Table of contents
- Dlaczego musisz przeprowadzać weryfikacje PEP — i co jest na szali
- Co musi obejmować prawidłowa weryfikacja PEP?
- Jak przeprowadzić bezpłatną online weryfikację PEP — krok po kroku
- Jak prawidłowo dokumentować wynik weryfikacji PEP
- Co zrobić, jeśli klient jest PEP
- Weryfikacja PEP a screening sankcji: jaka jest różnica?
- Gdy sprawdzenie PEP nie wystarczy i wymagana jest wzmożona należyta staranność
- Często zadawane pytania dotyczące skryningu PEP
Dlaczego musisz przeprowadzać weryfikacje PEP — i co jest na szali
Obowiązek weryfikacji statusu PEP klienta wynika z ustawa AML. Podczas każdej identyfikacji klienta podmiot zobowiązany musi ustalić i zanotować, czy klient, osoba działająca w imieniu klienta oraz rzeczywisty właściciel klienta są osobami politycznie eksponowanymi (PEP) lub osobami objętymi sankcjami.
Weryfikacja PEP nie jest zatem opcjonalnym dodatkiem. To obowiązek ustawowy obowiązujący wszystkie podmioty zobowiązane, w tym agentów nieruchomości, księgowych, doradców podatkowych, prawników, notariuszy i innych podmiotów wymienionych w art. 2 Kodeksu AML.
Brak weryfikacji statusu PEP stanowi wykroczenie administracyjne zgodnie z art. 44 Kodeksu AML, z grzywną do 10 000 000 CZK. Podczas kontroli Urząd Analiz Finansowych sprawdza nie tylko czy przeprowadzono badanie, ale także czy było ono prawidłowo udokumentowane.
Co musi obejmować prawidłowa weryfikacja PEP?
Ani ustawa AML, ani Wytyczne metodologiczne FIU nr 7 nie przepisują konkretnego narzędzia. Wymagają jednak kombinacji metod i wyniku, który można udowodnić. Sama pisemna deklaracja klienta, że nie jest PEP, nie wystarczy.
Przede wszystkim: weryfikacja względem wyczerpującej listy funkcji
Wytyczne metodologiczne FIU nr 7, zaktualizowane na dzień 17 lipca 2024 r., zawierają zamkniętą listę funkcji publicznych stanowiących status PEP w Czechach — od Prezydenta Republiki przez gubernatorów regionów do szefów misji dyplomatycznych. Weryfikacja przeprowadzana jest przez porównanie nazwiska klienta z tą listą.
Dodatkowo: globalne bazy danych PEP
W przypadku klientów zagranicznych podmioty zobowiązane muszą również sprawdzać zagraniczne bazy danych PEP, które mapują funkcje publiczne w innych państwach i organizacjach międzynarodowych.
Zawsze: listy sankcji
- czeska krajowa lista sankcji (Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ustawa nr 1/2023 Dz.U.)
- lista sankcji UE (CFSP, ustawa nr 69/2006 Dz.U.)
- lista sankcji ONZ
Zalecane jest również włączenie analizy mediów negatywnych, czyli analizy źródeł medialnych i publicznych — szczególnie dla klientów wyższego ryzyka.
Uwaga: Status PEP jest sprawdzany nie tylko na początku relacji biznesowej, ale przez całą jej trwałość. Zmiana statusu klienta, na przykład objęcie stanowiska publicznego, musi zostać zarejestrowana.
Jak przeprowadzić bezpłatną online weryfikację PEP — krok po kroku
AML Basic umożliwia sprawdzenie klienta względem list sankcji i baz danych PEP; media negatywne można opcjonalnie sprawdzić osobno — po rejestracji otrzymujesz 3 bezpłatne kredyty.
- Krok 1 — przejdź do amlbasic.com/pep-check. Strona otwiera się bezpośrednio w narzędziu do weryfikacji klientów. Po rejestracji otrzymujesz 3 bezpłatne kredyty i nie jest wymagana karta płatnicza.
- Krok 2 — wprowadź imię i nazwisko klienta. Wpisz imię i nazwisko osoby fizycznej lub nazwę firmy. W przypadku imion i nazwisk obcych narzędzie pracuje z wariantami transliteracji i przybliżonym dopasowaniem.
- Krok 3 — uruchom sprawdzenie. Weryfikacja zajmuje około 30 sekund i obejmuje globalne bazy danych PEP, czeskie, unijne i międzynarodowe listy sankcji oraz media negatywne.
