Table of contents
Jak często muszą odbywać się szkolenia AML?
Prawo jest w tej sprawie jednoznaczne. Zgodnie z ustawą AML podmiot zobowiązany musi zapewnić pracownikom szkolenie co najmniej raz na każde 12 miesięcy kalendarzowych. To nie jest rekomendacja — to obowiązek ustawowy, którego niezastosowanie się stanowi wykroczenie administracyjne.
Minimalna częstotliwość to zatem raz na rok. Możesz szkolić się częściej — a w niektórych sytuacjach prawo to wyraźnie zaleca (patrz poniżej).
Nowy pracownik to przypadek szczególny. Jeśli ktoś przejdzie na stanowisko, na którym może natknąć się na podejrzaną transakcję, musi być szkolony zanim zacznie wykonywać tę pracę — nie wystarczy czekać na następny zaplanowany cykl.
Kto dokładnie musi być szkolony?
Prawo nie obejmuje "wszystkich pracowników" jako reguły ogólnej — ale każdą osobę, która w toku swojej pracy może natknąć się na podejrzaną transakcję. W praktyce, dla większości podmiotów zobowiązanych oznacza to każdego, kto ma kontakt z klientami lub przetwarza ich transakcje.
Zwróć uwagę na mniej oczywistą grupę: szkolenie dotyczy również osób, które uczestniczą w działalności podmiotu zobowiązanego poza standardową umową o pracę — tzn. pracujących na podstawie umów o dzieło, umów o zadania, wykonawców zewnętrznych lub samozatrudnionych — jeśli mogą napotkać podejrzane transakcje w swojej pracy (zgodnie z przepisami ustawy AML).
Innymi słowy: zewnętrznie zatrudniony agent nieruchomości lub freelancer księgowy, który obsługuje Twoich klientów, musi być szkolony na dokładnie takim samym poziomie co pracownik pełnoetatowy.
Bariery językowe nie są wymówką. FIU wyraźnie stwierdza, że bariera językowa nie może uzasadniać niezrealizowania szkolenia pracownika — podmiot zobowiązany musi zapewnić szkolenie w języku, który pracownik rozumie.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Co musi obejmować szkolenie AML?
Przepisy ustawy AML określają obowiązkową minimalną treść:
- typologie i wskaźniki podejrzanych transakcji
- wymogi podmiotu obowiązanego dotyczące przeprowadzania identyfikacji klienta i due diligence (w zgodzie z ustawa AML)
- procedury identyfikacji czynników ryzyka klienta
- procedury po wykryciu podejrzanej transakcji — w tym obowiązki raportowania
Prawo dalej wymaga, aby podmiot obowiązany stale uzupełniał i aktualizował treść szkolenia. Oznacza to, że to samo szkolenie nie może być powtarzane rok po roku bez uwzględnienia zmian w legislacji lub wewnętrznej praktyce.
Wytyczna metodologiczna FIU nr 6 wyjaśnia, że szkolenie powinno bez wątpienia obejmować treść wewnętrznego systemu kontroli (SVZ) i oceny ryzyka podmiotu — w tym sposób, w jaki pracownicy powinni je stosować w praktyce.
Kiedy przeprowadzać szkolenie poza regularnym cyklem?
Ustawowa roczna częstotliwość jest minimalna. Wytyczna metodologiczna FIU nr 6 rekomenduje przeprowadzanie szkolenia poza regularnym cyklem w dwóch sytuacjach:
Gdy wprowadzane są nowe produkty, usługi lub technologie
Każda taka zmiana niesie ze sobą nowe ryzyka, które pracownicy muszą zrozumieć. Typowy przykład: wprowadzenie zdalnej identyfikacji klienta lub dodanie nowego rodzaju transakcji do portfela.
Gdy następuje istotna zmiana przepisów AML lub wydawane są nowe wytyczne metodologiczne FIU
Jeśli prawo lub metodologia ulegną istotnym zmianom, nie wystarczy czekać na następne roczne szkolenie. Pracownicy muszą znać nowe zasady, zanim zaczną je stosować w praktyce.
W obu przypadkach zmiany powinny być jednocześnie uwzględnione w aktualizacjach wewnętrznego systemu kontroli i oceny ryzyka.
Jak prowadzić dokumentację szkolenia i przez jak długo?
Podmiot obowiązany musi prowadzić dokumentację uczestnictwa i treści szkolenia przez co najmniej 5 lat od daty szkolenia (w zgodzie z ustawa AML).
