Indice dei contenuti
- Perché devi eseguire verifiche PEP — e cosa è in gioco
- Cosa deve coprire una verifica PEP corretta?
- Come eseguire una verifica PEP online gratuita — passo dopo passo
- Come registrare correttamente il risultato dello screening PEP
- Cosa fare se il cliente è un PEP
- Controllo PEP rispetto allo screening delle sanzioni: qual è la differenza?
- Quando un controllo PEP non è sufficiente ed è richiesta la due diligence rafforzata
- Domande frequenti sullo screening PEP
Perché devi eseguire verifiche PEP — e cosa è in gioco
L'obbligo di verificare lo status PEP di un cliente deriva da disposizioni della legge AML. Durante ogni identificazione di un cliente, un soggetto obbligato deve determinare e registrare se il cliente, la persona che agisce per conto del cliente e il beneficiario effettivo del cliente sono persone politicamente esposte (PEP) o persone sanzionate.
Una verifica PEP non è quindi un'opzione aggiuntiva facoltativa. È un obbligo statutario che si applica a tutti i soggetti obbligati, inclusi gli agenti immobiliari, i commercialisti, i consulenti fiscali, gli avvocati, i notai e altri soggetti elencati nella sezione 2 della legge AML.
La mancata verifica dello status PEP è un'infrazione amministrativa secondo la sezione 44 della legge AML, con una multa fino a 10.000.000 di CZK. Durante le ispezioni, l'Ufficio di analisi finanziaria verifica non solo se è stato effettuato lo screening, ma anche se è stato adeguatamente documentato.
Cosa deve coprire una verifica PEP corretta?
Né la legge AML né la Linea guida metodologica FIU n. 7 prescrivono uno strumento specifico. Tuttavia, richiedono una combinazione di metodi e un risultato che possa essere provato. Una dichiarazione scritta del cliente che non è un PEP non è sufficiente da sola.
Principalmente: verifica rispetto all'elenco esaustivo di funzioni
La Linea guida metodologica FIU n. 7, aggiornata al 17 luglio 2024, contiene un elenco chiuso di funzioni pubbliche che stabiliscono lo status PEP nella Repubblica Ceca — dal Presidente della Repubblica ai governatori regionali ai capi delle missioni diplomatiche. La verifica viene eseguita confrontando il nome del cliente con questo elenco.
Inoltre: database PEP globali
Per i clienti stranieri, i soggetti obbligati devono anche verificare i database PEP stranieri che mappano le funzioni pubbliche in altri stati e organizzazioni internazionali.
Sempre: liste di sanzioni
- l'elenco nazionale delle sanzioni ceco (Ministero degli affari esteri)
- l'elenco delle sanzioni dell'UE (CFSP, the international sanctions legislation)
- l'elenco delle sanzioni delle Nazioni Unite
Si raccomanda inoltre di includere lo screening dei media avversi, ossia l'analisi di fonti mediatiche e pubbliche — specialmente per i clienti ad alto rischio.
Nota: Lo status PEP viene verificato non solo all'inizio di una relazione commerciale, ma durante tutta la sua durata. Un cambio nello status del cliente, come l'assunzione di una carica pubblica, deve essere registrato.
Come eseguire una verifica PEP online gratuita — passo dopo passo
AML Basic ti permette di controllare un cliente rispetto alle liste di sanzioni e ai database PEP; i media avversi possono essere controllati separatamente, a scelta — dopo la registrazione, ricevi 3 crediti gratuiti.
- Passaggio 1 — vai su amlbasic.com/pep-check. La pagina si apre direttamente nello strumento di screening del cliente. Dopo la registrazione, ricevi 3 crediti gratuiti e non è richiesta una carta di pagamento.
- Passaggio 2 — inserisci il nome del cliente. Compila il nome e cognome di una persona fisica o il nome di un'azienda. Per nomi stranieri, lo strumento funziona con varianti di traslitterazione e fuzzy matching.
- Passaggio 3 — esegui il controllo. Lo screening richiede circa 30 secondi e copre i database PEP globali, le liste di sanzioni ceca, UE e ONU, e i media avversi.
