Inhoudsopgave
Hoe vaak moet AML-training plaatsvinden?
De wet is hierover ondubbelzinnig. Onder de bepalingen van de AML-wet moet een meldingsplichtige entiteit ervoor zorgen dat medewerkersopleiden minstens eenmaal binnen elke 12 kalendermananden. Dit is geen aanbeveling — het is een wettelijke verplichting, waarvan niet-naleving een administratieve inbreuk vormt.
De minimumfrequentie is dus eenmaal per jaar. U mag vaker trainen — en in bepaalde situaties beveelt de wet dit expliciet aan (zie hieronder).
Een nieuwe werknemer is een speciaal geval. Als iemand wordt aangesteld in een functie waar hij/zij met een verdachte transactie kan worden geconfronteerd, moet hij/zij worden opgeleid voordat hij/zij dat werk begint — het is niet voldoende om op de volgende geplande cyclus te wachten.
Wie precies moet worden opgeleid?
De wet dekt niet 'alle werknemers' als algemene regel — maar ieder persoon die in de loop van hun werk met een verdachte transactie kan worden geconfronteerd. In de praktijk betekent dit voor de meeste meldingsplichtige entiteiten iedereen die contact heeft met klanten of hun transacties verwerkt.
Besteed aandacht aan een minder voor de hand liggende groep: training is ook van toepassing op personen die op andere wijze dan onder een standaard arbeidsovereenkomst aan de activiteiten van de meldingsplichtige entiteit deelnemen — d.w.z. personen die onder werkagreeementen, activiteitsagreeementen, externe aannemers of zelfstandigen werken — als zij in hun werk met verdachte transacties kunnen worden geconfronteerd (bepalingen van de AML-wet).
Met andere woorden: een extern ingehuurd makelaar of freelance accountant die uw klanten afhandelt, moet op dezelfde manier worden opgeleid als een fulltime medewerker.
Taalbarrières zijn geen excuus. De FIU stelt expliciet dat een taalbarrière niet kan rechtvaardigen dat een werknemer niet wordt opgeleid — de meldingsplichtige entiteit moet ervoor zorgen dat de training in een taal wordt gegeven die de werknemers begrijpen.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Wat moet AML-training beslaan?
Bepaalde artikelen van de AML-wet stellen de verplichte minimuminhoud vast:
- typologieën en indicatoren van verdachte transacties
- vereisten van de meldingsplichtige entiteit voor het uitvoeren van cliëntidentificatie en due diligence (bepaalde artikelen)
- procedures voor het identificeren van risicofactoren van cliënten
- procedures bij detectie van een verdachte transactie — inclusief meldingsverplichtingen
De wet vereist verder dat de meldingsplichtige entiteit de trainingsinhoud voortdurend aanvult en bijwerkt. Dit betekent dat dezelfde training niet jaar na jaar kan worden herhaald zonder rekening te houden met wijzigingen in de wetgeving of interne praktijk.
FIU Methodologische Richtlijn nr. 6 verduidelijkt dat de training zonder twijfel de inhoud van het interne controlesysteem (SVZ) en de risicobeoordeling van de entiteit moet beslaan — inclusief hoe werknemers deze in de praktijk moeten toepassen.
Wanneer trainingen buiten de normale cyclus geven?
De wettelijke jaarlijkse frequentie is het minimum. FIU Methodologische Richtlijn nr. 6 beveelt aan trainingen buiten de normale cyclus in twee situaties uit te voeren:
Wanneer nieuwe producten, diensten of technologieën worden geïntroduceerd
Elke dergelijke verandering brengt nieuwe risico's met zich mee die werknemers moeten begrijpen. Een typisch voorbeeld: introductie van online cliëntidentificatie of toevoeging van een nieuw type transactie aan de portefeuille.
Wanneer er een aanzienlijke wijziging in AML-regelgeving is of nieuwe FIU-methodologische richtlijnen worden uitgevaardigd
Als de wet of methodologie aanzienlijk verandert, is het onvoldoende om op de volgende jaarlijkse training te wachten. Werknemers moeten de nieuwe regels kennen voordat zij deze in de praktijk gaan toepassen.
In beide gevallen moeten de wijzigingen gelijktijdig worden weerspiegeld in updates van het interne controlesysteem en de risicobeoordeling.
