Ansvarig enhet – steg för steg

Vem är en ansvarig enhet?

En ansvarig enhet enligt AML-lagen är varje subjekt som definieras i de relevanta bestämmelserna. För bättre orientering kan vi dela ansvariga enheter i tre grundläggande grupper:

Finansiell sektor

Denna kategori omfattar kredit- och finansinstitutioner enligt AML-lagen, inklusive utländska enheter som verkar i Tjeckien. En viktig egenskap för finanssektorn är att AML-lagen för kreditinstitutioner gäller för alla deras affärsverksamheter.

Icke-finansiell sektor

Denna grupp omfattar elva kategorier av ansvariga enheter som definieras i AML-lagen. Dessa inkluderar till exempel fastighetsmäklare, konsthandlare, advokater, notarier eller leverantörer av tjänster relaterade till företagsbildning. För dessa enheter gäller AML-lagen endast den specifika delen av deras affärsverksamhet som faller inom de definierade kategorierna.

Andra enheter

Detta inkluderar alla företagare som genomför en kontanttransaktion som överstiger 10 000 EUR och icke-kommersiella juridiska enheter som utför aktiviteter som faller inom den finansiella eller icke-finansiell sektorn eller genomför kontanttransaktioner över denna gräns.

Det gemensamma draget för alla dessa grupper – med vissa undantag – är affärsverksamhet. Detta omfattar även aktiviteter som genomförts på liknande sätt, såsom utövning av juridik.

Sex nyckelsteg för AML-efterlevnad

Om du har bestämt att du kommer att bli en ansvarig enhet enligt AML-lagen rekommenderar vi att du går igenom följande steg. Varje steg innehåller nyckelfrågor som du bör kunna svara på.

1. Förtydligande av din roll som ansvarig enhet

Är jag verkligen en ansvarig enhet enligt AML-lagen?

Svaret beror på vilken typ av enhet och affärsområde du verkar inom. Granska noggrant de relevanta bestämmelserna i AML-lagen och identifiera vilken kategori du tillhör.

Utför jag denna aktivitet som föremål för min verksamhet?

Svaret bör nästan alltid vara ja. Endast för vissa enheter är situationen annorlunda.

För finansinstitutioner: Är min affärsverksamhet en huvudsaklig eller biverksamhet?

Om det är en biverksamhet och alla lagstadgade villkor är uppfyllda, kan du ansöka till FIU om undantag. Ett exempel kan vara ett hotell som tillhandahåller valutaväxlingstjänster som en biverksamhet för sina gäster.

2. Tillstånd för affärsverksamhet

Krävs registrering eller licensiering för min aktivitet?

Vissa kategorier av ansvariga enheter måste få relevant tillstånd innan de påbörjar sin verksamhet. Till exempel måste icke-banklåneleverantörer ha licens, valutaväxlingsoperatörer behöver tillstånd för verksamhet och leverantörer av tjänster till juridiska enheter måste ha registrerad näringsverksamhet.

3. Fastställande av när status som ansvarig enhet börjar

Från när anses jag vara en ansvarig enhet?

Det avgörande tillfället är främst när enheten fick tillstånd för den givna aktiviteten eller uppfyllde registreringskravet. Detta kan till exempel vara beviljandet av en licens för icke-banklåneleverantörer, tillstånd för verksamhet för en valutaväxlingsoperatör eller registrering av näringsverksamhet för leverantörer av tjänster till juridiska enheter.

4. Översikt över AML-skyldigheter

Omfattningen av skyldigheter varierar beroende på vilken typ av ansvarig enhet det är. Grundläggande AML-skyldigheter inkluderar:

• Identifikation av klient (identifieringsbestämmelser)
• Kundanalys (analysbestämmelser)
• Vägran att genomföra en transaktion
• Journalföring
• Rapportering av misstänkta transaktioner
• Uppskjutande av kundanvisningar
• Informationsskyldighet
• Sekretessplikt

Andra viktiga AML-skyldigheter inkluderar:

• Etablering och tillämpning av interna kontroll- och kommunikationsstrategier och procedurer
• Utarbetande av interna policyer och procedurer
• Utarbetande av riskbedömning
• Utnämnande av kontaktperson
• Utnämnande av ansvarig person
• Utbildning enligt tillämplig lagstiftning

AML-lagen tar hänsyn till egenskaperna hos vissa kategorier av ansvariga enheter. Modifierade regimer gäller till exempel för:

• Enheter övervakade av CNB – förutom standardskyldigheter kan krav enligt AML-lagen också gälla, och de måste följa AML-förordningen
• Revisorer, domstolsexekutörer och skattehandledare – omfattningen av AML-skyldigheter anges i tillämplig lagstiftning
• Advokater och notarier – omfattningen av AML-skyldigheter anges i tillämplig lagstiftning
• Yrkeskamrar – skyldighet att utarbeta metodologi och riskbedömning enligt tillämplig lagstiftning

5. Översikt över erforderliga resurser

Det finns inget universellt svar på denna fråga – det beror på vilken typ och karaktär din organisation har. För att på rätt sätt uppfylla AML-krav bör du säkerställa:

• Kvalificerad personalresurser – anställda och personer i jämförbar position med lämplig kunskap om AML-frågor
• Teknisk utrustning – system för kundidentifikation och journalföring
• Tekniska verktyg – programvara för screening, transaktionsövervakning och rapportering
• Utbildningsprogram – regelbunden utbildning för anställda och personer i motsvarande ställning

6. Korrekt och punktlig uppfyllelse av skyldigheter

AML-skyldigheter har olika tidskrav:

Omedelbar uppfyllelse

Rapportering av en misstänkt transaktion till FIU måste göras utan onödig dröjsmål efter dess upptäckt.

Engångsuppfyllelse med deadline

Till exempel måste anmälan av kontaktperson till FIU eller inlämning av interna riktlinjer inklusive riskvärdering slutföras inom 60 dagar från det datum då enheten blev en skyldighet. Ändringar av dessa dokument måste då anmälas inom 30 dagar.

Löpande uppfyllelse

Vissa skyldigheter kräver löpande uppfyllelse, såsom uppdatering av riskvärderingen eller genomförande av kundöversikter inom en pågående affärsrelation.

Korrekt uppfyllelse av skyldigheter innebär inte bara att möta deadlines, utan också det erforderliga omfånget och formen. Se till att du har processer på plats för att möjliggöra snabb och högkvalitativ uppfyllelse av alla AML-krav.

Slutsats

Alla ansvariga enheter är en integrerad del av systemet för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i Tjeckien. Efterlevnad av AML-skyldigheter är inte bara ett juridiskt krav, utan ett viktigt bidrag till skyddet av det finansiella systemet och samhället som helhet.

Om du blir en skyldighet är det avgörande att systematiskt gå igenom alla ovanstående steg och se till att din organisation har processer, resurser och dokumentation redo för korrekt uppfyllelse av AML-krav. Om något är oklart, tveka inte att konsultera experter eller kontakta Finansanalyskontoret direkt.