Podmiot zobowiązany na mocy ustawy AML musi wypełnić szereg obowiązków. Jeden z nich jest często pomijany – a jednak jego zaniedbanie grozi grzywnę do 10 000 000 CZK (ok. 400K EUR). Chodzi o szkolenie pracowników i osób w porównywalnej pozycji.
Table of contents
Co Mówi Prawo
Przepisy ustawa AML nakładają na podmiot zobowiązany obowiązek zapewnienia szkolenia wszystkich pracowników i osób uczestniczących w jego działalności gospodarczej w inny sposób niż w stosunku pracy (np. osoby współpracujące na podstawie umowy kodeksu cywilnego, osoby prowadzące samodzielną działalność), które mogą się spotkać z transakcjami podejrzanymi – jeszcze przed rozpoczęciem pracy lub podobnej działalności dla podmiotu zobowiązanego.
Nie wystarczy szkolenie pracowników i osób w porównywalnej pozycji wstecz. Prawo wymaga, aby szkolenie miało miejsce przed rozpoczęciem samodzielnej działalności zawodowej.
Zasada ta precyzuje, że pracownik nie może samodzielnie wykonywać identyfikacji i weryfikacji klientów przed ukończeniem szkolenia. Jeśli podmiot zobowiązany nie zastosuje się do tego i pozwoli neszkolenemu pracownikowi lub osobie w porównywalnej pozycji wykonywać KYC, ryzykuje działania administracyjne i grzywny w milionach CZK.
Dlaczego Firmy to Pomijają
Szkolenie AML nie jest nowe. Jednak kontrole FIU regularnie ujawniają te same błędy:
- Pracownik lub osoba w porównywalnej pozycji dołączył, rozpoczął pracę z klientami, a szkolenie odbyło się 'potem'.
- Firma przeprowadziła szkolenie jednorazowo lat temu bez kontynuacji.
- Szkolenie istnieje, ale brakuje dokumentacji (certyfikaty, rejestry, daty ukończenia).
Żaden z tych scenariuszy nie jest zgodny z prawem. Inspektorzy FIU specjalnie skupiają się na szkoleniu pracowników i osób w porównywalnej pozycji, a brak dokumentacji jest niezwykle trudny do obrony.
Co Musi Obejmować Szkolenie
Prawo nie określa sztywnego programu, ale z natury obowiązków wynika jasno, czego musi się nauczyć pracownik lub osoba w porównywalnej pozycji. Szkolenie musi przygotować ich do rzeczywistych sytuacji – nie tylko recytacji definicji. Konkretnie obejmuje cztery obszary:
1. Transakcje Podejrzane
Jak rozpoznać nietypowe transakcje i podejrzane zachowanie klientów w codziennych interakcjach.
2. Identyfikacja Klientów (CDD)
Procedury weryfikacji tożsamości, wykrywania ostatecznego beneficjenta i due diligence.
3. Ocena Ryzyka
Metodologia oceny poziomów ryzyka klientów, produktów i obszarów geograficznych.
4. Protokoły Podejrzeń
Konkretne kroki po wykryciu podejrzanej transakcji, zasady raportowania i komunikacji z FIU.
Ważność Szkolenia i Aktualizacje
Ukończone szkolenie nie jest ważne na zawsze. Legislacja się zmienia – a zawartość szkolenia musi odzwierciedlać obecne otoczenie prawne.
Praktyka rekomendowana (zatwierdzona przez inspektorów FIU): powtarzanie szkolenia co roku. Każdy certyfikat musi mieć odrębną datę ukończenia i okres ważności.
Rejestry szkolenia — imię i nazwisko pracownika lub osoby w porównywalnej pozycji, data, treść i metoda weryfikacji wiedzy — muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat zgodnie z ustawa AML.
Jak AML PROOF to Rozwiązuje
W AML PROOF zbudowaliśmy moduł szkoleniowy bezpośrednio na platformie. Nie chcemy, aby szkolenie było dodatkowym obciążeniem administracyjnym – powinno być częścią standardowego onboardingu.
- Nasze szkolenie podzielone jest na 4 moduły kończące się pytaniami weryfikacyjnymi.
- Po pomyślnym ukończeniu Ty (i Twój zespół) otrzymujesz certyfikat cyfrowy ważny przez 12 miesięcy.
- Regularnie aktualizujemy materiał – aktualna wersja szkolenia jest zawsze na bieżąco i ściśle wypełnia wymogi ustawy AML.
- Status szkolenia całego zespołu jest przejrzysty. Wiesz, kto ma certyfikat, kto potrzebuje odnowienia i kto jeszcze nie rozpoczął.
To spełnia Twoje obowiązki prawne w sposób wykazalny i bez papierkowej roboty.
Podsumowanie
Szkolenie pracowników AML nie jest fakultatywne. Jest to wymóg prawny, który musi być spełniony zanim pracownik lub osoba w porównywalnej pozycji rozpocznie samodzielną pracę. Naruszenie grozi grzywnę do 10 000 000 CZK (ok. 400K EUR).
Zapewni szkolenie całemu zespołowi dzisiaj. Dzięki dokładnej dokumentacji łatwo się obronimy podczas każdej kontroli FIU.