- Passaggio 4 — scarica il report PDF. Il risultato viene generato come report PDF che riassume le fonti controllate e le eventuali corrispondenze trovate. Il report serve come prova per una possibile ispezione FIU.
Esegui un controllo PEP con crediti gratuiti — risultato in 30 secondi
AML Basic controlla il cliente rispetto agli elenchi delle sanzioni ceco, dell'UE e dell'ONU e ai database PEP; i media avversi possono essere controllati separatamente, a scelta. Rapporto PDF senza registrazione.
Ottieni 3 crediti gratuitiCome registrare correttamente il risultato dello screening PEP
Devi documentare il risultato dello screening PEP in modo da provare, durante un'ispezione FIU, che il controllo ha avuto luogo, quando ha avuto luogo e quale è stato il risultato.
Forme di registrazione accettabili
- un report PDF dello strumento con la data, il nome del cliente, le fonti controllate e il risultato
- uno screenshot della ricerca con la data e il nome controllato visibili
- una voce nel file AML del cliente che faccia riferimento alla data e al metodo di verifica
Devi conservare il record dello screening PEP per 10 anni dopo la fine della relazione commerciale o dopo il completamento di una transazione una tantum (Sezione 16(1) della legge AML).
Importante: Durante un'ispezione, FIU valuta non solo se esiste un record, ma anche se è credibile. Uno screenshot di Google senza timestamp o una dichiarazione generica secondo cui "il cliente ha dichiarato di non essere un PEP" non soddisfa l'obbligo statutario.
Cosa fare se il cliente è un PEP
Accertare che un cliente è un PEP attiva automaticamente l'identificazione e la due diligence rafforzata del cliente secondo la Sezione 9a della legge AML. Non è sufficiente registrare che il cliente è un PEP — devi adottare misure concrete.
- Verifica la fonte dei fondi utilizzati nella transazione (Sezione 9(2)(e) della legge AML).
- Adotta misure proporzionate per accertare la fonte della ricchezza complessiva del PEP (Sezione 9(2)(f) della legge AML).
- Ottieni l'approvazione dalla persona designata (MLRO) o da un membro dell'organo statutario prima di stabilire o continuare la relazione commerciale (Sezione 9a(3)(d) della legge AML).
- Imposta il monitoraggio continuo della relazione commerciale a un'intensità aumentata.
La Sezione 15(2) della legge AML afferma espressamente che una transazione con un PEP non può essere effettuata se non conosci l'origine dei beni o dei fondi utilizzati in quella transazione — anche all'interno di una relazione commerciale esistente.
Controllo PEP rispetto allo screening delle sanzioni: qual è la differenza?
Questi due controlli vengono spesso confusi nella pratica, ma sono obblighi separati con basi legali separate.
| Screening PEP | Screening delle sanzioni | |
|---|---|---|
| Cosa verifica | Se il cliente ricopre o ha ricoperto una funzione pubblica | Se il cliente è inserito in una lista di sanzioni |
| Base legale | Sezioni 4(5) e 8(8) della legge AML | The international sanctions legislation sull'attuazione delle sanzioni internazionali |
| Effetto di una corrispondenza positiva | Due diligence rafforzata (Sezione 9a della legge AML) | Divieto immediato della transazione e obbligo di rinvio (Sezione 20 della legge AML) |
| Come viene controllato | Database PEP più indagine propria | Liste di sanzioni ceca, UE e ONU |
| Durata | Lo stato di PEP continua dopo aver lasciato l'incarico in base alla valutazione del rischio individuale | Le sanzioni si applicano fino a quando la persona non viene rimossa dall'elenco |
La conclusione pratica è semplice: controllare solo gli elenchi delle sanzioni non è sufficiente. Controllare solo lo stato di PEP senza screening delle sanzioni non è sufficiente nemmeno. La legge richiede entrambi — e AML Basic esegue entrambi i controlli in un unico rapporto.
Quando un controllo PEP non è sufficiente ed è richiesta la due diligence rafforzata
Un controllo PEP è il punto di partenza, ma per clienti a rischio più elevato o in determinate situazioni la legge richiede molto di più.
