Realitní makléři patří od novely zákona 253/2008 Sb. jednoznačně mezi povinné osoby dle §2 odst. 1 písm. l). To znamená, že každý makléř – bez ohledu na to, zda podniká jako fyzická osoba nebo prostřednictvím realitní kanceláře – je povinen plnit veškeré zákonné AML povinnosti včetně identifikace klientů, hodnocení rizik a vedení dokumentace.
Realitní trh je přitom z pohledu regulátora považován za zvýšeně rizikové odvětví: vysoké hodnoty transakcí, možnost vložit hotovost do nemovitosti a relativní anonymita některých účastníků jej činí atraktivním nástrojem pro praní peněz. Tento průvodce vám krok za krokem vysvětlí, co zákon vyžaduje a jak postupovat v praxi.
Obsah článku
Kdy identifikace nastává – §7
Povinnost identifikovat klienta vzniká realitnímu makléři vždy, když:
- Uzavírá nebo zprostředkovává smlouvu o koupi, prodeji nebo pronájmu nemovitosti
- Uskutečňuje jednorázový obchod v hodnotě 10 000 EUR a více (nebo série vzájemně propojených obchodů dosahujících tohoto limitu)
- Pojme podezření z legalizace výnosů z trestné činnosti nebo financování terorismu – v takovém případě bez ohledu na hodnotu obchodu
Identifikace musí proběhnout před uzavřením obchodního vztahu nebo před uskutečněním obchodu, nikoli dodatečně. Pokud klient odmítne podstoupit identifikaci nebo ji nelze provést, makléř nesmí obchod zprostředkovat (§15).
Co identifikace zahrnuje – §8
Zákon v §8 stanoví minimální rozsah identifikačních údajů, které musí makléř od klienta zjistit a ověřit z průkazu totožnosti nebo jiného dokladu:
Fyzická osoba
- Jméno a příjmení
- Datum a místo narození
- Státní příslušnost
- Trvalé bydliště (nebo adresa pobytu)
- Druh a číslo průkazu totožnosti (občanský průkaz, cestovní pas)
Právnická osoba
- Obchodní firma nebo název a sídlo
- Identifikační číslo (IČO) nebo jiný obdobný identifikátor
- Jméno a příjmení osob oprávněných jednat jménem právnické osoby
- Identifikace skutečného majitele (viz §4 odst. 4)
Makléř je povinen údaje z průkazu totožnosti zaznamenat nebo pořídit kopii dokladu. Záznamy musí být uchovávány způsobem zajišťujícím jejich čitelnost a dostupnost po celou zákonnou lhůtu.
Vzdálená identifikace klienta
Zákon 253/2008 Sb. a jeho prováděcí vyhláška připouštějí vzdálenou identifikaci klienta, pokud je provedena prostředky zaručujícími dostatečnou míru jistoty o totožnosti identifikované osoby. V praxi realitního makléře přichází v úvahu zejména:
- Bankovní identita (NIA, eIDAS): klient se přihlásí prostřednictvím bankovního přístupu, čímž potvrzuje svou totožnost ověřenou bankou
- Videohovor s prezentací dokladu: makléř v reálném čase ověřuje doklad totožnosti a vizuálně porovnává fotografii s klientem
- Konverzní metoda: klient provede malou platbu z bankovního účtu vedeného na jeho jméno, čímž potvrzuje vlastnictví účtu
Při vzdálené identifikaci je makléř povinen přijmout opatření snižující zvýšené riziko plynoucí z absence fyzické přítomnosti klienta – například vyžádat si doplňující doklady nebo ověřit adresu pobytu zasláním potvrzení na uvedenou adresu.
Skutečný majitel právnické osoby – §4 a §9
Pokud je klientem makléře právnická osoba (s.r.o., a.s., trust apod.), je makléř povinen identifikovat také jejího skutečného majitele – tedy fyzickou osobu, která právnickou osobu ovládá nebo má z její činnosti prospěch, přičemž vlastní nebo kontroluje více než 25 % hlasovacích práv nebo základního kapitálu.
Informace o skutečném majiteli jsou od roku 2018 vedeny v Evidenci skutečných majitelů (ESM) přístupné přes veřejný rejstřík. Makléř by měl tyto záznamy ověřit, avšak zákon nestanoví, že zápis v ESM zbavuje makléře povinnosti vlastní verifikace. Pokud se záznam v ESM liší od informací poskytnutých klientem, je to samo o sobě indikátorem zvýšeného rizika.
