Obsah článku
- Co je evidence skutečných majitelů a proč vznikla?
- Kdo je skutečný majitel a jak ho určit?
- Jak zjistit skutečného majitele s.r.o. — postup krok za krokem
- Kdo se musí zapsat do ESM a jakými způsoby?
- Automatický průpis vs. zápis u notáře: kdy použít co?
- Co hrozí firmě bez zápisu v ESM?
- Jak povinná osoba ověřuje ESM při kontrole klienta?
- Co dělat, když v ESM objevíte nesrovnalost?
- Nejčastější dotazy o ESM
Co je evidence skutečných majitelů a proč vznikla?
Das Beneficial Ownership Register (ESM) ist ein öffentliches Register, das vom Justizministerium der Tschechischen Republik geführt wird. Die Rechtsgrundlage bildet the beneficial ownership register legislation. Der Zugang zum ESM ist kostenlos über das Portal esm.justice.cz verfügbar.
Hlavním účelem ESM je zprůhlednit vlastnické struktury právnických osob — znemožnit anonymní vlastnictví firem, které slouží k praní špinavých peněz, daňovým únikům nebo korupci. ESM tak plní dvě samostatné funkce:
- pro firmy (evidující osoby): povinnost zapsat a průběžně aktualizovat údaje o skutečném majiteli
- für Verpflichtete gemäß das AML-Gesetz (Immobilienmakler, Buchhalter, Steuerberater, Rechtsanwälte usw.): Verpflichtung, das Beneficial Ownership Register bei der Kundenidentifizierung und -kontrolle zu überprüfen.
The beneficial ownership register legislation ist seit 1. Juni 2021 in Kraft; eine wichtige Novelle, die die automatische Übertragung erweitert, trat am 1. Oktober 2022 in Kraft.
Kdo je skutečný majitel a jak ho určit?
Definici skutečného majitele obsahuje applicable legislation. Skutečným majitelem je každá fyzická osoba, která v konečném důsledku vlastní nebo kontroluje právnickou osobu nebo právní uspořádání, typicky svěřenský fond.
Konkrétně jde o fyzickou osobu, která:
- má přímý nebo nepřímý podíl na hlasovacích právech nebo základním kapitálu vyšší než 25 %
- má právo na podíl na zisku, vlastních zdrojích nebo likvidačním zůstatku vyšší než 25 %
- uplatňuje rozhodující vliv jiným způsobem — například prostřednictvím ovládaných mezičlánků nebo smluvních ujednání
Pokud nelze skutečného majitele tímto způsobem určit, nastupuje náhradní kategorie — osoby ve vrcholném vedení, tedy statutární orgán nebo osoby mu přímo podřízené, zajišťující každodenní řízení. Firma proto nikdy nemůže být zcela bez zapsaného skutečného majitele.
Pozor na spolky a SVJ: U neziskových právnických osob, spolků, společenství vlastníků jednotek, nadací nebo investičních fondů v právní formě a.s. s proměnným ZK platí zvláštní pravidla pro určení formálního skutečného majitele. Automatický průpis z veřejných rejstříků může způsobit, že statusem skutečného majitele se nakazí všichni členové statutárního orgánu — včetně případu, kdy jeden z nich je PEP. Tato situace pak přenáší AML povinnosti i na samotnou právnickou osobu dle das AML-Gesetz.
Jak zjistit skutečného majitele s.r.o. — postup krok za krokem
Určení skutečného majitele u běžné české s.r.o. je zpravidla přímočaré, u složitějších holdingových struktur však vyžaduje systematický postup.
Krok 1 — Zkontrolujte obchodní rejstřík
Na justice.cz zjistěte seznam společníků s uvedením výše podílu. Každý společník s podílem nad 25 % je kandidátem na skutečného majitele.
Krok 2 — Ověřte vlastnickou strukturu nad s.r.o.
Pokud je společníkem jiná právnická osoba, musíte jít o úroveň výš a zjistit, kdo ovládá tuto mateřskou společnost. Postup opakujte, dokud nedospějete k fyzické osobě s rozhodujícím vlivem.
Krok 3 — Nahlédněte do ESM
Na esm.justice.cz vyhledejte klienta a ověřte, zda zapsaný skutečný majitel odpovídá zjištěné struktuře. ESM je výchozí zdroj, ale ne jediný — pokud máte pochybnosti, zákon vyžaduje ověření z dalších zdrojů.
Krok 4 — Vyžádejte si doklady od klienta
Pokud struktura není průhledná nebo ESM nevzbuzuje důvěru, MP FIU č. 3 doporučuje vyžádat si stanovy, seznam společníků, zápisy z valné hromady, prohlášení o skutečném majiteli nebo výpis ze zahraniční evidence obdobné ESM.
Krok 5 — Zdokumentujte postup
Záznamy o postupu při zjišťování SM musíte uchovávat 10 let od ukončení obchodního vztahu. Nestačí jen výsledek — uchovávejte i kroky, jimiž jste k němu dospěli.
Kdo se musí zapsat do ESM a jakými způsoby?
Povinnost zapsat skutečného majitele mají v zásadě všechny české právnické osoby a zahraniční právnické osoby podnikající v ČR prostřednictvím pobočky nebo provozovny. Výjimky jsou taxativně vymezeny — jde zejména o subjekty veřejného práva, například stát, obce a kraje.