- Krok 4 — pobierz raport w formacie PDF. Wynik jest generowany jako raport PDF zawierający podsumowanie sprawdzonych źródeł i wszystkie znalezione dopasowania. Raport służy jako dowód możliwej inspekcji FIU.
Wykonaj sprawdzenie PEP za darmo — wynik w 30 sekund
AML Basic sprawdza klienta względem list sankcji czeskich, UE i ONZ oraz baz danych PEP; media negatywne można opcjonalnie sprawdzić osobno. Raport PDF bez rejestracji.
Uzyskaj 3 bezpłatne kredytyJak prawidłowo dokumentować wynik weryfikacji PEP
Musisz dokumentować wynik weryfikacji PEP w sposób, który dowodzi podczas inspekcji FIU, że kontrola miała miejsce, kiedy miała miejsce i jaki był rezultat.
Akceptowalne formy dokumentacji
- raport PDF z narzędzia z datą, nazwą klienta, sprawdzonymi źródłami i wynikiem
- zrzut ekranu wyszukiwania z widoczną datą i sprawdzonym imieniem i nazwiskiem
- wpis w pliku AML klienta odnoszący się do daty i metody weryfikacji
Musisz przechowywać dokumentację weryfikacji PEP przez 10 lat po zakończeniu stosunku biznesowego lub po zakończeniu jednorazowej transakcji (Art. 16 ust. 1 ustawy o AML).
Ważne: Podczas inspekcji FIU ocenia nie tylko to, czy dokumentacja istnieje, ale także czy jest wiarygodna. Zrzut ekranu z Google bez znacznika czasu lub ogólne stwierdzenie, że "klient oświadczył, że nie jest PEP" nie spełnia obowiązku ustawowego.
Co zrobić, jeśli klient jest PEP
Stwierdzenie, że klient jest PEP, automatycznie uruchamia wzmocnioną identyfikację i weryfikację klienta zgodnie z Art. 9a ustawy o AML. Nie wystarczy jedynie zarejestrować, że klient jest PEP — musisz podjąć konkretne działania.
- Sprawdź źródło funduszy wykorzystanych w transakcji (Art. 9 ust. 2 lit. e ustawy o AML).
- Podejmij proporcjonalne działania w celu ustalenia źródła całkowitego majątku PEP (Art. 9 ust. 2 lit. f ustawy o AML).
- Uzyskaj zatwierdzenie od wyznaczonej osoby (MLRO) lub członka organu statutowego przed nawiązaniem lub kontynuacją stosunku biznesowego (Art. 9a ust. 3 lit. d ustawy o AML).
- Ustaw bieżące monitorowanie stosunku biznesowego na podwyższonym poziomie intensywności.
Art. 15 ust. 2 ustawy o AML wyraźnie stanowi, że transakcja z PEP nie może być wykonana, jeśli nie znasz pochodzenia aktywów lub funduszy wykorzystanych w tej transakcji — nawet w ramach istniejącego stosunku biznesowego.
Weryfikacja PEP a screening sankcji: jaka jest różnica?
Te dwie kontrole są często mylone w praktyce, ale stanowią oddzielne obowiązki z oddzielnymi podstawami prawnymi.
| Weryfikacja PEP | Screening sankcji | |
|---|---|---|
| Co weryfikuje | Czy klient pełni lub pełnił funkcję publiczną | Czy klient jest umieszczony na liście sankcji |
| Podstawa prawna | Art. 4 ust. 5 i 8 ust. 8 ustawy o AML | Ustawa nr 69/2006 Dz.U. o wdrażaniu międzynarodowych sankcji |
| Skutek pozytywnego dopasowania | Wzmocniona weryfikacja (Art. 9a ustawy o AML) | Natychmiastowy zakaz transakcji i obowiązek wstrzymania (Art. 20 ustawy o AML) |
| Jak jest sprawdzane | Bazy danych PEP oraz własne badania | Czeskie, unijne i międzynarodowe listy sankcji |
| Okres | Status PEP utrzymuje się po opuszczeniu urzędu na podstawie indywidualnej oceny ryzyka | Sankcje obowiązują do czasu usunięcia osoby z listy |
Praktyczny wniosek jest prosty: sprawdzenie wyłącznie list sankcji nie wystarczy. Sprawdzenie wyłącznie statusu PEP bez skryningu sankcji również nie wystarczy. Prawo wymaga obu — a AML Basic wykonuje oba sprawdzenia w jednym raporcie.
Gdy sprawdzenie PEP nie wystarczy i wymagana jest wzmożona należyta staranność
Sprawdzenie PEP to punkt wejścia, ale dla klientów wyższego ryzyka lub określonych sytuacji prawo wymaga znacznie więcej.
