How to Handle AML Obligations for Real Estate Brokers and Lawyers in 2026

1. Why real estate brokers and lawyers are under special scrutiny

A real estate intermediary becomes an obliged entity under the AML Act during the intermediation of real estate sales and leases — without any limit. Changes for 2026 pressure agencies to intimately know their client long before a reservation agreement is signed.

AML training shouldn't just be an “on paper” exercise. It needs to be functional training outlining exactly what “red flags” to look for (e.g., payments from offshore accounts, obscuring ultimate beneficial owners through complex multi-national structures).

2. Real estate broker as an obliged entity — when and what exactly

A real estate broker becomes an obliged entity under ustawa AML. The law covers: - Intermediation of real estate sales - Intermediation of real estate leases - Auctioning of real estate property (auctioneer) - Direct purchase or sale of real estate in your own name When the identification obligation arises: - Upon concluding a brokerage contract - Before signing a reservation agreement - Always before accepting any payment from a client

3. Lawyers, notaries, and attorney escrow

In money laundering schemes involving real estate, lawyers and law firms serve as the critical first filters (so-called gatekeepers). If you handle legal escrows, you must know with absolute certainty where the funds originate from.

• Conducting detailed verification against the list of politically exposed persons and EU and UN sanctions lists (the international sanctions legislation).
• Gathering corroborating documents – a simple ID is no longer sufficient. An AML questionnaire focusing on the Source of Wealth is mandated.
• If you harbor any suspicions (STR – Suspicious Transaction Report), you must act accordingly. Failing to do so risks loss of professional licenses and crippling fines from the FIU.

Important for lawyers: Lawyers are exempt from the obligation to report a contact person to the FIU — they report suspicious transactions through the Czech Bar Association, not directly to the FIU.

4. Overview of obligations — real estate broker

As a real estate broker, you have these legal obligations: 1. **Internal policies (SVZ) and risk assessment** A written system of internal policies tailored to real estate brokerage. It must include an assessment of risks typical to your market — cash payments, foreign buyers, complex ownership structures. 2. **Client identification** Before signing a brokerage contract — natural person from an ID card, legal entity from the commercial register + beneficial owner. 3. **Customer due diligence** Verification against sanctions lists, the list of politically exposed persons, and adverse media. 4. **Ongoing monitoring** Throughout the brokerage period, you monitor the business relationship and update the risk assessment. 5. **Archiving for 10 years** All client identification documentation. 6. **Reporting a suspicious transaction to the FIU** In case of suspicion of money laundering or terrorist financing. 7. **Training** Before placement and at least once a year. 8. **Contact person for FIU** Within 30 days of becoming an obliged entity.

5. Overview of obligations — lawyer and notary

Zawody prawnicze mają obowiązki na mocy ustawy AML. Szczegóły: **Kiedy powstaje obowiązek:** Adwokat lub notariusz musi zidentyfikować klienta przy świadczeniu usług związanych z: - Zarządzaniem pieniędzmi klienta, papierami wartościowymi lub innymi aktywami - Zakładaniem lub zarządzaniem korporacjami biznesowymi - Kupnem lub sprzedażą nieruchomości lub udziałów biznesowych - Transakcjami finansowymi lub handlowymi w imieniu klienta Porada prawna sama w sobie (reprezentacja w postępowaniu sądowym) nie wyzwala obowiązku identyfikacji. **Szczegóły dla adwokatów:** - Nie raportują podejrzanych transakcji bezpośrednio do FIU, ale do Izby Adwokackiej - Nie są zobowiązani do raportowania osoby kontaktowej do FIU — wyjątek od ustawy - W pozostałym zakresie mają wszystkie inne obowiązki jak inne podmioty zobowiązane **Szczegóły dla notariuszy:** - Raportują podejrzane transakcje do Izby Notarialnej Rzeczypospolitej Czeskiej - Nie są zobowiązani do raportowania osoby kontaktowej do FIU

6. AML questionnaire template for real estate brokers

Before brokering a sale, the client should complete an AML questionnaire tailored for real estate agencies. In it, they must declare that the funds deployed for the real estate purchase originate from legitimate sources (salary, gifts, sale of other property, mortgage). Another critical piece is unwrapping Ultimate Beneficial Owners (UBO). If an LLC is buying the property controlled by a foreign holding structure, the broker and lawyer have an imperative duty to trace who the final beneficiary is.

An AML questionnaire for a real estate agency must include: For a natural person — buyer/seller: - Identification data from an ID card - Nationality and place of residence - Source of funds for property purchase (salary, loan, sale of other property, gift — all provably) - Declaration on honor regarding political exposure Additionally for a legal entity: - Company ID and commercial register extract - Identification of the beneficial owner (all physical persons with >25% share) - Ownership structure — if complex, a graphical diagram - Source of company funds Pay special attention to: - Cash payments or unusual payment methods - Foreign ownership structures or buyers from high-risk countries per FATF - Discrepancy between declared income and property value

7. Enhanced identification and customer due diligence — when to apply it

Ustawa wymaga wzmożonej identyfikacji i badania klienta gdy: - Klient jest osobą politycznie eksponowaną (minister, poseł, wysoki urzędnik lub członek ich rodziny) - Klient pochodzi z kraju na liście FATF lub list szarych/czarnych UE - Niezwykle złożona struktura właścicielska bez jasnego powodu ekonomicznego - Płatność z rachunku offshore'owego lub przez pośredników - Wartość transakcji znacznie przekracza deklarowany dochód klienta Podczas wzmożonego badania klienta musisz: - Ustalić źródło funduszy i majątku w sposób udokumentowany - Uzyskać zatwierdzenie od osoby upoważnionej na przeprowadzenie transakcji - Udokumentować przyczyny wzmożonego badania klienta

8. Sanctions for real estate brokers and lawyers

Inspekcje FIU skupiają się przede wszystkim na istnieniu funkcjonalnych procesów. Najczęstsze grzywny w sektorze nieruchomości i zawodów prawniczych: - Brak oceny zagrożenia lub ryzyka: grzywna do 1 000 000 CZK (ok. 40 tys. EUR) - Niewystarczająca identyfikacja klienta: grzywna do 10 000 000 CZK (ok. 400 tys. EUR) - Niezapowiedzenie osoby kontaktowej do FIU: grzywna do 10 000 000 CZK (ok. 400 tys. EUR) - Niezraportowanie podejrzanej transakcji: grzywna do 5 000 000 CZK (ok. 200 tys. EUR) FIU przede wszystkim sprawdza podczas inspekcji: istnienie funkcjonalnej oceny zagrożenia dostosowanej do Twojej branży, udokumentowaną historię identyfikacji klientów, rejestr szkoleń pracowników i osób na porównywalne stanowiskach oraz funkcjonalny proces raportowania podejrzanych transakcji.

9. Practical steps — where to start

Dla pośredników nieruchomości: 1. Sprawdź swój status → /obligatorytest 2. Opracuj ocenę zagrożenia i ocenę ryzyka 3. Zawiadom FIU o osobie kontaktowej w ciągu 30 dni 4. Skonfiguruj cyfrowy kwestionariusz AML dla klientów 5. Szkolić pracowników i osoby na porównywalne stanowiskach Dla adwokatów i notariuszy: 1. Sprawdź, dla których typów usług powstaje obowiązek identyfikacji 2. Opracuj ocenę zagrożenia i ocenę ryzyka 3. Skonfiguruj wewnętrzną procedurę raportowania podejrzanych transakcji za pośrednictwem Twojej izby 4. Szkolić pracowników i osoby na porównywalne stanowiskach AMLR prowadzi Cię przez wszystkie kroki automatycznie.