Politicky exponované osoby (PEP) – §14
Zvláštní kategorii klientů tvoří politicky exponované osoby (PEP) – fyzické osoby, které zastávají nebo v minulosti zastávaly významnou veřejnou funkci (prezident, ministr, poslanec, vedoucí státního podniku, starosta většího města apod.), a jejich rodinní příslušníci a blízké osoby.
Ve vztahu k PEP osobám je makléř povinen:
- Provést posílenou kontrolu (EDD) bez ohledu na jinak nízký rizikový profil transakce
- Zjistit původ majetku a zdrojů finančních prostředků použitých v transakci
- Získat schválení transakce od vedoucího pracovníka (senior management approval)
- Provádět průběžné intenzivnější sledování obchodního vztahu
Zpřísněný režim platí také po dobu 12 měsíců po ukončení výkonu veřejné funkce. Po uplynutí této lhůty posoudí makléř na základě rizikové analýzy, zda je pokračování EDD ještě odůvodněno.
Odmítnutí obchodu – §15
Zákon v §15 výslovně stanoví, že pokud povinná osoba nemůže provést identifikaci nebo kontrolu klienta, nesmí obchodní vztah navázat ani obchod zprostředkovat. V případě existujícího obchodního vztahu jej musí ukončit.
Konkrétní situace, kdy makléř musí odmítnout nebo přerušit obchod:
- Klient odmítá předložit průkaz totožnosti nebo sdělit požadované identifikační údaje
- Předložené doklady vzbuzují pochybnosti o pravosti nebo totožnosti jejich nositele
- Skutečný majitel právnické osoby není zjistitelný ani po vynaložení přiměřeného úsilí
- Klient je uveden v sankčních listinách EU, OSN nebo jiných relevantních seznamech
Odmítnutí obchodu ze zákonného důvodu nepředstavuje diskriminaci klienta a makléř za toto rozhodnutí nenese odpovědnost za případné škody klientovi. Doporučuje se odmítnutí písemně zdokumentovat.
Uchovávání dokumentace – §16
Veškerá dokumentace vzniklá při plnění AML povinností musí být uchovávána po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu nebo od uskutečnění jednorázového obchodu. Jde zejména o:
- Kopie nebo záznamy z průkazů totožnosti a jiných identifikačních dokladů
- Vyplněné KYC dotazníky a prohlášení klienta
- Záznamy o výsledku prověření v databázích PEP a sankcí
- Hodnocení rizikového profilu klienta a jeho případné aktualizace
- Záznamy o provedených kontrolách a jejich výsledcích
- Korespondenci s FAÚ, pokud byl podán oznámení o podezřelém obchodu
Záznamy musí být uchovávány ve formě, která umožňuje jejich reprodukci a předložení na výzvu příslušného orgánu. Fyzické i elektronické archivy jsou přípustné, přičemž elektronická forma s časovými razítky nabízí vyšší míru průkaznosti.
Jak AML PROOF pomáhá realitním makléřům
AML PROOF byl navržen s ohledem na specifika realitního trhu – vysoké objemy transakcí, rozmanitost klientů a potřebu rychlé identifikace i ve vzdáleném režimu.
Digitální KYC dotazník
Klientovi zašlete odkaz na strukturovaný digitální dotazník, který sbírá všechny zákonem požadované identifikační údaje (§8). Klient jej vyplní online ze svého zařízení, čímž odpadá papírová agenda a fyzická přítomnost při prvotním sběru dat.
PEP a sankční screening
Ihned po zadání identifikačních údajů systém automaticky prověří klienta v globálních databázích politicky exponovaných osob a sankčních listinách (EU, OSN, OFAC). Výsledek prověření je zaznamenaný s časovým razítkem a přístupný v auditovatelném logu.
Audit trail a úložiště dokladů
Veškerá dokumentace – dotazníky, výsledky screeningu, hodnocení rizika, naskenované doklady – je ukládána v zabezpečeném cloudovém úložišti s automatickým 10letým retenčním plánem. Pro kontrolu ze strany FAÚ stačí exportovat kompletní spis klienta jedním kliknutím.