Hoe trainingsgegevens bijhouden en hoe lang?
De meldingsplichtige entiteit moet aantekeningen van aanwezigheid en trainingsinhoud minstens 5 jaar vanaf de trainingsdatum bewaren (bepalingen van de AML-wet).
De wet schrijft geen specifiek formaat voor — het staat zowel elektronische aantekeningen (bijv. e-learning-output) als origineel ondertekende aanwezigheidslijsten toe. De belangrijkste vereiste is dat aantekeningen aantoonbaar moeten bewijzen:
- wie de training volgde (naam, functie)
- wanneer de training plaatsvond (datum)
- welke onderwerpen de training behandelde
Dit is precies waar problemen zich het vaakst voordoen bij FIU-inspecties. De meldingsplichtige entiteit voerde training uit maar heeft geen documentatie — geen ondertekende aanwezigheidslijst, geen elektronisch register. De FIU kan dan niet verifiëren dat de verplichting werd nagekomen, en dit zelf vormt een bevinding. Het verbinden van training met de FIU-voorbereiding checklist en andere AML-workflows in een enkel systeem vereenvoudigt het archiveren en traceren van gegevens aanzienlijk.
Wat zijn de sancties voor niet-naleving?
Het niet waarborgen van werknemerstraining is een administratief vergrijp onder bepalingen van de AML-wet. De boete voor het niet geven van training kan oplopen tot CZK 5.000.000. In geval van herhaling of ernstige schendingen kan de boete oplopen tot het dubbele van het onwettig verkregen voordeel of CZK 30.000.000 — wat hoger is.
In de praktijk behandelt de FIU training als een afzonderlijk auditgebied tijdens inspecties — het wil aantekeningen van aanwezigheid, trainingsinhoud en de leveringsmethode zien. Ontbrekende of verouderde documentatie is een van de meest voorkomende bevindingen bij inspecties van de niet-financiële sector.
Belangrijk: de boete is niet alleen van toepassing als training nooit heeft plaatsgevonden. Het is ook van toepassing als training is gegeven maar de meldingsplichtige entiteit dit niet kan bewijzen.
Voldoe aan de trainingsvoorschriften en heb bewijs — certificaat, archief, dashboard
AML PROOF archiveert certificaten gedurende 10 jaar (de wet vereist 5 — wij gaan verder). Elk certificaat bevat de naam, rol, score van alle 4 modules, uitgiftedatum en vervaldatum. Open tijdens een FIU-inspectie het dashboard en presenteer het volledige teamgegevens in 30 seconden.
Veelgestelde vragen over AML-training
Hoe vaak moeten werknemers AML-training volgen?
Onder bepalingen van de AML-wet moet de meldingsplichtige entiteit training minstens eenmaal binnen elke 12 kalendermananden waarborgen. Een nieuwe werknemer moet worden getraind voordat hij/zij begint met werk in een functie waar hij/zij een verdachte transactie kan tegenkomen.
Moeten externe contractanten met tijdelijke overeenkomsten ook worden getraind?
Ja. Artikel 23(2) stelt expliciet dat training van toepassing is op personen die buiten een standaard arbeidsovereenkomst aan de activiteiten van de meldingsplichtige entiteit deelnemen — als zij in hun werk verdachte transacties kunnen tegenkomen. Een extern ingehuurde makelaar of accountant moet op dezelfde manier worden getraind als een fulltimewerknemер.
Hoe lang moeten trainingsgegevens worden bewaard?
Minstens 5 jaar vanaf de trainingsdatum. Aantekeningen moeten aantoonbaar bewijzen wie is getraind, wanneer en in welke mate.
Wat gebeurt er als training niet is gegeven of ik heb geen aantekeningen?
Het niet nakomen van de trainingsplicht is een administratief vergrijp onder bepalingen van de AML-wet. De boete kan oplopen tot CZK 5.000.000. In geval van herhaling of ernstige schendingen kan de boete oplopen tot het dubbele van het onwettig verkregen voordeel of CZK 30.000.000 — wat hoger is. Even riskant is de situatie waarin training is gegeven maar de meldingsplichtige entiteit dit niet kan bewijzen — de FIU vereist aantoonbare aantekeningen.