En FIU-inspektion kan komma utan förvarning. Och vid den tidpunkten är det för sent att hinna ifatt. Vi har förberett ett praktiskt AML-frågeformulär för dig — 14 nyckelfrågor som visar om du faktiskt har uppfyllt dina AML-skyldigheter. Om du svarar "nej" eller "jag vet inte" på någon av dem, är det dags att göra en förändring.
Innehållsförteckning
Varför behöver du ett AML-frågeformulär?
De flesta böter från FIU är inte relaterade till penningtvätt. De är relaterade till formella brister — saknade interna policyer, genomförd kundidentifiering, otillräcklig arkivering. Det är exakt de problem som kan förebyggas med regelbundna självrevisioner.
AML-frågeformuläret fungerar som ditt interna kontrollverktyg. Svara på varje fråga ärligt, och för varje "nej" noterar du vad som behöver åtgärdas. Målet är att ha "ja" på alla 14 frågor.
Financial Intelligence Unit (FIU) bedömer inte bara om dokument finns, utan även deras kvalitet och aktualitet. En intern AML-policy skriven för tre år sedan och aldrig uppdaterad kan anses otillräcklig även om den fysiskt existerar. På samma sätt är identifieringsposter utan bevis på sanktionslista-screening eller PEP-registerkontroller oacceptabla för FIU.
Vad inspekterar FIU oftast?
Baserat på offentligt tillgängliga FIU-beslut är de oftast inspekterade områdena:
- Existens och aktualitet för interna policyer (SVZ) — den vanligaste orsaken till böter
- Kundidentifiering (KYC) — måste kunna dokumenteras
- Kundomfattande kontroll (CDD) — bedömning av syftet och källan till medel
- Screening mot sanktionslistor och PEP-register
- Journalhantering — arkivering i lagstadgade 10 år
Om du ligger efter inom något av dessa områden är det en direkt risk för böter.
FIU-inspektörer anländer förberedda — de har tillgång till offentliga register, handelsregistret och beneficierägareregistret. Om dina interna poster inte matchar offentligt tillgängliga data är det ett omedelbar utlösare för en djupare utredning. Det är därför väsentligt att inte bara genomföra kundidentifiering, utan att korrekt registrera resultatet av beneficiärägarkontroll och screeningresultat.
14 kontrollfrågor i AML-frågeformuläret
Gå igenom varje fråga. Om du svarar "ja" är du bra. Om "nej" eller "jag vet inte" — det är ett område för förbättring.
📋 Dokumentation
- Har du ett aktuellt, uppdaterat internt policydokument (SVZ)?
- Innehåller din SVZ en riskbedömning som är specifik för din bransch?
- Har du meddelat FIU om din kontaktperson för löpande kommunikation inom 30 dagar från att du blev ansvarig enhet (i enlighet med AML-lagen)?
- Har du utsett en ansvarig person och meddelat FIU om din kontaktperson?
🔍 Kundidentifiering och kontroll
- Genomför du identifiering (KYC) för varje kund före påbörjande av affärsförhållande?
- Fastställer du den ultimata beneficieägaren (UBO) för juridiska personer?
- Bedömer du syftet med transaktionen och källan till kundens medel (CDD)?
- Genomför du utökad identifiering och kundomfattande kontroll (avsnitt 9a) för högriskkundkunder?
🛡️ Screening och övervakning
- Screnar du kunder mot EU:s och FN:s sanktionslistor (lag nr 69/2006 saml.)?
- Kontrollerar du om kunden är en politiskt exponerad person (PEP)?
- Övervakar du kontinuerligt affärsförhållandena och uppdaterar riskbedömningar?
📁 Arkivering och rapportering
- Arkiverar du all AML-dokumentation i 10 år?
- Vet du hur och när du skickar in en rapport om misstänkt transaktion (OPO) till FIU?
- Utbildar du dina anställda och personer i jämförbar ställning om AML minst en gång per år?
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Hur utvärderar du resultaten?
