Table of contents
How FIU Announces an Inspection and What Happens Next
Under the law, FIU has the authority to carry out an inspection without prior notice. In practice, most inspections are announced with some lead time — FIU usually sends written notice of the inspection and sets a date. But not always.
Once an inspector arrives, they identify themselves with an authorization and request access to all AML documentation. The first hour matters: the inspector quickly checks whether the obliged entity has internal policies, identification records and PEP screening records at all. If basic documentation is missing, it is an immediate signal for a deeper inspection.
An obliged entity has the right to have legal counsel present. If you know the inspection date in advance, use that time — an attorney familiar with AML can significantly influence both the course and the outcome of the inspection.
What FIU Inspectors Actually Review
An FIU inspection is not a random look through files. Inspectors follow predefined areas based directly on ustawa AML:
- Internal policies (Section 21) — whether the document exists, is up to date and matches the obliged entity’s risk profile. Internal policies dated 2022 with no record of review will raise questions.
- Risk assessment (Section 21a) — how the obliged entity assesses risks in its client base and transactions. A written methodology must exist.
- Client identification records (Sections 7–8) — completeness and legibility of records. A missing mandatory data point, such as birth number or method of identification, is a concrete deficiency.
- PEP screening and sanctions checks — how the check was performed, the date and the source used. The result alone is not enough — FIU wants to see the process.
- Audit trail (Section 16(1)(e) and (f)) — who performed the check, when and how. Without an audit trail, ongoing monitoring of the business relationship cannot be proven.
- Employee training (Section 23) — records of completed training, dates, content and test results.
- Designated contact person (Section 22a) — written appointment of the person responsible for fulfilling AML Act obligations within the organization.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Why Paper Records May Not Be Enough During an Inspection
The law does not require a digital system. But it does require provability — and that is where a paper-based approach reaches its limits.
Concrete examples of what an FIU inspector may see:
- A paper note saying "PEP: NO" without a date, source or the name of the person who performed the check. From FIU's perspective, such a record may be incomplete — it does not show when, by whom and against which sanctions list the client was checked.
- A sanctions check performed “at the time of signing the contract” without a specific timestamp. Sanctions lists are updated daily — without the exact date, it is difficult to prove that the list used was current at that time.
- Internal policies dated 2022 with no record of review or update. FIU may see this as non-compliance with applicable regulations, which requires internal policies to be kept up to date.
Jak jsme popsali v naší analýze pro epravo.cz, papírová AML má čtyři hlavní slabiny — a inspekce FIU je všechny může odhalit. Przeczytaj pełny artykuł: Digitalizace AML povinností: jak technologie mění plnění povinností pro tisíce povinných osob.
Důležité: nespolehlivý papírový záznam automaticky neznamená pokutu. Záleží na kontextu, rozsahu nedostatku a celkovém posouzení systému. Přesto je dokazatelnost zákonným požadavkem — a papír ji ztěžuje.
Co musí auditní stopa obsahovat podle očekávání FIU
Zákon výslovně nepředepisuje technický formát auditní stopy. Ale klíčové články ustawa AML jasně ukazuje, co musí být sledovatelné:
| Požadovaný datový prvek | Papír | Digitální systém |
|---|---|---|
| Datum a čas kontroly | ruční zápis (nespolehlivý) | automatické časové razítko |
| Identita osoby, která kontrolu provedla | podpis (často nečitelný) | jméno a funkce |
| Použitý seznam sankcí a jeho verze | nespecifikováno | automaticky zaznamenávaný zdroj |
| Výsledek s odůvodněním | "NE" | strukturovaný výstup s odpovídajícími údaji |
| 10letá uchování (čl. 16) | fyzický archiv | cloudové archivování s uchováním |
Tato auditní stopa může být zajištěna automaticky prostřednictvím digitálního AML systému. Viz také náš kontrolní seznam přípravy na inspekci FIU — 14 otázek, které odhalí slabá místa v dokumentaci před příchodem inspektora.
Jak se připravit za jeden den
Pokud víte, že vás čeká inspekce FIU, projděte si tento kontrolní seznam:
- Zkontrolujte datum poslední aktualizace interních politik — mělo by být do posledních 12 měsíců.
- Ověřte, že každý klientský záznam obsahuje datum kontrol PEP a sankcí a použitý zdroj.
- Projděte si záznamy o školení zaměstnanců za posledních 12 měsíců — data, jména a obsah.
- Ujistěte se, že určená kontaktní osoba (čl. 22a) je jmenována písemně a plní povinnosti podle zákona o AML.
- Zkontrolujte, zda posouzení rizika podle čl. 21a odráží vaše aktuální portfolio klientů.
Pokud nelze jednu nebo více položek dokončit během hodiny, je to signál ke změně systému — ne na jednorázovou papírovou opravu před inspekcí.
Často kladené otázky o inspekcích FIU
Může FIU provést inspekci bez předchozího oznámení?
Ano. Podle zákona má FIU pravomoc provádět inspekci bez předchozího oznámení. V praxi jsou inspekce oznámeny předem a písemně, ale neohlášená inspekce je zákonem povolena.
Co se stane, pokud během inspekce FIU nemám auditní stopu?
Bez auditní stopy nemůžete prokázat, kdy, kým a jak byla kontrola klienta provedena. FIU může považovat takovou dokumentaci za nedostatečnou. Pokuty za nedostatečnou klientskou due diligence mohou dosáhnout až 10 000 000 Kč, ale konkrétní výsledek závisí na kontextu a rozsahu nedostatku.
Jak dlouho musím uchovávat AML dokumentaci?
Zgodnie z przepisami ustawy AML, obowiązana osoba musi przechowywać dokumentację i zapisy AML przez co najmniej 10 lat. Okres przechowania dotyczy danych identyfikacyjnych, zapisów weryfikacji klienta oraz zapisów screeningu.
Potřebuji digitální AML systém, nebo je papírová dokumentace dostačující?
Prawo nie wymaga określonej formy. Wymaga jednak możliwości weryfikacji i audytu. W praktyce dokumentacja papierowa jest trudniejsza do obrony podczas kontroli, ponieważ brakuje jej automatycznych znaczników czasu i uporządkowanego szlaku audytu.