Quando un controllo PEP attiva l'EDD
- il cliente è un PEP diretto secondo l'elenco esaustivo nella Linea Guida Metodologica FIU n. 7
- il cliente è un PEP derivato secondo la Sezione 4(5)(b) della Legge AML — una persona stretta, partner commerciale o proprietario effettivo della stessa entità legale di un PEP
- il proprietario effettivo dell'entità cliente è un PEP (Sezione 54(8) della Legge AML)
Quando il risultato dello screening da solo non è ancora sufficiente
- una corrispondenza parziale — il nome è simile ma l'identità non è chiaramente confermata; la decisione deve essere documentata e, se rimangono dubbi, la EDD dovrebbe essere applicata
- il cliente proviene da una giurisdizione con alto rischio di corruzione; anche senza un colpo diretto al PEP, è appropriata una maggiore cautela e uno screening rafforzato
In questi casi, passare dallo screening autonomo a un sistema AML completo. AML PROOF collega il risultato dello screening PEP con un flusso di lavoro EDD e supporta l'approvazione da parte della persona designata (MLRO) in conformità alla Sezione 9a(3)(d) della Legge AML.
Dall'esame PEP alla gestione completa dei clienti AML — senza cambiare sistemi
AML Basic copre lo screening. AML PROOF aggiunge identificazione del cliente, valutazione del rischio, flusso di lavoro EDD, archiviazione di 10 anni e formazione — collegati in un unico sistema.
Scopri di più su AML PROOFDomande frequenti sullo screening PEP
Devo eseguire un controllo PEP per ogni cliente o solo per clienti selezionati?
Per ogni cliente durante ogni identificazione. La legge non crea un'eccezione per i clienti che sembrano a basso rischio. Il dovere si applica alle persone fisiche, alle persone che agiscono per conto di un cliente e ai proprietari effettivi di entità legali. La frequenza dei controlli ripetuti dipende dal profilo di rischio del cliente e dalla durata del rapporto commerciale.
È sufficiente se il cliente firma una dichiarazione che non è un PEP?
No. Di per sé, non è sufficiente. La Linea Guida Metodologica FIU n. 7 afferma che fare affidamento esclusivamente sulla dichiarazione del cliente è insufficiente. La dichiarazione può essere un punto di partenza, ma deve essere combinata con la tua propria verifica rispetto all'elenco delle funzioni o con uno strumento specializzato.
Quanto dura lo stato di PEP dopo aver lasciato l'incarico?
La Legge AML non fissa un periodo fisso. Lo stato di PEP continua dopo aver lasciato l'incarico, e la sua durata dipende dalla valutazione del rischio del cliente specifico. Per i PEP ad alto rischio, una maggiore cautela può essere appropriata per molti anni dopo aver lasciato l'incarico.
Se il cliente è un PEP a basso rischio, ho bisogno delle stesse misure che per un PEP ad alto rischio?
No. La legge consente che la profondità delle misure rispecchi il profilo di rischio del PEP. Per un PEP a basso rischio, una dichiarazione può essere sufficiente per stabilire la fonte di ricchezza; per un PEP ad alto rischio, possono essere necessarie fonti aggiuntive. Il dovere di stabilire la fonte di ricchezza non può essere omesso per nessun PEP.
Devo conservare il rapporto PDF dallo screening PEP?
Sì. La Sezione 16(1) della Legge AML richiede che i registri dell'identificazione e della due diligence del cliente siano conservati per 10 anni dopo la fine del rapporto commerciale. Un rapporto PDF è una forma accettabile di prova che lo screening è stato eseguito.
E se lo strumento restituisce una corrispondenza parziale e il cliente potrebbe essere un PEP?
Una corrispondenza parziale significa che il nome del cliente si sovrappone con una persona in un database PEP, ma l'identità non è chiaramente confermata. Devi confrontare dati identificativi aggiuntivi, come data di nascita, nazionalità o funzione, e documentare la decisione. Se i dubbi non possono essere risolti, procedi come con una corrispondenza positiva.