Inhoudsopgave
- Wat is het register van uiteindelijk begunstigden en waarom werd het opgericht?
- Wie is een uiteindelijke begunstigde en hoe identificeert u deze?
- Hoe u stap voor stap de uiteindelijke begunstigde van een Tsjechische s.r.o. identificeert
- Wie moet zich in ESM registreren en hoe?
- Automatische overdracht versus registratie via notaris: wanneer welke gebruiken?
- Wat gebeurt er met een bedrijf zonder ESM-registratie?
- Hoe verifieert een meldingsplichtige entiteit ESM tijdens due diligence van de cliënt?
- Wat moet je doen als je een ESM-discrepantie vindt?
- Veelgestelde vragen over ESM
Wat is het register van uiteindelijk begunstigden en waarom werd het opgericht?
Het Register van uiteindelijk begunstigden (ESM) is een openbaar register beheerd door het Tsjechische Ministerie van Justitie. De wettelijke basis is the beneficial ownership register legislation, over het Register van uiteindelijk begunstigden. Toegang tot ESM is gratis via de portal esm.justice.cz.
Het belangrijkste doel van ESM is het eigenaarschap van rechtspersonen transparant te maken en anoniem eigenaarschap van bedrijven die voor geldwassen, belastingontduiking of corruptie wordt gebruikt, te voorkomen. ESM heeft daarom twee afzonderlijke functies:
- voor bedrijven (registrerende entiteiten): een verplichting om gegevens van uiteindelijk begunstigden in te schrijven en voortdurend bij te werken
- voor meldingsplichtige entiteiten onder de AML-wet (makelaars onroerend goed, accountants, belastingadviseurs, advocaten en anderen): een verplichting om ESM te verifiëren tijdens klantidentificatie en klantonderzoek onder artikel 9(2)(b) van de AML-wet
the beneficial ownership register legislation is van kracht sinds 1 juni 2021. Een belangrijke wijziging die automatische gegevensoverdracht uitbreidt, is van kracht geworden op 1 oktober 2022.
Wie is een uiteindelijke begunstigde en hoe identificeert u deze?
De definitie van een uiteindelijke begunstigde is vastgesteld in artikel 2, lid c van de ESM-wet. Een uiteindelijke begunstigde is elke natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap uitoefent over een rechtspersoon of juridische constructie, doorgaans een trust.
In de praktijk is dit een natuurlijke persoon die:
- direct of indirect meer dan 25% van de stemrechten of het geregistreerde kapitaal bezit
- recht heeft op meer dan 25% van de winsten, eigen middelen of likwidatiebaten
- op andere wijze beslissende invloed uitoefent, bijvoorbeeld via gecontroleerde tussenperso(o)n(en) of contractuele regelingen
Indien de uiteindelijke begunstigde op deze manier niet kan worden vastgesteld, is er een vervangcategorie van toepassing: personen in senior management, dat wil zeggen het statutair orgaan of personen die hieraan rechtstreeks ondergeschikt zijn en de dagelijkse bedrijfsvoering beheren. Een onderneming kan daarom nooit volledig zonder een geregistreerde uiteindelijke begunstigde zijn.
Opmerking over verenigingen en verenigingen van eigenaren: Niet-commerciële rechtspersonen, verenigingen, eigendomsassociaties, stichtingen en beleggingsfondsen in de rechtsvorm van een vennootschap met variabel kapitaal zijn onderworpen aan bijzondere regels voor de identificatie van een formele uiteindelijke begunstigde onder artikel 6 van de ESM-wet. Automatische overdracht uit openbare registers kan ertoe leiden dat alle leden van het statutair orgaan als uiteindelijke begunstigden worden behandeld, ook in gevallen waarin één van hen een PEP is. Dit kan AML-verplichtingen op de rechtspersoon zelf overdragen onder artikel 54, lid 8 van de AML-wet.
Hoe u stap voor stap de uiteindelijke begunstigde van een Tsjechische s.r.o. identificeert
Bij een standaard Tsjechische besloten vennootschap is het identificeren van de uiteindelijke begunstigde meestal eenvoudig. Complexere holdingstructuren vereisen een systematisch proces.
Stap 1 — Controleer het Handelsregister
Op justice.cz kunt u de lijst met aandeelhouders en hun aandelen controleren. Elke aandeelhouder met een aandeel van meer dan 25% is een mogelijke uiteindelijke begunstigde.
