training niet. Face-to-face, online en hybride formaten zijn allemaal wettelijk. De doorslaggevende factoren zijn de inhoud en de registraties.
In de praktijk heeft e-learning drie grote voordelen:
- Schaalbaarheid: een nieuwe medewerker kan de cursus op hun eerste werkdag volgen, zonder te hoeven wachten op een groepstrainingssessie.
- Auditspoor: het systeem registreert automatisch wie wat en wanneer heeft voltooid, zodat FIU-klaar bewijs automatisch wordt gegenereerd.
- Actuele inhoud: wanneer de wet of interne beleidsregels veranderen, wordt de cursus centraal bijgewerkt en werkt iedereen met de geldige versie.
Face-to-face training is het sterkst waar interactieve discussie van specifieke cases uit uw praktijk nodig is, bijvoorbeeld bij MLRO-inwerking of bij introductie van een nieuw bedrijfstype met hoger ML/TF-risico.
De ideale combinatie voor de meeste niet-financiële meldingsplichtige entiteiten: e-learning als basis voor jaarlijkse periodieke training en inwerking van nieuwe medewerkers, plus één keer per jaar een face-to-face workshop voor de MLRO en management.
AML-training, registraties en clientchecks op één plaats
U hebt niet drie verschillende tools nodig. AML PROOF combineert werknemertraining, client-identificatie, PEP-screening en intern beleid op één verbonden platform.