Geverplichte partij – stap voor stap

Wie is een meldingsplichtige entiteit?

Een meldingsplichtige entiteit in de zin van de AML-wet is elk subject dat daarin is gedefinieerd. Voor beter inzicht kunnen we meldingsplichtige entiteiten in drie basisgroepen verdelen:

Financiële sector

Deze categorie omvat krediet- en financiële instellingen onder bepalingen van de AML-wet, inclusief buitenlandse entiteiten die in de Tsjechische Republiek actief zijn. Een belangrijk kenmerk van de financiële sector is dat de AML-wet voor kredietinstellingen van toepassing is op al hun bedrijfsactiviteiten.

Niet-financiële sector

Deze groep omvat elf categorieën meldingsplichtige entiteiten die zijn gedefinieerd in de AML-wet. Deze omvatten bijvoorbeeld onroerendgoedagenten, kunsthandelaars, advocaten, notarissen of aanbieders van diensten met betrekking tot oprichting van ondernemingen. Voor deze entiteiten is de AML-wet alleen van toepassing op het specifieke onderwerp van hun bedrijf dat binnen de gedefinieerde categorieën valt.

Overige entiteiten

Dit omvat elke ondernemer die een contante transactie uitvoert die EUR 10.000 overschrijdt en niet-commerciële rechtspersonen die activiteiten uitvoeren die binnen de financiële of niet-financiële sector vallen of contante transacties boven deze limiet uitvoeren.

Het gemeenschappelijke kenmerk van al deze groepen is bedrijfsactiviteit. Dit omvat ook activiteiten die op soortgelijke wijze worden uitgevoerd, zoals de uitoefening van het advocatenberoep.

Zes belangrijke stappen voor AML-conformiteit

Als u hebt bepaald dat u een meldingsplichtige entiteit onder de AML-wet wordt, raden we u aan de volgende stappen door te nemen. Elk bevat belangrijke vragen waarop u een antwoord zou moeten kunnen geven.

1. Verduidelijking van uw rol als meldingsplichtige entiteit

Ben ik werkelijk een meldingsplichtige entiteit onder de AML-wet?

Het antwoord hangt af van het type entiteit en het bedrijfsdomein dat u voert. Bekijk zorgvuldig de bepalingen van de AML-wet en bepaal in welke categorie u valt.

Voer ik deze activiteit uit als onderwerp van mijn bedrijf?

Het antwoord zou bijna altijd ja moeten zijn. Alleen voor entiteiten genoemd in de AML-wet is de situatie anders.

Voor financiële instellingen: Is mijn bedrijfsactiviteit een hoofd- of nevenactiviteit?

Als het een nevenactiviteit is en aan alle wettelijke voorwaarden van de AML-wet wordt voldaan, kunt u bij de FIU een vrijstelling aanvragen. Een voorbeeld zou een hotel zijn dat valutawisselservices als nevenservice voor zijn gasten aanbiedt.

2. Toestemming om zaken uit te voeren

Is registratie of licentieverlening vereist voor mijn activiteit?

Sommige categorieën meldingsplichtige entiteiten moeten de relevante toestemmingen verkrijgen voordat zij hun activiteit aanvangen. Bijvoorbeeld moeten niet-bancaire kredietverstrekkers een vergunning hebben, moeten valutawisseloperators een activiteitenvergunning hebben en moeten dienstverleners aan rechtspersonen een geregistreerd bedrijf hebben.

3. Bepalen wanneer de status van meldingsplichtige entiteit begint

Vanaf wanneer word ik beschouwd als een meldingsplichtige entiteit?

Het beslissende moment is vooral wanneer de entiteit toestemming voor de gegeven activiteit heeft verkregen of de registratieverplichting heeft vervuld. Dit zou bijvoorbeeld de verlening van een vergunning aan niet-bancaire kredietverstrekkers kunnen zijn, een activiteitenvergunning voor een valutawisseloperator of bedrijfsregistratie voor dienstverlening aan rechtspersonen.