Kiedy sprawdzenie PEP wyzwala EDD
- klient jest bezpośrednim PEP zgodnie z wyczerpującą listą w Wytycznych Metodologicznych FIU nr 7
- klient jest pochodnym PEP zgodnie z artykułem 4 ust. 5 lit. b ustawy AML — bliską osobą, partnerem biznesowym lub beneficjentem rzeczywistym tego samego podmiotu prawnego co PEP
- beneficjent rzeczywisty podmiotu klienta jest PEP (artykuł 54 ust. 8 ustawy AML)
Kiedy sam wynik skryningu nie wystarczy
- częściowe trafienie — nazwisko jest podobne, ale tożsamość nie jest wyraźnie potwierdzona; decyzja musi być udokumentowana, a jeśli wątpliwości pozostają, należy zastosować EDD
- klient pochodzi z jurysdykcji o wysokim ryzyku korupcji; nawet bez bezpośredniego trafienia PEP wskazana jest zwiększona ostrożność i wzmożony skryningu
W takich przypadkach przejdź od samodzielnego skryningu do pełnego systemu AML. AML PROOF łączy wynik skryningu PEP z przepływem pracy EDD i wspiera zatwierdzenie przez wyznaczoną osobę (MLRO) zgodnie z artykułem 9a ust. 3 lit. d ustawy AML.
Od sprawdzenia PEP do pełnego zarządzania klientem AML — bez przełączania systemów
AML Basic obejmuje skryningu. AML PROOF dodaje identyfikację klienta, ocenę ryzyka, przepływ pracy EDD, archiwizację na 10 lat i szkolenia — połączone w jednym systemie.
Dowiedz się więcej o AML PROOFCzęsto zadawane pytania dotyczące skryningu PEP
Czy muszę wykonać sprawdzenie PEP dla każdego klienta czy tylko wybranych?
Dla każdego klienta podczas każdej identyfikacji. Prawo nie tworzy wyjątku dla klientów, którzy wydają się być niskiego ryzyka. Obowiązek dotyczy osób fizycznych, osób działających w imieniu klienta i beneficjentów rzeczywistych podmiotów prawnych. Częstotliwość powtarzających się kontroli zależy od profilu ryzyka klienta i czasu trwania stosunku biznesowego.
Czy wystarczy, jeśli klient podpisze oświadczenie, że nie jest PEP?
Nie. Samo w sobie to nie wystarczy. Wytyczne Metodologiczne FIU nr 7 stanowią, że poleganie wyłącznie na oświadczeniu klienta jest niewystarczające. Oświadczenie może być punktem wyjścia, ale musi być połączone z Twoją własną weryfikacją względem listy funkcji lub ze specjalistycznym narzędziem.
Jak długo status PEP obowiązuje po opuszczeniu urzędu?
Ustawa AML nie określa stałego okresu. Status PEP utrzymuje się po opuszczeniu urzędu, a jego czas trwania zależy od oceny ryzyka dla konkretnego klienta. W przypadku PEP wysokiego ryzyka zwiększona ostrożność może być uzasadniona przez wiele lat po opuszczeniu urzędu.
Jeśli klient jest PEP niskiego ryzyka, czy muszę podejmować takie same środki jak w przypadku PEP wysokiego ryzyka?
Nie. Prawo pozwala na dostosowanie głębokości środków do profilu ryzyka PEP. Dla PEP niskiego ryzyka oświadczenie może wystarczać do ustalenia źródła środków; dla PEP wysokiego ryzyka mogą być potrzebne dodatkowe źródła. Obowiązek ustalenia źródła środków nie może być pominięty dla żadnego PEP.
Czy muszę przechowywać raport PDF ze skryningu PEP?
Tak. Artykuł 16 ust. 1 ustawy AML wymaga przechowywania dokumentacji identyfikacji klienta i należytej staranności przez 10 lat po zakończeniu stosunku biznesowego. Raport PDF jest akceptowalną formą dowodu, że skryningu dokonano.
Co jeśli narzędzie zwróci częściowe trafienie i klient może być PEP?
Częściowe trafienie oznacza, że nazwisko klienta nakłada się na osobę w bazie danych PEP, ale tożsamość nie jest wyraźnie potwierdzona. Musisz porównać dodatkowe dane identyfikacyjne, takie jak data urodzenia, obywatelstwo lub funkcja, i udokumentować decyzję. Jeśli wątpliwości nie będą mogą być rozwiązane, postępuj jak w przypadku pozytywnego trafienia.