Table of contents
- Czym jest rejestr beneficjentów rzeczywistych i dlaczego został utworzony?
- Kto jest beneficjentem rzeczywistym i jak go zidentyfikować?
- Jak zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego czeskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością krok po kroku
- Kto musi się zarejestrować w ESM i jak?
- Automatyczne przesyłanie vs. rejestracja u notariusza: kiedy zastosować które?
- Co się dzieje z firmą bez rejestracji ESM?
- Jak jednostka zobowiązana weryfikuje ESM podczas weryfikacji klienta?
- Co zrobić, jeśli odkryjesz rozbieżność w ESM?
- Często zadawane pytania dotyczące ESM
Czym jest rejestr beneficjentów rzeczywistych i dlaczego został utworzony?
Evidence of Beneficial Owners (ESM) to publiczny rejestr administrowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości Republiki Czeskiej. Jego podstawą prawną jest Ustawa nr 37/2021 Dz.U. o Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Dostęp do ESM jest bezpłatny poprzez portal esm.justice.cz.
Głównym celem ESM jest zwiększenie przejrzystości struktur własnościowych podmiotów prawnych i zapobieżenie anonimowej własności firm wykorzystywanej do prania pieniędzy, unikania opodatkowania lub korupcji. ESM ma zatem dwie odrębne funkcje:
- dla firm (jednostek rejestrujących): obowiązek rejestracji i ciągłej aktualizacji danych beneficjenta rzeczywistego
- dla podmiotów zobowiązanych na mocy ustawy AML (agentów nieruchomości, księgowych, doradców podatkowych, prawników i innych): obowiązek weryfikacji ESM podczas identyfikacji klienta i weryfikacji zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy AML
Ustawa nr 37/2021 Dz.U. obowiązuje od 1 czerwca 2021 r. Kluczowa zmiana rozszerzająca automatyczne przesyłanie danych weszła w życie 1 października 2022 r.
Kto jest beneficjentem rzeczywistym i jak go zidentyfikować?
Definicja beneficjenta rzeczywistego zawarta jest w sekcji 2(c) ustawy ESM. Beneficjent rzeczywisty to każda osoba fizyczna, która ostatecznie posiada lub kontroluje osobę prawną lub układ prawny, zwykle trust.
W praktyce jest to osoba fizyczna, która:
- posiada bezpośredni lub pośredni udział w prawach głosu lub kapitale zakładowym powyżej 25%
- ma prawo do udziału w zyskach, zasobach własnych lub saldzie likwidacyjnym powyżej 25%
- wywiera decydujący wpływ w inny sposób, na przykład poprzez kontrolowane pośredniki lub umowy
Jeśli beneficjent rzeczywisty nie może być określony w ten sposób, obowiązuje kategoria zastępcza: osoby w kierownictwie wyższego szczebla, czyli organ statutowy lub osoby bezpośrednio mu podlegające, które zarządzają bieżącą działalnością. Spółka nie może zatem w żaden sposób pozostawać bez zarejestrowanego beneficjenta rzeczywistego.
Uwaga dotycząca stowarzyszeń i wspólnot mieszkaniowych: Podmioty prawne non-profit, stowarzyszenia, wspólnoty właścicieli, fundacje i fundusze inwestycyjne w postaci spółki akcyjnej o zmiennym kapitale podlegają specjalnym zasadom identyfikacji formalnego beneficjenta rzeczywistego zgodnie z sekcją 6 ustawy ESM. Automatyczne przesyłanie z rejestrów publicznych może powodować, że wszyscy członkowie organu statutowego są traktowani jako beneficjenci rzeczywiści, w tym przypadki, gdy jeden z nich jest osobą politycznie narażoną. Może to przenieść obowiązki AML na samą osobę prawną zgodnie z sekcją 54(8) ustawy AML.
Jak zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego czeskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością krok po kroku
Dla standardowej czeskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jest zwykle prosta. Bardziej złożone struktury holding wymagają systematycznego podejścia.
Krok 1 — Sprawdź Rejestr Handlowy
Na stronie justice.cz przejrzyj listę akcjonariuszy i ich udziały własnościowe. Każdy akcjonariusz z udziałem powyżej 25% jest potencjalnym beneficjentem rzeczywistym.