4. Overzicht van AML-verplichtingen

De reikwijdte van verplichtingen varieert naar gelang het type meldingsplichtige entiteit. Basisverplichtingen op het gebied van AML omvatten:

• Identificatie van klanten (bepalingen van de AML-wet)
• Klantonderzoek (bepalingen van de AML-wet)
• Weigering een transactie uit te voeren (bepalingen van de AML-wet)
• Administratie (bepalingen van de AML-wet)
• Melding van verdachte transacties (bepalingen van de AML-wet)
• Uitstel van klantinstructies (bepalingen van de AML-wet)
• Informatieverplichting (bepalingen van de AML-wet)
• Vertrouwensplicht

Andere belangrijke AML-verplichtingen omvatten:

• Invoering en toepassing van interne controle- en communicatiestrategieën en -procedures
• Ontwikkeling van intern beleid en procedures
• Voorbereiding van een risicobeoordeling
• Aanwijzing van een contactperson
• Aanwijzing van een verantwoordelijk persoon
• Training

De AML-wet houdt rekening met de specifieke kenmerken van bepaalde categorieën meldingsplichtige entiteiten. Gewijzigde regelingen gelden bijvoorbeeld voor:

• Entiteiten onder toezicht van de CNB – naast standaardverplichtingen kunnen ook aanvullende vereisten van toepassing zijn, en zij moeten voldoen aan de AML-verordening
• Auditors, gerechtsdeurwaarders en belastingadviseurs – de reikwijdte van AML-verplichtingen is vastgesteld in de toepasselijke wetgeving
• Advocaten en notarissen – de reikwijdte van AML-verplichtingen is vastgesteld in de toepasselijke wetgeving
• Beroepskamers – verplichting tot voorbereiding van methodologie en risicobeoordeling onder de AML-wet

5. Overzicht van vereiste middelen

Er is geen universeel antwoord op deze vraag – het hangt af van het type en de aard van uw organisatie. Om AML-vereisten goed na te leven, dient u voor het volgende te zorgen:

• Gekwalificeerde personeelsresources – werknemers en personen in vergelijkbare positie met passende kennis van AML-kwesties
• Technische apparatuur – systemen voor klantidentificatie en administratie
• Technologische hulpmiddelen – software voor screening, transactiebewaking en rapportage
• Onderwijsprogramma's – regelmatige trainingen voor werknemers en personen in een vergelijkbare positie

6. Verplichtingen correct en op tijd nakomen

AML-verplichtingen hebben verschillende tijdsvereisten:

Onmiddellijke nakoming

Het rapporteren van een verdachte transactie aan de FIU moet zonder onnodig uitstel na de detectie ervan gebeuren.

Eenmalige nakoming met een deadline

Bijvoorbeeld, het melden van de contactpersoon aan de FIU of het indienen van intern beleid inclusief de risicobeoordeling moet binnen 60 dagen na de datum waarop de entiteit een verplichtstelling werd, worden voltooid. Wijzigingen in deze documenten moeten vervolgens binnen 30 dagen worden gemeld.

Doorlopende nakoming

Sommige verplichtingen vereisen doorlopende nakoming, zoals het actualiseren van de risicobeoordeling of het uitvoeren van klantbeoordelingen binnen een voortdurende zakelijke relatie.

Correcte nakoming van verplichtingen betekent niet alleen het voldoen aan deadlines, maar ook de vereiste omvang en vorm. Zorg ervoor dat u processen hebt ingesteld om tijdige en hoogwaardige nakoming van alle AML-vereisten mogelijk te maken.

Conclusie

Alle verplichtgestelden zijn een integraal onderdeel van het systeem voor bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering in de Tsjechische Republiek. Naleving van AML-verplichtingen is niet alleen een wettelijke verplichting, maar een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het financiële stelsel en de samenleving als geheel.

Als u een verplichtstelling wordt, is het van cruciaal belang dat u systematisch alle bovenstaande stappen doorloopt en ervoor zorgt dat uw organisatie processen, middelen en documentatie gereed heeft voor correcte nakoming van AML-vereisten. Als iets onduidelijk is, aarzel niet om experts te raadplegen of rechtstreeks contact op te nemen met het Financieel Analysebureau.