Räkna hur många frågor du svarade "ja" på:
- 14/14 — Utmärkt. Du är redo för en FIU-inspektion. Behåll detta tillstånd.
- 10–12 — Bra, men du har luckor. Fokusera på de saknade områdena så snart som möjligt.
- 7–9 — Riskabelt. Vi rekommenderar att du brådskande fyller i de saknade åtgärderna.
- Mindre än 7 — Kritisk. Du löper en hög risk för böter. Agera omedelbar.
Vad gör du när du hittar luckor?
Om du identifierar luckor när du arbetar igenom checklistan, panikera inte. FIU tar hänsyn till om en skyddad enhet aktivt arbetar för att åtgärda brister. Nyckeln är att dokumentera bristerna, sätta en deadline för åtgärder och registrera handlingsplanen. Inaktivitet är värre än ofullkomlighet.
De vanligaste åtgärdsstegen är: uppdatering av den interna AML-policyn, ifyllning av saknade identifieringsposter, retroaktiv screening av befintliga klienter och personalutbildning. Alla dessa steg kan slutföras inom AML PROOF utan behov av att anlita en extern konsult.
Vanligaste misstaken under FIU-inspektioner
Från praktiken vet vi att företag oftast misslyckas inom dessa områden:
- Saknade eller föråldrade SVZ — den vanligaste orsaken till böter, ofta hundratusentals CZK
- Formell identifiering utan verkliga kontroller — en kopia av ett ID är inte tillräckligt, du måste bedöma risken
- Ingen screening mot sanktionslistor — ofta försummad av mindre företag
FIU kontrollerar inte bara om dokument finns. Det utvärderar om de är aktuella, relevanta och om du faktiskt arbetar med dem.
Var särskilt uppmärksam på klienter med högriskprofil — politiskt exponerade personer (PEPs) och klienter från högriskjurisdiktioner. Det är just dessa klienter som FIU oftast hittar otillräcklig dokumentation för angående ursprunget till tillgångar och fondkällor. Utökad identifiering och kundkännedom för sådana klienter är inte valfritt — det är en lagstadgad skyldighet enligt AML-lagen.
Ett annat vanligt problem är tipping-off — eller snarare brott mot förbudet mot tipping-off. Avsnitt 38 i lagen förbjuder att informera en klient eller tredje part om att en rapport om misstänkt transaktion har lämnats in eller att en utredning pågår. Brott mot denna skyldighet kan resultera i böter upp till 1 000 000 CZK och kan i extrema fall äventyra konfiskering av kriminella intäkter.
Hur hjälper AML PROOF med inspektionsförberedelser?
AML PROOF täcker alla 14 områden från vår enkät i ett verktyg:
- Genererar automatiskt SVZ och riskbedömning anpassad till din bransch
- Utför klientidentifiering och fastställer den verkliga ägaren
- Ansluten till EU-, FN-sanktionslistor och PEP-register — screening i realtid
- Tilldelar ett riskpoäng till varje klient och transaktion
- Arkiverar all dokumentation på ett ställe under den lagstadgade perioden
Resultatet? När FIU-inspektionen kommer är allt förberett och spårbart.
Genom att automatisera efterlevnadsuppgifter eliminerar du mänskliga fel — den vanligaste orsaken till FIU-böter. Systemet varnar dig om kommande dokumentförfall, klienter som inte har verifierats på nytt inom den lagstadgade perioden, eller avvikelser i registret för verkliga ägare. Allt registreras med tidsstämpel och digital signatur — exakt som FIU kräver.
Sammanfattning
En AML-enkät är ingen engångsuppgift. Vi rekommenderar att gå igenom den minst en gång var sjätte månad och alltid när du ändrar din affärsmodell, lägger till en ny typ av klient, eller när lagstiftningen ändras. Förebyggande är alltid billigare än en böter.
Vill du ha din dokumentation klar för en FIU-inspektion? Starta AML PROOF och håll alla dina skyldigheter under kontroll.