Krok 2 — Zweryfikuj strukturę własnościową powyżej spółki
Jeśli akcjonariusz jest inną osobą prawną, musisz przejść jeden poziom wyżej i zidentyfikować, kto kontroluje tę spółkę macierzystą. Powtórz proces, aż dojdziesz do osoby fizycznej mającej decydujący wpływ.
Krok 3 — Sprawdź ESM
Wyszukaj klienta na esm.justice.cz i zweryfikuj, czy zarejestrowany beneficjent rzeczywisty odpowiada zidentyfikowanej strukturze. ESM jest źródłem początkowym, ale nie jedynym. Jeśli masz wątpliwości, prawo wymaga weryfikacji z dodatkowych źródeł.
Krok 4 — Poproś klienta o dokumenty
Jeśli struktura nie jest przejrzysta lub zapis w ESM nie jest wiarygodny, Wytyczna Metodologiczna nr 3 FIU zaleca żądanie artykułów założycielskich, list akcjonariuszy, protokołów walnych zgromadzeń, oświadczenia beneficjenta rzeczywistego lub wyciągu z rejestru zagranicznego podobnego do ESM.
Krok 5 — Dokumentuj proces
Dokumentacja procesu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego musi być przechowywana przez 10 lat po zakończeniu stosunku biznesowego (sekcja 16(1)(d) i (e) ustawy AML). Samo wynik nie wystarczy; zachowaj kroki, które do niego doprowadziły.
Kto musi się zarejestrować w ESM i jak?
W zasadzie wszystkie czeskie osoby prawne i zagranicze osoby prawne prowadzące działalność w Republice Czeskiej za pośrednictwem oddziału lub zakładu muszą zarejestrować swojego beneficjenta rzeczywistego. Wyjątki są wyczerpująco wymienione w sekcji 7 ustawy ESM i obejmują głównie podmioty prawa publicznego, takie jak państwo, gminy i regiony.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek nie podlegają rejestracji w ESM. Osoba fizyczna prowadząca działalność na własne nazwisko nie może być swoim własnym beneficjentem rzeczywistym.
Trzy sposoby rejestracji
Rejestracja przez sąd rejestrowy
Standaryzowany formularz, opłata sądowa, większe obciążenie administracyjne i dłuższe czasy oczekiwania. Odpowiednie tylko w konkretnych przypadkach.
Rejestracja przez notariusza
Notariusz wprowadza dane bezpośrednio do ESM bez postępowania sądowego. Proces jest znacznie szybszy, koszty są często niższe niż opłata sądowa i jest odpowiedni dla złożonych lub transgranicznych struktur.
Automatyczne przesyłanie
Dla podmiotów, których dane są automatycznie przesyłane z rejestrów publicznych. Od 1 października 2022 r. możliwe jest również żądanie automatycznego przesyłania dla osób w kierownictwie wyższego szczebla, rozwiązując przyszłe wpisy w przypadku zmian.
Następujące dane są zwykle wprowadzane do ESM:
- imię i nazwisko beneficjenta rzeczywistego
- data urodzenia
- kraj zamieszkania
- obywatelstwo
- powód i zakres statusu beneficjenta rzeczywistego
- opis struktury własnościowej
Część danych jest publicznie wyświetlana, takich jak kraj zamieszkania, miesiąc i rok urodzenia lub obywatelstwo. Bardziej wrażliwe dane, takie jak numer urodzenia lub dokładny adres, są dostępne tylko dla upoważnionych osób.
Automatyczne przesyłanie vs. rejestracja u notariusza: kiedy zastosować które?
Wybór zależy od struktury własnościowej spółki i częstotliwości zmian.
| Sytuacja | Zalecana metoda |
|---|---|
| Prosta s.r.o. z 1–2 akcjonariuszami bezpośrednio osobami fizycznymi | Automatyczne przesyłanie z Rejestru Handlowego |
| Spółka ze strukturą holding | Notariusz |
| Zagranicznym właściciel w łańcuchu | Notariusz, ponieważ może pracować z tłumaczeniami |
| Częste zmiany własnościowe (inwestorzy, startupy) | Automatyczne przesyłanie + żądanie przesyłania osób w kierownictwie wyższego szczebla |
| Stowarzyszenie lub stowarzyszenie właścicieli | Automatyczne przeniesienie, ale uważaj na ryzyko zanieczyszczenia PEP |
| Fundusz powierniczy | Notariusz — formalne BO zgodnie z art. 6 ustawy o ESM wymaga indywidualnej oceny |
Automatyczne przeniesienie to najtańsze rozwiązanie, ale działa tylko wtedy, gdy dane w rejestrze są dokładne i aktualne. Jeśli istnieje rozbieżność między rejestrem a rzeczywistą strukturą własności, automatyczne przeniesienie jej nie wychwyta. Jednostka zobowiązana wykryje rozbieżność podczas weryfikacji klienta i musi postępować zgodnie z art. 15a ustawy o AML.
