The AML Questionnaire That Will Protect You During an FIU Inspection

Why do you need an AML questionnaire?

Most fines from the FIU are not related to money laundering. They're related to formal deficiencies — missing internal policies, unperformed client identification, inadequate archiving. These are exactly the problems that can be prevented with regular self-audits.

The AML questionnaire works as your internal control tool. Answer each question honestly, and for every 'no', note what needs to be fixed. The goal is to have 'yes' for all 14 questions.

The Financial Intelligence Unit (FIU) assesses not only whether documents exist, but also their quality and currency. An internal AML policy written three years ago and never updated may be deemed insufficient even though it physically exists. Similarly, identification records with no evidence of sanctions-list screening or PEP-register checks are unacceptable to the FIU.

What does the FIU inspect most frequently?

Based on publicly available FIU decisions, the most frequently inspected areas are:

• Existence and currency of internal policies (SVZ) — the most common reason for fines
• Client identification (KYC) — must be documentable
• Customer due diligence (CDD) — assessing the purpose and source of funds
• Screening against sanctions lists and PEP registers
• Record retention — archiving for the legally required 10 years

If you're falling short in any of these areas, it's a direct risk of a fine.

FIU inspectors arrive prepared — they have access to public registers, the commercial register, and the beneficial ownership register. If your internal records do not match publicly available data, that is an immediate trigger for a deeper investigation. It is therefore essential not only to carry out client identification, but to correctly record the outcome of the beneficial-ownership verification and the screening result.

14 control questions of the AML questionnaire

Go through each question. If you answer 'yes', you're fine. If 'no' or 'I don't know' — that's an area for improvement.

📋 Documentation

• Do you have a current, up-to-date internal policies document (SVZ)?
• Does your SVZ include a risk assessment specific to your industry?
• Czy powiadomiłeś FIU o swojej osobie kontaktowej do bieżącej komunikacji w ciągu 30 dni od uzyskania statusu podmiotu zobowiązanego (zgodnie z ustawą AML)?
• Have you designated a responsible person and notified the FIU of your contact person?

🔍 Client identification and due diligence

• Do you perform identification (KYC) for every client before starting a business relationship?
• Do you determine the ultimate beneficial owner (UBO) for legal entities?
• Do you assess the purpose of the transaction and the source of the client's funds (CDD)?
• Do you perform enhanced identification and customer due diligence (Section 9a) for high-risk clients?

🛡️ Screening and monitoring

• Do you screen clients against EU and UN sanctions lists (the international sanctions legislation)?
• Do you check whether the client is a politically exposed person (PEP)?
• Do you continuously monitor business relationships and update risk assessments?

📁 Archiving and reporting

• Do you archive all AML documentation for 10 years?
• Do you know how and when to submit a suspicious transaction report (OPO) to the FIU?
• Do you train your employees and persons in a comparable position in AML at least once a year?

How to evaluate the results?

Count how many questions you answered 'yes' to:

• 14/14 — Excellent. You're ready for an FIU inspection. Maintain this state.
• 10–12 — Good, but you have gaps. Focus on the missing areas as soon as possible.
• 7–9 — Risky. We recommend urgently filling in the missing measures.
• Less than 7 — Critical. You face a high risk of a fine. Act immediately.

Co zrobić, gdy znajdziesz luki?

Jeśli identyfikujesz luki podczas pracy ze listą kontrolną, nie panikuj. FIU bierze pod uwagę, czy zobowiązany podejmuje aktywne działania w celu naprawienia niedociągnięć. Kluczowe jest udokumentowanie niedostatków, ustalenie terminu naprawy i rejestracja planu działań. Bezczynność jest gorsza niż niedoskonałość.

Najczęstsze kroki naprawcze to: aktualizacja wewnętrznej polityki AML, wypełnienie brakujących rejestrów identyfikacyjnych, retrospektywna weryfikacja istniejących klientów i szkolenie personelu. Wszystkie te kroki można wykonać w AML PROOF bez konieczności zatrudniania konsultanta zewnętrznego.

Most common mistakes during FIU inspections

From practice, we know that businesses most often fail in these areas:

• Missing or outdated SVZ — the most common reason for fines, often hundreds of thousands of CZK
• Formal identification without real checks — a copy of an ID is not enough, you must assess the risk
• Brak weryfikacji list sankcji — często pomijane przez mniejsze przedsiębiorstwa

FIU nie tylko sprawdza, czy dokumenty istnieją. Ocenia, czy są aktualne, istotne i czy rzeczywiście z nimi pracujesz.

Zwróć szczególną uwagę na klientów o wysokim profilu ryzyka — osoby pełniące funkcje polityczne (PEPs) i klientów z jurysdykcji wysokiego ryzyka. To właśnie ci klienci, dla których FIU najczęściej stwierdza nieadekwatną dokumentację pochodzenia aktywów i źródeł środków. Wzmocniona identyfikacja i dopełnienie należytej staranności wobec klientów dla takich klientów nie jest opcjonalna — jest to obowiązek ustawowy zgodnie z ustawa AML.

Innym częstym problemem jest ostrzeganie — a raczej naruszenie zakazu ostrzegania. Art. 38 ustawy zabrania informowania klienta lub osób trzecich o złożeniu raportu o podejrzanej transakcji lub o prowadzonym postępowaniu. Naruszenie tego obowiązku może skutkować grzywną do 1 000 000 CZK i w skrajnych przypadkach może zagrozić zajęciu przychodu z przestępstwa.

Jak AML PROOF pomaga w przygotowaniu do kontroli?

AML PROOF obejmuje wszystkie 14 obszarów z naszej ankiety w jednym narzędziu:

• Automatycznie generuje SVZ i ocenę ryzyka dostosowaną do Twojej branży
• Przeprowadza identyfikację klienta i określa rzeczywistego właściciela
• Połączone z listami sankcji UE, ONZ i rejestrami PEP — weryfikacja w czasie rzeczywistym
• Przypisuje wynik ryzyka każdemu klientowi i transakcji
• Archiwizuje całą dokumentację w jednym miejscu na okres wymagany prawem

Wynik? Gdy przyjdzie kontrola FIU, wszystko jest przygotowane i można je prześledzić.

Automatyzując zadania związane ze zgodnością, eliminujesz błędy ludzkie — najczęstszą przyczynę grzywien FIU. System poinformuje cię o zbliżającym się wygaśnięciu dokumentów, klientach, którzy nie zostali ponownie zweryfikowani w ustawowym terminie, lub rozbieżnościach w rejestrze rzeczywistych właścicieli. Wszystko jest rejestrowane z czasem i podpisem cyfrowym — dokładnie tak, jak wymaga FIU.

Podsumowanie

Ankieta AML nie jest jednorazowym zadaniem. Zalecamy jej przejście co najmniej raz na 6 miesięcy oraz zawsze po zmianie modelu biznesu, dodaniu nowego typu klienta lub zmianie ustawodawstwa. Profilaktyka jest zawsze tańsza niż grzywna.

Chcesz mieć dokumentację gotową do kontroli FIU? Uruchom AML PROOF i utrzymuj wszystkie swoje obowiązki pod kontrolą.