Indice dei contenuti
- Cos'è un questionario AML e perché la legge non utilizza questo termine
- Cosa deve contenere il questionario per una persona fisica
- Cosa deve essere incluso inoltre per una persona giuridica
- Fonte dei fondi: cosa chiedere e come documentarla
- Errori più comuni nei questionari AML
- Specifiche per agenzie immobiliari e commercialisti
- Domande frequenti
Cos'è un questionario AML e perché la legge non utilizza questo termine
La legge AML, su determinate misure contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo (Legge AML), non utilizza il termine "questionario". Impone due obblighi principali ai soggetti obbligati: identificazione del cliente e dovuta diligenza del cliente. Un questionario AML è uno strumento pratico attraverso il quale un soggetto obbligato adempie a questi obblighi e — altrettanto importante — li documenta in modo dimostrabile.
Il primo punto essenziale segue: la FIU non ha rilasciato alcun modello ufficiale di questionario AML. Non esiste un modulo che puoi semplicemente scaricare, compilare e considerare risolto. Il contenuto del questionario deve corrispondere all'ambito degli obblighi imposti sulla tua attività specifica — e al livello di rischio del particolare cliente e transazione secondo la legge AML.
Quando hai bisogno di un questionario? Devi identificare il cliente al più tardi quando diventa chiaro che il valore della transazione supererà EUR 1.000, e sempre quando viene stabilito un rapporto commerciale o in caso di transazione sospetta (articoli 7(1) e (2) della Legge AML). La dovuta diligenza del cliente deve essere eseguita, tra gli altri casi, sempre prima di una singola transazione di EUR 15.000 o superiore e quando viene stabilito un rapporto commerciale (articolo 9(1) della Legge AML).
Tutto ciò che apprendi attraverso il questionario deve essere conservato per 10 anni dalla fine del rapporto commerciale o dalla data della transazione (articolo 16(2) della Legge AML). Per una panoramica dettagliata di tutti gli obblighi, consulta la nostra guida completa della Legge AML 2026.
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Cosa deve contenere il questionario per una persona fisica
La base consiste in dati di identificazione secondo l'articolo 5(1)(a) della Legge AML:
- tutti i nomi e cognomi
- numero di identificazione personale (o data di nascita e sesso se non assegnato)
- luogo di nascita
- residenza permanente o altra residenza
- nazionalità
- numero del documento di identità e tipo, stato emittente o autorità, e periodo di validità
Per una persona fisica che esercita un'attività autonoma, anche il nome dell'azienda, un addendum distintivo, la sede registrata e il numero di identificazione dell'azienda.
Registri i dati e li verifichi dal documento di identità — inclusa la verifica che l'aspetto del cliente corrisponda alla fotografia nel documento (articolo 8(2)(a) della Legge AML). Il questionario dovrebbe quindi includere anche la conferma che il documento è valido e che la verifica ha avuto luogo.
Dichiarazione se il cliente agisce per conto proprio
Se un'altra persona agisce per conto del cliente, deve fornire una prova dell'autorità di agire e il soggetto obbligato deve verificarne l'ambito (articolo 8(6) della Legge AML). Se sospetti che il cliente stia nascondendo il fatto di agire per conto di una terza parte, devi richiedere documentazione di supporto (articolo 8(10) della Legge AML).
Dichiarazione di persona politicamente esposta
Come parte dell'identificazione, il soggetto obbligato deve determinare e registrare se il cliente, la persona che agisce per loro o il loro beneficiario effettivo è una persona politicamente esposta (PEP) o una persona soggetta a sanzioni internazionali applicate dalla Repubblica Ceca (articolo 8(8) della Legge AML). Una dichiarazione del cliente è un modo standard per ottenere queste informazioni — ma non ti esonera dall'obbligo di verificarla rispetto agli elenchi disponibili.
Scopo e natura prevista della transazione
Lo scopo e la natura prevista della transazione o del rapporto commerciale (articolo 9(2)(a) della Legge AML). La domanda "perché il cliente sta richiedendo questo servizio" non è una formalità — senza di essa non puoi successivamente valutare se una transazione specifica corrisponde a quello che sai del cliente.