Stap 2 — Verifieer de eigendomsstructuur boven het bedrijf
Als de aandeelhouder een ander rechtspersoon is, moet u één niveau hoger gaan en bepalen wie dat moederbedrijf controleert. Herhaal het proces tot u een natuurlijke persoon met beslissende invloed bereikt.
Stap 3 — Controleer ESM
Zoek de klant op op esm.justice.cz en verifieer of de geregistreerde uiteindelijke begunstigde overeenkomt met de vastgestelde structuur. ESM is de startbron, maar niet de enige. Bij twijfels vereist de wet verificatie uit aanvullende bronnen.
Stap 4 — Vraag documenten aan de klant
Als de structuur niet transparant is of de ESM-registratie niet betrouwbaar is, raadt richtlijn nr. 3 van de FIU aan om statuten, aandeelhouderlijsten, notulen van de algemene vergadering, een verklaring van de uiteindelijke begunstigde of een uittreksel uit een buitenlands register dat vergelijkbaar is met ESM aan te vragen.
Stap 5 — Documenteer het proces
Gegevens van het identificatieproces van de uiteindelijke begunstigde moeten 10 jaar na het einde van de zakenrelatie worden bewaard (artikel 16, lid 1, onderdelen d en e van de AML-wet). Het resultaat alleen is niet voldoende; bewaar ook de stappen die eraan voorafgingen.
Wie moet zich in ESM registreren en hoe?
In principe moeten alle Tsjechische rechtspersonen en buitenlandse rechtspersonen die in de Tsjechische Republiek zakelijk actief zijn via een filiaal of vestiging hun uiteindelijke begunstigde registreren. Uitzonderingen zijn limitatief opgesomd in artikel 7 van de ESM-wet en hebben voornamelijk betrekking op publiekrechtelijke entiteiten zoals de staat, gemeenten en regio's.
Eenmanszaken zijn niet onderworpen aan ESM-registratie. Een natuurlijke persoon die in eigen naam zakelijk actief is, kan niet zijn eigen uiteindelijke begunstigde zijn.
Drie manieren om zich in te schrijven
Registratie via de registratierechter
Een gestandaardiseerd formulier, gerechtelijk tarief, meer administratieve lasten en langere wachttijden. Alleen geschikt in specifieke gevallen.
Registratie via een notaris
Een notaris voert de gegevens rechtstreeks in ESM in zonder gerechtelijke procedures. Het proces is veel sneller, kosten zijn vaak lager dan het gerechtelijk tarief en het is geschikt voor complexe of grensoverschrijdende structuren.
Automatische overdracht
Voor entiteiten wiens gegevens automatisch uit openbare registers worden overgedragen. Sinds 1 oktober 2022 is het ook mogelijk om automatische overdracht aan te vragen voor personen in senior management, wat toekomstige invoeren oplost wanneer wijzigingen optreden.
De volgende gegevens worden meestal in ESM ingevoerd:
- voornaam en achternaam van de uiteindelijke begunstigde
- geboortedatum
- land van woonplaats
- nationaliteit
- reden en reikwijdte van de status van uiteindelijke begunstigde
- beschrijving van de eigendomsstructuur
Een deel van de gegevens wordt openbaar weergegeven, zoals land van woonplaats, maand en jaar van geboorte of nationaliteit. Gevoeligere gegevens, zoals geboortecijfer of exact adres, zijn alleen beschikbaar voor bevoegde personen.
Automatische overdracht versus registratie via notaris: wanneer welke gebruiken?
De keuze hangt af van de eigendomsstructuur van het bedrijf en hoe vaak deze verandert.
| Situatie | Aanbevolen methode |
|---|---|
| Eenvoudige s.r.o. met 1–2 directe natuurlijke-persoonsaandeelhouders | Automatische overdracht uit het Handelsregister |
| Bedrijf met een holdingstructuur | Notaris |
| Buitenlandse eigenaar in de keten | Notaris, omdat zij met vertalingen kunnen werken |
| Frequente wijzigingen in eigendom (investeerders, startups) | Automatische overdracht + aanvraag voor overdracht van personen in senior management |
| Vereniging of eigenaren | Automatische overdracht, maar let op risico op vervuiling door PEP |
| Trustfonds | Notaris — formele UBO onder artikel 6 van de ESM-wet vereist individuele beoordeling |
Automatische overdracht is de goedkoopste oplossing, maar werkt alleen als de registergegevens nauwkeurig en actueel zijn. Bij een mismatch tussen het register en de daadwerkelijke eigendomsstructuur zal automatische overdracht dit niet opvangen. De meldingsplichtige entiteit zal het verschil ontdekken tijdens due diligence van de cliënt en moet vervolgens handelen onder artikel 15a van de AML-wet.
