Evidence skutečných majitelů se řídí zákonem č. 37/2021 Sb. (ZESM). Pro povinné osoby podle AML zákona je práce s touto evidencí každodenní realitou – a zároveň častým zdrojem chyb, zdržení a zbytečného stresu při kontrolách.
Dobrá zpráva: celý systém má jasná pravidla. Špatná zpráva: používá se několik různých formulářů a každý má jiný účel. Tento přehled vám pomůže rychle se zorientovat a zvolit správný postup.
Základní pravidlo: vše pouze elektronicky
Veškerá podání vůči evidenci skutečných majitelů se provádějí výhradně prostřednictvím elektronických formulářů Ministerstva spravedlnosti. Jiná forma podání není přípustná.
Formuláře se vyplňují online a zpravidla se:
- buď odesílají rejstříkovému soudu,
- nebo Ministerstvu spravedlnosti (u žádostí o dálkový přístup).
Zápis, změna nebo výmaz skutečného majitele
Použijte formulář pro podání návrhu, pokud potřebujete:
- zapsat skutečného majitele,
- změnit již zapsané údaje,
- provést výmaz,
- nebo znepřístupnit údaje v evidenci (§ 32 ZESM).
Jak to funguje:
- formulář vyplníte online,
- výstupem je PDF dokument,
- PDF doplníte o přílohy a odešlete příslušnému soudu.
Tento formulář se používá i tehdy, když žádáte pouze o znepřístupnění údajů.
Automatický průpis údajů (méně ruční práce)
ZESM umožňuje, aby se některé údaje automaticky přebíraly z jiných veřejných rejstříků. K tomu slouží samostatné formuláře.
1. Aktivace automatického průpisu
Používá se, pokud chcete:
- pouze aktivovat režim automatického průpisu (§ 41 odst. 2, § 61 odst. 2 ZESM),
- bez řešení konkrétních osob.
Výstupem je PDF, které se zasílá soudu.
2. Zápis členů statutárního orgánu jako skutečných majitelů
Typicky v situaci, kdy:
- skutečný majitel není identifikován jinak,
- a za skutečné majitele se zapisují všichni členové statutárního orgánu (§ 5 odst. 1 ZESM).
Současně se aktivuje automatický průpis budoucích členů orgánu. Používá se samostatný formulář.
Dálkový přístup do evidence skutečných majitelů
Standardní žádost o dálkový přístup
Určeno pro:
- orgány veřejné moci,
- a další zákonem vymezené subjekty (§ 16 odst. 2 ZESM).
Žádost:
- se podává výhradně elektronicky,
- identifikuje žadatele a konkrétní osoby, které budou do evidence nahlížet,
- zasílá se Ministerstvu spravedlnosti.
Automatizovaný dálkový přístup pro povinné osoby (AML)
Pro povinné osoby podle AML zákona (zákon č. 253/2008 Sb.) existuje zvláštní, výrazně jednodušší režim.
Charakteristika:
- dálkový přístup podle § 16 odst. 2 písm. o) ZESM,
- formulář se vyplňuje po přihlášení přes datovou schránku,
- přístup se zřizuje okamžitě a automaticky,
- identifikují se konkrétní oprávněné osoby, které budou evidenci používat.
Tento režim není dostupný všem – podmínky stanovuje Ministerstvo spravedlnosti.
Proč je to důležité z pohledu AML
Pro povinné osoby platí:
- evidence skutečných majitelů je klíčový zdroj pro identifikaci a kontrolu klienta,
- nesprávně zvolený formulář = neplatné podání,
- neaktuální nebo nedostupná data = riziko sankcí při kontrole.
Správně nastavený přístup k evidenci znamená:
- méně manuální práce,
- rychlejší KYC/CDD procesy,
- vyšší právní jistotu při auditu nebo kontrole FAÚ.
Shrnutí v jedné větě
Evidence skutečných majitelů není složitá – pokud víte, který formulář použít, kdy a za jakým účelem.