Prawo nie określa konkretnego formatu — dopuszcza zarówno dokumentację elektroniczną (np. wynik e-learningu) jak i podpisane oryginalne listy obecności. Kluczowym wymogiem jest, aby dokumentacja wykazywała w sposób udowodniony:
- kto uczestniczył w szkoleniu (imię i nazwisko, stanowisko)
- kiedy odbywało się szkolenie (data)
- co szkolenie obejmowało
To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się problemy podczas inspekcji FIU. Podmiot obowiązany przeprowadził szkolenie, ale nie posiada dokumentacji — brak podpisanej listy obecności, brak rejestru elektronicznego. FIU nie może wówczas zweryfikować, że obowiązek został spełniony, a to samo stanowi ustalenie. Połączenie szkolenia z listą kontrolną FIU i innymi przepływami pracy AML w jednym systemie znacznie ułatwia archiwizację i śledzenie dokumentacji.
Jakie są kary za niezgodność?
Niedopełnienie obowiązku szkolenia pracowników stanowi wykroczenie administracyjne zgodnie z przepisami ustawy AML. Kara za niedostarczenie szkolenia może sięgnąć do 5 000 000 CZK. W przypadku powtórnego lub poważnego naruszenia grzywna może sięgnąć do dwukrotności bezprawnie uzyskanej korzyści lub 30 000 000 CZK — w zależności od tego, która wartość jest wyższa.
W praktyce FIU traktuje szkolenie jako samodzielny obszar audytu podczas inspekcji — chce widzieć listy obecności, treść szkolenia i metodę jego przeprowadzenia. Brak lub nieaktualna dokumentacja to jedno z najczęstszych ustaleń podczas inspekcji sektora pozafinansowego.
Ważne: grzywna nie dotyczy tylko sytuacji, gdy szkolenie nigdy się nie odbyło. Dotyczy również sytuacji, gdy szkolenie odbyło się, ale podmiot obowiązany nie może tego udowodnić.
Spełnij wymogi szkoleniowe i posiadaj dowód — certyfikat, archiwum, dashboard
AML PROOF archiwizuje certyfikaty przez 10 lat (prawo wymaga 5 — my idziemy dalej). Każdy certyfikat zawiera imię i nazwisko, stanowisko, wynik ze wszystkich 4 modułów, datę wydania i datę wygaśnięcia. Podczas inspekcji FIU otwórz dashboard i zaprezentuj kompletny rejestr zespołu w 30 sekund.
Często zadawane pytania dotyczące szkolenia AML
Jak często pracownicy muszą ukończyć szkolenie AML?
Zgodnie z ustawą AML, podmiot obowiązany musi zapewnić szkolenie co najmniej raz w ciągu każdych 12 miesięcy kalendarzowych. Nowy pracownik musi zostać przeszkolony przed rozpoczęciem pracy na stanowisku, na którym może się zetknąć z podejrzaną transakcją.
Czy pracownicy zewnętrzni na umowach tymczasowych muszą również przejść szkolenie?
Tak. Sekcja 23(2) wyraźnie stanowi, że szkolenie dotyczy osób uczestniczących w działalności podmiotu obowiązanego inaczej niż na podstawie standardowej umowy o pracę — jeśli mogą napotkać podejrzane transakcje w swojej pracy. Zewnętrznie zatrudniony agent nieruchomości lub księgowy musi przejść szkolenie na tym samym poziomie co pracownik pełnoetatowy.
Jak długo należy przechowywać dokumentację szkolenia?
Co najmniej 5 lat od daty szkolenia. Dokumentacja musi wykazywać w sposób udowodniony, kto został przeszkolony, kiedy i w jakim zakresie.
Co się stanie, jeśli szkolenie nie odbyło się lub nie mam dokumentacji?
Niedopełnienie obowiązku szkolenia stanowi wykroczenie administracyjne zgodnie z ustawą AML. Grzywna może sięgnąć do 5 000 000 CZK. W przypadku powtórnego lub poważnego naruszenia grzywna może sięgnąć do dwukrotności bezprawnie uzyskanej korzyści lub 30 000 000 CZK — w zależności od tego, która wartość jest wyższa. Równie ryzykowna jest sytuacja, gdy szkolenie odbywało się, ale podmiot obowiązany nie może tego udowodnić — FIU wymaga udowodnionej dokumentacji.