Cosa deve essere incluso inoltre per una persona giuridica
Per una persona giuridica, il questionario copre tutto quanto sopra (la persona fisica che agisce per il cliente è identificata) più:
Dati di identificazione di base della persona giuridica
Ragione sociale o denominazione, sede legale, numero di identificazione aziendale e dati per l'identificazione e la verifica dei membri dell'organo statutario (Sezione 5(1)(b) della Legge AML). Verificate l'esistenza della persona giuridica da un documento proveniente da fonte attendibile, tipicamente un estratto dal registro del commercio (Sezione 8(2)(b) della Legge AML).
Beneficiario effettivo
Determinatene l'identità e adottate misure per verificarla da fonti attendibili. Se il cliente è soggetto a registrazione nel registro dei beneficiari effettivi secondo the beneficial ownership register legislation, dovete sempre verificare il beneficiario effettivo da quel registro e da almeno un'altra fonte secondo la legge AML. Determinate inoltre se il beneficiario effettivo è una PEP o una persona sanzionata.
Struttura di proprietà e controllo
Per una persona giuridica o un trust, determinatene l'intera struttura e se coinvolge una persona soggetta a sanzioni internazionali applicate dalla Repubblica Ceca (Sezione 9(2)(c) della Legge AML).
Natura dell'attività del cliente
Secondo la Linea Guida Metodologica FIU n. 9 sulla due diligence del cliente, nei casi ad alto rischio non dovete accontentarvi di una descrizione generica come "all'ingrosso". Dovreste comprendere che tipo di attività si tratta, a quale volume opera e quali sono i clienti tipici del cliente — e da questo dedurre quali transazioni ci si possono aspettare. La mancanza o la raccolta formale di informazioni sulla natura dell'attività sono tra i risultati più comuni durante le ispezioni.
Fonte dei fondi: cosa chiedere e come documentarla
La due diligence del cliente include la revisione delle fonti dei fondi o di altri beni coinvolti nella transazione o nella relazione commerciale (Sezione 9(2)(e) della Legge AML). Questo obbligo si applica a ogni revisione della due diligence del cliente — non solo nei casi ad alto rischio.
Il questionario dovrebbe includere una domanda sulla fonte dei fondi. La Linea Guida Metodologica FIU n. 9 offre una guida pratica su quali documenti richiedere in base alla fonte dichiarata:
| Fonte dichiarata | Informazioni aggiuntive | Possibili documenti |
|---|---|---|
| Risparmi dal reddito | livello di reddito in periodi precedenti, datore di lavoro, periodo di risparmio | dichiarazione dei redditi, certificato di reddito, estratto conto bancario |
| Reddito da attività | dettagli dell'attività, attività principale/secondaria | dichiarazione dei redditi, bilancio annuale |
| Distribuzione dei profitti | decisione di distribuzione | bilancio, risoluzione di distribuzione dei profitti |
| Vendita di crediti | importo del corrispettivo, identità del cessionario, data della cessione | accordo di cessione, documenti di esistenza del credito |
| Altra fonte | identificazione e natura del reddito, data di ricezione | documentazione di supporto rilevante |
La profondità della documentazione dipende dal profilo di rischio del cliente (Sezione 9(3) della Legge AML) — per un cliente standard una dichiarazione è sufficiente; per un cliente ad alto rischio richiedete documenti.
Un regime speciale si applica alle persone esposte politicamente: oltre alla fonte dei fondi utilizzati nella transazione, dovete adottare misure appropriate nell'ambito della relazione commerciale per determinare l'origine della ricchezza totale della PEP (Sezione 9(2)(f) della Legge AML). Se non conoscete la fonte dei fondi per una PEP, non dovete procedere con la transazione (Sezione 15(2) della Legge AML).
Errori più comuni nei questionari AML
In pratica — inclusa l'analisi dei moduli effettivamente in uso — le stesse carenze continuano a ripetersi:
- Dichiarazione mancante sull'agire per conto proprio. Il questionario identifica il cliente ma non determina se sta agendo per una terza parte.
- Dichiarazione PEP solo per il rappresentante, non per il cliente. Tipicamente per i lavoratori autonomi: il modulo chiede informazioni sull'esposizione politica dell'agente ma la persona principale non firma una dichiarazione. Il controllo si applica al cliente, alla persona che agisce e al beneficiario effettivo (Sezione 8(8) della Legge antiriciclaggio).