Zweryfikuj rzeczywistego właściciela klienta w ESM bezpośrednio w AML PROOF
AML PROOF automatycznie łączy weryfikację ESM z procesem identyfikacji. Wynik jest zapisywany w śladzie audytu gotowym dla FIU.
Co się dzieje z firmą bez rejestracji ESM?
Brakująca lub nieaktualna rejestracja ESM ma trzy poważne konsekwencje:
Grzywna zgodnie z ustawą o ESM
Niezarejestrowanie rzeczywistego właściciela stanowi wykroczenie zagrożone grzywną do 500 000 CZK.
Zakaz wypłaty zysków i praw głosu
Zgodnie z art. 53 i 54 ustawy o ESM spółka nie może wypłacać udziału w zyskach, zasobów własnych ani salda likwidacyjnego niezarejestrowanemu rzeczywistemu właścicielowi. Niezarejestrowany rzeczywisty właściciel nie może również wykonywać praw głosu na zgromadzeniu ogólnym. Prawo do udziału w zysku niewykonane do końca danego okresu obrachunkowego wygasa.
Paraliż biznesu
Jednostki zobowiązane zgodnie z ustawą o AML mogą odmówić zawarcia transakcji z firmą, która nie ma zarejestrowanego rzeczywistego właściciela. W praktyce taka firma może być niezdolna do sprzedaży nieruchomości, uzyskania pożyczki lub otrzymania reprezentacji prawnej. Brakująca rejestracja jest również przeszkodą w korzystaniu z dotacji i udziale w zamówieniach publicznych.
Jak jednostka zobowiązana weryfikuje ESM podczas weryfikacji klienta?
Dla agentów nieruchomości, księgowych, doradców podatkowych i innych jednostek zobowiązanych art. 9 ust. 2 lit. b ustawy o AML tworzy obowiązek identyfikacji i weryfikacji rzeczywistego właściciela klienta ze wiarygodnych źródeł podczas weryfikacji klienta.
ESM jest źródłem pierwotnym, ale nie jedynym. Wytyczna metodologiczna FIU nr 3 wyraźnie ostrzega, że jednostka zobowiązana nie może ślepo przyjmować danych ESM bez dalszej weryfikacji. Jeśli istnieją wątpliwości dotyczące poprawności wpisu, jednostka zobowiązana musi:
- przeprowadzić własne sprawdzenia ze źródeł dostępnych publicznie, takich jak Rejestr Handlowy i Zbiór Dokumentów
- zażądać od klienta dokumentów, takich jak statut, listy akcjonariuszy lub decyzje zgromadzenia ogólnego
- w przypadku klienta wysokiego ryzyka połączyć wiele źródeł i udokumentować wynik
Oświadczenie klienta o rzeczywistym właścicielu nie wystarczy samo w sobie. FIU wielokrotnie karała jednostki zobowiązane, które opierały się na oświadczeniach bez weryfikacji ze źródeł niezależnych.
Wynik weryfikacji BO musi być udokumentowany i przechowywany przez 10 lat po zakończeniu stosunku biznesowego (art. 16 ust. 1 ustawy o AML).
Co zrobić, jeśli odkryjesz rozbieżność w ESM?
Jeśli jednostka zobowiązana odkryje podczas identyfikacji klienta lub weryfikacji, że dane ESM nie odpowiadają rzeczywistości, rozpoczyna się obowiązkowa trzystopniowa procedura zgodnie z art. 15a ustawy o AML:
Krok 1 — Powiadomienie klienta (art. 15a ust. 1)
Poinformuj klienta o odkrytej rozbieżności i daj mu możliwość udzielenia odpowiedzi. Rozsądny okres na naprawę generalnie wynosi 30 dni.
Krok 2 — Powiadomienie właściwego sądu (art. 15a ust. 2)
Jeśli klient nie usunie lub nie zbije rozbieżności, jednostka zobowiązana powiadamia sąd regionalny właściwy według siedziby klienta. Zawiadomienie musi zawierać opis rozbieżności, dostępne dokumenty i ewentualną odpowiedź klienta.
