Rejestr beneficjentów rzeczywistych jest regulowany ustawą nr 37/2021 Dz.U. (ZESM). Dla podmiotów zobowiązanych na mocy ustawy AML, praca z tym rejestrem to część codziennej rzeczywistości – i często źródło błędów, opóźnień i niepotrzebnego stresu podczas inspekcji.
Dobra wiadomość: system ma jasne zasady. Zła wiadomość: używane są różne formularze, a każdy ma inny cel. Ten przegląd pomoże Ci szybko się zorientować i wybrać właściwą procedurę.
Zasada podstawowa: wyłącznie elektronicznie
Wszystkie zgłoszenia do rejestru beneficjentów rzeczywistych są dokonywane wyłącznie poprzez formularze elektroniczne Ministerstwa Sprawiedliwości. Żadna inna forma zgłoszenia nie jest dozwolona.
Formularze są wypełniane online i zazwyczaj:
- są wysyłane do sądu rejestrowego,
- lub do Ministerstwa Sprawiedliwości (w przypadku wniosków o dostęp zdalny).
Rejestracja, zmiana lub usunięcie beneficjenta rzeczywistego
Użyj formularza wniosku, jeśli chcesz:
- zarejestrować beneficjenta rzeczywistego,
- zmienić już zarejestrowane dane,
- dokonać usunięcia,
- lub ograniczyć dostęp do danych w rejestrze.
Jak to działa:
- wypełniasz formularz online,
- wynikiem jest dokument PDF,
- dodajesz załączniki do PDF-a i wysyłasz go do właściwego sądu.
Ten formularz jest również używany, gdy jedynie żądasz ograniczenia dostępu do danych.
Automatyczna transkrypcja danych (mniej pracy ręcznej)
ZESM umożliwia automatyczne przejęcie określonych danych z innych publicznych rejestrów. W tym celu stosuje się oddzielne formularze.
1. Aktywacja automatycznej transkrypcji
Używane, gdy chcesz:
- tylko aktywować automatyczną transkrypcję,
- bez zajmowania się konkretnymi osobami.
Wynikiem jest plik PDF, który jest wysyłany do sądu.
2. Rejestracja członków organu ustawodawczego jako beneficjentów rzeczywistych
Zwykle w przypadku, gdy:
- beneficjent rzeczywisty nie jest inaczej zidentyfikowany,
- a wszyscy członkowie organu ustawodawczego są zarejestrowani jako beneficjenci rzeczywiści.
Automatyczna transkrypcja przyszłych członków organu jest aktywowana jednocześnie. Używany jest oddzielny formularz.
Zdalny dostęp do rejestru beneficjentów rzeczywistych
Standardowe żądanie dostępu zdalnego
Przeznaczony dla:
- organów władzy publicznej,
- i innych podmiotów określonych ustawą.
Żądanie:
- jest składane wyłącznie w formie elektronicznej,
- określa wnioskodawcę i konkretne osoby, które będą mieć dostęp do rejestru,
- jest wysyłane do Ministerstwa Sprawiedliwości.
Zautomatyzowany zdalny dostęp dla podmiotów zobowiązanych (AML)
Dla podmiotów zobowiązanych na mocy ustawy AML obowiązuje szczególny, znacznie prostszy reżim.
Charakterystyka:
- zdalny dostęp na podstawie przepisów ustawy,
- formularz wypełniany jest po zalogowaniu się za pośrednictwem systemu skrzynek podawczych,
- dostęp jest konfigurowany natychmiast i automatycznie,
- identyfikowane są konkretne upoważnione osoby, które będą korzystać z rejestru.
Ten reżim nie jest dostępny dla wszystkich – warunki określa Ministerstwo Sprawiedliwości.
Dlaczego jest to ważne z perspektywy AML
Dla podmiotów zobowiązanych:
- rejestr beneficjentów rzeczywistych jest kluczowym źródłem identyfikacji i sprawdzenia klientów,
- błędny formularz = nieprawidłowe złożenie,
- przestarzałe lub niedostępne dane = ryzyko sankcji podczas kontroli.
Prawidłowo skonfigurowany dostęp do rejestru oznacza:
- mniej pracy ręcznej,
- szybsze procesy identyfikacji i kontroli klientów,
- większą pewność prawną podczas kontroli lub inspekcji FIU.
Streszczenie w jednym zdaniu
Rejestr beneficjentów rzeczywistych nie jest skomplikowany – pod warunkiem, że wiesz, który formularz użyć, kiedy i do jakiego celu.