AML questionnaire template: what it must contain and how to complete it correctly

What is an AML questionnaire and why the law does not use that term

Ustawa AML nie używa terminu "kwestionariusz". Nakłada na podmioty obowiązane dwa kluczowe obowiązki: identyfikację klienta (przepisy dotyczące identyfikacji) i badanie należytej staranności wobec klienta (przepisy dotyczące badania). Kwestionariusz AML jest praktycznym narzędziem, za pomocą którego podmiot obowiązany wypełnia te obowiązki i — równie ważne — dokumentuje je w sposób wykazalny.

Pierwszy punkt zasadniczy: FIU nie wydał żadnego oficjalnego szablonu kwestionariusza AML. Nie ma formularza, który można po prostu pobrać, wypełnić i uznać za gotowy. Zawartość kwestionariusza musi odpowiadać zakresowi obowiązków nałożonych na Twoją konkretną działalność — oraz poziomowi ryzyka konkretnego klienta i transakcji (przepisy dotyczące badania klienta).

When do you need a questionnaire? You must identify the client at the latest when it becomes clear that the transaction value will exceed EUR 1,000, and always when a business relationship is established or in the case of a suspicious transaction (Section 7(1) and (2) of the AML Act). Client due diligence must be performed, among other cases, always before a single transaction worth EUR 15,000 or more and when a business relationship is established (Section 9(1) of the AML Act).

Everything you learn through the questionnaire must be retained for 10 years from the end of the business relationship or from the date of the transaction (Section 16(2) of the AML Act). For a detailed overview of all obligations, see our comprehensive AML Act guide 2026.

What the questionnaire must contain for an individual

The foundation consists of identification data under Section 5(1)(a) of the AML Act:

For a self-employed individual, also the business name, distinguishing addendum, registered office and company ID.

You record the data and verify them from the identity document — including verifying that the client's appearance matches the photograph in the document (Section 8(2)(a) of the AML Act). The questionnaire should therefore also include confirmation that the document is valid and that verification took place.

Declaration whether the client acts on their own behalf

If another person acts for the client, they must provide proof of authority to act and the obliged entity must verify its scope (Section 8(6) of the AML Act). If you suspect the client is concealing acting for a third party, you must request supporting documentation (Section 8(10) of the AML Act).

Politically exposed person declaration

As part of identification, the obliged entity must determine and record whether the client, the person acting for them or their beneficial owner is a politically exposed person (PEP) or a person subject to international sanctions applied by the Czech Republic (Section 8(8) of the AML Act). A client declaration is a standard way to obtain this information — but it does not relieve you of the obligation to verify it against available lists.

Purpose and intended nature of the transaction

The purpose and intended nature of the transaction or business relationship (Section 9(2)(a) of the AML Act). The question "why is the client requesting this service" is not a formality — without it you cannot later assess whether a specific transaction matches what you know about the client.

Co musí být dodatečně zahrnuto pro právnickou osobu

U právnické osoby dotazník pokrývá vše výše uvedené (je identifikována fyzická osoba jednající pro klienta) plus:

Základní identifikační údaje právnické osoby

Nazwa handlowa lub oznaczenie, siedziba, numer identyfikacyjny i dane do identyfikacji i weryfikacji członków organu zarządzającego (przepisy ustawy AML dotyczące identyfikacji). Istnienie osoby prawnej sprawdzisz z dokumentu z wiarygodnego źródła, typowo z wyciągu z rejestru handlowego (przepisy ustawy AML dotyczące identyfikacji).

Skutečný majitel

Określisz ich tożsamość i podejmiesz kroki w celu jej weryfikacji z wiarygodnych źródeł. Jeśli klient jest obowiązany do rejestracji w rejestrze beneficjentów rzeczywistych, musisz zawsze zweryfikować beneficjenta rzeczywistego z tego rejestru i co najmniej z jednego innego źródła (przepisy ustawy AML dotyczące badania). Ponadto określisz, czy beneficjent rzeczywisty jest osobą narażoną politycznie lub osobą objętą sankcjami.

Struktura vlastnictví a kontroly

W przypadku osoby prawnej lub funduszu powierniczego określisz całą strukturę i czy mamy do czynienia z osobą podlegającą międzynarodowym sankcjom stosowanym przez Polskę (przepisy ustawy AML dotyczące badania).

Povaha podnikání klienta

Podle Metodického návodu FIU č. 9 k due diligence klienta si v případech vyššího rizika nemůžete vystačit s obecným popisem, jako je "prodej v en gros". Měli byste porozumět tomu, o jakou činnost se jedná, v jakém rozsahu operuje a kdo jsou typickými zákazníky klienta — a z toho usuzovat, jaké transakce lze očekávat. Chybějící nebo formální sběr informací o povaze podnikání patří mezi nejčastěji zjišťovaná zjištění při kontrolách.

Zdroj prostředků: co se ptát a jak to dokumentovat

Badanie należytej staranności klienta obejmuje przegląd źródeł środków lub innego majątku zaangażowanego w transakcję lub relację biznesową (przepisy ustawy AML dotyczące badania). Obowiązek ten dotyczy każdego przeglądu badania klienta — nie tylko w przypadkach wyższego ryzyka.

Dotazník by měl obsahovat otázku na zdroj prostředků. Metodický návod FIU č. 9 nabízí praktický návod na to, jaké dokumenty požadovat na základě deklarovaného zdroje:

Nejčastější chyby v dotaznících AML

W praktyce — w tym podczas analizy rzeczywiście używanych formularzy — te same braki pojawiają się systematycznie:

Każdy z tych błędów oznacza, że obowiązek nie został wyraźnie spełniony — i to dokładnie to, co organ nadzorczy ocenia podczas kontroli. Więcej informacji na temat tego, co szukają inspektorzy, znajdziesz w naszym artykule Kontrola FIU: Co szukają inspektorzy.

Specyfika agencji nieruchomości i księgowych

Kwestionariusz AML dla agencji nieruchomości

Pośrednik nieruchomości jest podmiotem zobowiązanym zgodnie z przepisami ustawi AML i przeprowadza identyfikację oraz badanie due diligence dla transakcji związanych z pośrednictwem nieruchomości. Oprócz standardowych elementów, kwestionariusz powinien konkretnie określać cel zakupu lub sprzedaży, źródło środków na cenę zakupu (własne oszczędności vs. pożyczka vs. inne źródło) i, dla nabywców korporacyjnych, rzeczywistego właściciela. Finansowanie gotówką lub ze źródeł zagranicznych to typowy moment, kiedy warto żądać dokumentów zgodnie z tabelą powyżej.

Kwestionariusz AML dla księgowych

Księgowi i doradcy podatkowi nawiązują długoterminowe relacje biznesowe z klientami — badanie due diligence klienta nie jest zatem jednorazowym zdarzeniem, ale procesem ciągłym (przepisy ustawi AML dotyczące monitorowania). Kwestionariusz wypełniony przy przyjęciu klienta jest punktem wyjścia; dane muszą być aktualne, a ich ważność sprawdzana w kolejnych transakcjach (przepisy ustawi AML dotyczące aktualizacji danych). W praktyce dobrze sprawdza się aktualizacja kwestionariusza w regularnych przedziałach czasowych wynikających z profilu ryzyka klienta.

Często zadawane pytania