Krok 3 — Przeszacowanie profilu ryzyka klienta
Dopóki rozbieżność nie zostanie rozwiązana, informacje ESM nie mogą być traktowane jako wiarygodne. Dostosuj profil ryzyka klienta i zastosuj odpowiednie środki zgodnie z art. 9 lub 9a ustawy o AML.
Wyjątek: Jeśli zgłoszenie rozbieżności mogłoby zagrozić śledźtwu w sprawie podejrzanej transakcji lub toczącemu się postępowaniu karnego, FIU może poinstruować jednostkę zobowiązaną, aby nie stosowała procedury z art. 15a (art. 15a ust. 4 ustawy AML). W takim przypadku zaleca się najpierw skontaktować się nieoficjalnie z FIU lub złożyć raport o podejrzanej transakcji.
Sankcje za nieprzestrzeganie art. 15a ustawy o AML (art. 44a)
| Wykroczenie | Grzywna |
|---|---|
| Niezapowiadomienie klienta o rozbieżności (art. 44a ust. 2) | do 100 000 CZK |
| Niezapowiadomienie sądu o rozbieżności (art. 44a ust. 3) | do 1 000 000 CZK |
| Nieprzestrzeganie instrukcji FIU (art. 44a ust. 4) | do 200 000 CZK, lub 1 000 000 CZK, jeśli zagrożone jest śledztwo |
Często zadawane pytania dotyczące ESM
Czy jednoosobowy przedsiębiorca musi się zarejestrować w ESM?
Nie. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą we własnym imieniu nie musi się rejestrować w ESM. Prawo dotyczy podmiotów prawnych i ustaleń prawnych. Jednoosobowy przedsiębiorca może jednak być rzeczywistym właścicielem innego podmiotu prawnego, w takim przypadku ten podmiot musi się zarejestrować.
Co jeśli rzeczywistym właścicielem jest osoba zagraniczna lub zagraniczna firma?
Jeśli zagraniczna osoba fizyczna znajduje się na szczycie struktury własności, musi być zarejestrowana w czeskim ESM jak czeski rzeczywisty właściciel. Jeśli zagraniczna osoba prawna jest ogniwem pośrednim, musisz zidentyfikować osobę fizyczną, która ostatecznie ją kontroluje. Jeśli jest to niemożliwe po wyczerpaniu dostępnych środków, obowiązuje zapasowe BO zgodnie z art. 5 ustawy o ESM.
Jak często muszą być aktualizowane dane ESM?
Ustawa o ESM nie określa stałego terminu aktualizacji okresowej. Obowiązek aktualizacji powstaje zawsze, gdy zmienia się osoba lub status rzeczywistego właściciela. Jednostka rejestrująca powinna zatem stale monitorować strukturę własności i aktualizować wpis bez zbędnej zwłoki po każdej istotnej zmianie.
Czy jednostka zobowiązana może odmówić transakcji tylko dlatego, że klient nie ma zarejestrowanego BO?
Tak. Brak rejestracji w ESM jest czynnikiem ryzyka, który podmiot zobowiązany musi uwzględnić w ocenie ryzyka klienta. Jeśli podmiot zobowiązany nie może prawidłowo zweryfikować tożsamości beneficjenta rzeczywistego z powodu brakujących lub rozbieżnych danych ESM, musi odmówić przeprowadzenia transakcji lub nawiązania relacji biznesowej zgodnie z przepisami ustawy AML.
Czy ESM stosuje się również do funduszy powierniczych?
Tak. Fundusz powierniczy to układ prawny w rozumieniu ustawy ESM i jego powiernik musi zapewnić rejestrację beneficjenta rzeczywistego funduszu. Zasady identyfikacji beneficjenta rzeczywistego funduszu powierniczego są specyficzne i wynikają z ustawy ESM, w tym formalnych beneficjentów rzeczywistych, takich jak założyciel, powiernik i beneficjent.
Weryfikacja ESM jako część procesu AML, a nie dodatkowy krok
AML PROOF integruje weryfikację beneficjenta rzeczywistego w ESM bezpośrednio w należytą staranność wobec klienta. Wynik jest automatycznie zapisywany w sprawie i tworzy ścieżkę audytu dla FIU.