Controleer de uiteindelijke begunstigde van de cliënt rechtstreeks in ESM in AML PROOF
AML PROOF verbindt ESM-verificatie automatisch met het identificatieproces. Het resultaat wordt opgeslagen in een audittrail die klaar is voor de FIU.
Wat gebeurt er met een bedrijf zonder ESM-registratie?
Ontbrekende of verouderde ESM-registratie heeft drie grote gevolgen:
Boete onder de ESM-wet
Het niet registreren van een uiteindelijke begunstigde is een overtreding die wordt bestraft met een boete tot CZK 500.000.
Verbod op winstuitkering en stemrechten
Volgens de artikelen 53 en 54 van de ESM-wet mag een vennootschap geen aandeel in winst, eigen vermogen of liquidatiebalans uitkeren aan een niet-geregistreerde uiteindelijke begunstigde. De niet-geregistreerde uiteindelijke begunstigde kan ook geen stemrechten uitoefenen op de algemene vergadering. Een recht op winstuitkering dat niet wordt uitgeoefend tegen het einde van de relevante boekingsperiode vervalt.
Verlamming van bedrijfsactiviteiten
Meldingsplichtige entiteiten onder de AML-wet kunnen weigeren een transactie met een bedrijf zonder geregistreerde uiteindelijke begunstigde aan te gaan. In de praktijk kan een dergelijk bedrijf onroerend goed niet verkopen, geen lening krijgen of geen juridische vertegenwoordiging ontvangen. Ontbrekende registratie is ook een belemmering voor subsidietrekking en deelname aan openbare aanbestedingen.
Hoe verifieert een meldingsplichtige entiteit ESM tijdens due diligence van de cliënt?
Voor makelaar in onroerend goed, accountants, belastingadviseurs en andere meldingsplichtige entiteiten geldt volgens artikel 9(2)(b) van de AML-wet een verplichting om de uiteindelijke begunstigde van de cliënt tijdens due diligence van betrouwbare bronnen te identificeren en te verifiëren.
ESM is de primaire bron, maar niet de enige. Richtlijn nr. 3 van de FIU waarschuwt uitdrukkelijk dat een meldingsplichtige entiteit ESM-gegevens niet blind mag accepteren zonder verder onderzoek. Bij twijfel over de juistheid van het register moet de meldingsplichtige entiteit:
- eigen controles uitvoeren op basis van openbaar beschikbare bronnen, zoals het Handelsregister en de Verzameling van Akten
- documenten van de cliënt opvragen, zoals statuten, aandeelhouderlijsten of algemene vergaderingsbeslissingen
- voor risicovolle cliënten, meerdere bronnen combineren en het resultaat documenteren
Een verklaring van de cliënt over de uiteindelijke begunstigde is op zichzelf niet voldoende. De FIU heeft herhaaldelijk meldingsplichtige entiteiten gesanctioneerd die zich op verklaringen zonder verificatie uit onafhankelijke bronnen baseerden.
Het resultaat van UBO-verificatie moet worden gedocumenteerd en vastgehouden voor 10 jaar na het einde van de zakenrelatie (artikel 16(1) van de AML-wet).
Wat moet je doen als je een ESM-discrepantie vindt?
Als een meldingsplichtige entiteit tijdens cliëntidentificatie of due diligence ontdekt dat ESM-gegevens niet overeenkomen met de werkelijkheid, start de verplichte driestapenenprocedure onder artikel 15a van de AML-wet:
Stap 1 — Informeer de cliënt (artikel 15a(1))
Vertel de cliënt welke discrepantie u ziet en geef hem de gelegenheid te reageren. Een redelijke termijn voor herstel wordt over het algemeen geacht 30 dagen te zijn.