- La validità del documento non è verificata. Il modulo copia il numero della carta d'identità ma non registra il periodo di validità o la conferma che la verifica dal documento ha avuto luogo (Sezione 5(1)(a) e Sezione 8(2) della Legge antiriciclaggio).
- Descrizione generica dell'attività commerciale. "Attività commerciale" o "ingrosso" senza ulteriori dettagli è insufficiente secondo la Linea guida metodologica FIU n. 9 nei casi ad alto rischio.
- Domanda mancante sulla fonte dei fondi. La revisione delle fonti è una parte obbligatoria di ogni revisione della due diligence del cliente (Sezione 9(2)(e) della Legge antiriciclaggio), non un'aggiunta solo per i clienti a rischio.
- Il metodo di identificazione non è registrato. Durante un'ispezione FIU devi dimostrare non solo cosa hai scoperto ma anche come — se l'identificazione ha avuto luogo in presenza fisica (applicabili disposizioni di legge) o attraverso una delle forme di identificazione remota.
Ciascuno di questi errori significa che l'obbligo non è stato chiaramente adempiuto — e questo è esattamente ciò che l'autorità di vigilanza valuta durante un'ispezione. Per ulteriori informazioni su cosa cercano gli ispettori, vedi il nostro articolo Ispezione FIU: cosa cercano gli ispettori.
Specifiche per agenzie immobiliari e commercialisti
Questionario antiriciclaggio per agenzie immobiliari
Un intermediario immobiliare è un soggetto obbligato secondo la Sezione 2 della Legge antiriciclaggio e effettua l'identificazione e la due diligence per le transazioni relative alla mediazione immobiliare. Oltre agli elementi standard, il questionario dovrebbe determinare specificamente lo scopo dell'acquisto o della vendita, la fonte dei fondi per il prezzo di acquisto (risparmi propri rispetto a prestito rispetto ad altra fonte) e, per gli acquirenti aziendali, il beneficiario effettivo. Il finanziamento in contanti o dall'estero è un momento tipico in cui è opportuno richiedere documenti secondo la tabella sopra.
Questionario antiriciclaggio per commercialisti
I commercialisti e i consulenti fiscali stabiliscono relazioni commerciali a lungo termine con i clienti — la due diligence del cliente non è quindi un evento una tantum ma un processo continuo (Sezione 9(2)(d) della Legge antiriciclaggio). Un questionario completato quando si acquisisce un cliente è il punto di partenza; i dati devono essere mantenuti aggiornati e la loro validità verificata nelle transazioni successive (Sezione 8(9) della Legge antiriciclaggio). In pratica, l'aggiornamento del questionario a intervalli regolari derivati dal profilo di rischio del cliente funziona bene.
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Inizia gratuitamenteDomande frequenti
Esiste un modello di questionario antiriciclaggio ufficiale?
No. La FIU non ha emesso alcun modello di questionario vincolante e la legge AML non utilizza il termine "questionario". Ogni soggetto obbligato stabilisce il contenuto in base all'ambito dei suoi obblighi e al profilo di rischio dei clienti (secondo le applicabili disposizioni della legge antiriciclaggio).
Ogni cliente deve completare un questionario?
L'identificazione viene eseguita al più tardi per le transazioni superiori a 1.000 EUR e sempre quando viene stabilito un rapporto commerciale o in caso di transazione sospetta (Sezione 7(1) e (2) della Legge antiriciclaggio). La due diligence del cliente deve essere eseguita, tra gli altri casi, sempre prima di una transazione di importo pari o superiore a 15.000 EUR e quando viene stabilito un rapporto commerciale (Sezione 9(1) della Legge antiriciclaggio). L'ambito delle informazioni raccolte varia in base al livello di rischio.
Per quanto tempo devo conservare un questionario completato?
10 anni dalla fine del rapporto commerciale o dalla data della transazione (Sezione 16(2) della Legge antiriciclaggio).
La firma del cliente è sufficiente o devo verificare i dati?
Una dichiarazione del cliente non è sufficiente. Verifichi i dati di identificazione dal documento d'identità inclusa la corrispondenza dell'aspetto (Sezione 8(2) della Legge antiriciclaggio), il beneficiario effettivo dal registro dei beneficiari effettivi e da un'altra fonte (Sezione 9(2)(b) della Legge antiriciclaggio), e lo stato PEP rispetto agli elenchi disponibili.