Stap 2 — Informeer de bevoegde rechtbank (artikel 15a(2))
Indien de cliënt de discrepantie niet opheft of weerlegt, stelt de meldingsplichtige entiteit de regionale rechtbank in kennis die bevoegd is volgens de geregistreerde zetel van de cliënt. De kennisgeving moet een beschrijving van de discrepantie, beschikbare documenten en eventuele respons van de cliënt bevatten.
Stap 3 — Herbeoordeel het risicoprofiel van de cliënt
Zolang de discrepantie niet is opgelost, kunnen ESM-informatie niet als betrouwbaar worden beschouwd. Pas het risicoprofiel van de cliënt aan en neem passende maatregelen onder artikel 9 of 9a van de AML-wet.
Uitzondering: Als melding van de discrepantie een onderzoek naar een verdacht transactie of lopende strafvervolging in gevaar zou brengen, kan de FIU de meldingsplichtige entiteit instrueren de procedure niet toe te passen (in overeenstemming met toepasselijke regelgeving). In dit geval wordt aanbevolen eerst informeel contact met de FIU op te nemen of een melding van verdachte transactie in te dienen.
Sancties voor niet-naleving van artikel 15a van de AML-wet (artikel 44a)
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Verzuim de cliënt van een discrepantie in kennis te stellen (artikel 44a(2)) | tot CZK 100.000 |
| Verzuim de rechtbank van een discrepantie in kennis te stellen (artikel 44a(3)) | tot CZK 1.000.000 |
| Niet-naleving van een FIU-instructie (in overeenstemming met toepasselijke regelgeving). | tot CZK 200.000, of CZK 1.000.000 als het onderzoek in gevaar wordt gebracht |
Veelgestelde vragen over ESM
Moet een eenmanszaak zich in ESM registreren?
Nee. Een natuurlijk persoon die in eigen naam zaken doet, hoeft zich niet in ESM in te schrijven. De wet is van toepassing op rechtspersonen en juridische regelingen. Een eenmanszaak kan echter de uiteindelijke begunstigde van een ander rechtspersoon zijn, in welk geval die rechtspersoon zich moet registreren.
Wat als de uiteindelijke begunstigde een buitenlandse natuurlijke persoon of buitenlands bedrijf is?
Als een buitenlandse natuurlijke persoon aan de top van de eigendomsstructuur staat, moet deze in de Tsjechische ESM worden geregistreerd als een Tsjechische uiteindelijke begunstigde. Als een buitenlandse rechtspersoon een tussenliggende schakel is, moet u de natuurlijke persoon identificeren die uiteindelijk controle over deze heeft. Als dat onmogelijk is na uitputting van beschikbare middelen, geldt de reserve-UBO onder artikel 5 van de ESM-wet.
Hoe vaak moeten ESM-gegevens worden bijgewerkt?
De ESM-wet stelt geen vaste periodieke bijwerkingstermijn vast. De verplichting tot bijwerking ontstaat telkens wanneer de persoon of status van de uiteindelijke begunstigde verandert. De registratieplicht moet daarom de eigendomsstructuur voortdurend controleren en de registratie zonder onnodige vertraging na elke relevante wijziging bijwerken.
Kan een meldingsplichtige entiteit een transactie alleen weigeren omdat de cliënt geen UBO heeft geregistreerd?
Ja. Ontbrekende ESM-registratie is een risicofactor die de verplichtstelling moet meenemen in de beoordeling van het cliëntrisico. Als de verplichtstelling de identiteit van de uiteindelijke begunstigde niet goed kan verifiëren vanwege ontbrekende of afwijkende ESM-gegevens, moet het weigeren de transactie uit te voeren of de zakenrelatie tot stand te brengen onder artikel 15(1) van de AML-wet.
Geldt ESM ook voor trustfondsen?
Ja. Een trustfonds is een juridische regeling in de zin van de ESM-wet en de trustee moet zorgen voor registratie van de uiteindelijke begunstigde van het fonds. De regels voor identificatie van een trustfonds BO zijn specifiek en volgen artikel 6 van de ESM-wet, inclusief formele begunstigden zoals de steller, trustee en begunstigde.
ESM-verificatie als onderdeel van het AML-proces, niet als extra stap
AML PROOF integreert verificatie van begunstigden in ESM rechtstreeks in de due diligence van cliënten. Het resultaat wordt automatisch opgeslagen in de zaak en creëert een audittrail voor de FIU.