OSVČ zápis do ESM nepodléhají — fyzická osoba podnikající na vlastní jméno skutečným majitelem sama sebe být nemůže.
Tři způsoby zápisu
Zápis prostřednictvím rejstříkového soudu
Standardizovaný formulář, soudní poplatek, administrativně náročnější postup a delší čekací lhůty. Vhodné jen ve specifických případech.
Zápis prostřednictvím notáře
Notář zapíše přímo do ESM bez nutnosti soudního řízení. Postup je výrazně rychlejší, náklady bývají nižší než soudní poplatek a hodí se pro složité nebo přeshraniční struktury.
Automatický průpis
Pro subjekty, jejichž údaje se propisují automaticky z veřejných rejstříků. Od 1. 10. 2022 lze požádat o automatický průpis i pro osoby ve vrcholném vedení — jednou žádostí vyřešíte budoucí zápisy při změnách.
Do ESM se zapisují zejména tyto údaje:
- jméno a příjmení skutečného majitele
- datum narození
- stát bydliště
- státní příslušnost
- důvod a rozsah postavení skutečného majitele
- popis vlastnické struktury
Část dat je veřejně zobrazená, například stát bydliště, měsíc a rok narození nebo státní příslušnost. Citlivější údaje, jako rodné číslo nebo přesná adresa, jsou dostupné pouze oprávněným osobám.
Automatický průpis vs. zápis u notáře: kdy použít co?
Výběr způsobu zápisu závisí na vlastnické struktuře firmy a na tom, jak často se mění.
| Situace | Doporučený způsob |
|---|---|
| Jednoduchá s.r.o. — 1–2 fyzičtí společníci přímo | Automatický průpis z OR |
| Firma s holdingovou strukturou | Notář |
| Zahraniční vlastník v řetězci | Notář, protože může pracovat s překlady |
| Časté změny v ownership (investoři, startupy) | Automatický průpis + žádost o průpis osob ve vrcholném vedení |
| Spolek nebo SVJ | Automatický průpis, pozor na riziko PEP nákazy |
| Svěřenský fond | Notář — formální SM vyžaduje individuální posouzení |
Automatický průpis je nejlevnější řešení, ale funguje pouze tam, kde jsou údaje v rejstříku přesné a aktuální. Pokud existuje nesoulad mezi rejstříkovým stavem a skutečnou vlastnickou strukturou, automatický průpis nesrovnalost nezachytí — a povinná osoba ji při kontrole klienta detekuje a musí postupovat dle das AML-Gesetz.
Ověřte skutečného majitele klienta v ESM přímo v AML PROOF
AML PROOF automaticky propojí ověření ESM s identifikačním procesem — výsledek se uloží do auditní stopy připravené pro FIU.
Co hrozí firmě bez zápisu v ESM?
Absence nebo neaktuálnost zápisu v ESM má tři zásadní důsledky:
Pokuta dle ZESM
Nezapsání skutečného majitele je přestupkem, za který lze uložit pokutu až 500 000 Kč.
Zákaz výplaty podílu na zisku a výkon hlasovacích práv
Podle applicable legislation obchodní korporace nesmí vyplatit podíl na zisku, vlastních zdrojích ani likvidačním zůstatku nezapsanému skutečnému majiteli. Nezapsaný SM zároveň nemůže vykonávat hlasovací práva na valné hromadě. Právo na výplatu podílu, které nebylo uplatněno do konce příslušného účetního období, zaniká.
Obchodní paralýza
Povinné osoby dle AML zákona mohou odmítnout uzavřít obchod s firmou, která nemá zapsaného skutečného majitele. V praxi to znamená, že firma bez zápisu nemusí být schopna prodat nemovitost, získat úvěr nebo právní zastoupení. Absence zápisu je rovněž překážkou pro čerpání dotací a účast na veřejných zakázkách.
Jak povinná osoba ověřuje ESM při kontrole klienta?
Pro realitní makléře, účetní, daňové poradce a ostatní povinné osoby platí povinnost vyplývající z das AML-Gesetz: při kontrole klienta musí zjistit a ověřit totožnost jeho skutečného majitele z důvěryhodných zdrojů.
ESM je primárním, ne však jediným zdrojem. MP FIU č. 3 výslovně upozorňuje, že povinná osoba nesmí slepě přijímat údaje z ESM bez dalšího ověření. Pokud má pochybnosti o správnosti zápisu, musí:
- provést vlastní šetření z veřejně dostupných zdrojů, například obchodního rejstříku a sbírky listin
- vyžádat si od klienta doklady — stanovy, seznam společníků nebo rozhodnutí valné hromady
- v případě rizikového klienta kombinovat více zdrojů a výsledek zdokumentovat
Čestné prohlášení klienta o skutečném majiteli samo o sobě nestačí — FIU při dohledu opakovaně sankcionoval povinné osoby, které se na prohlášení spoléhaly bez ověření z nezávislých zdrojů.
Výsledek ověření SM musí být zdokumentován a uchováván po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu dle das AML-Gesetz.
Co dělat, když v ESM objevíte nesrovnalost?
Pokud povinná osoba při identifikaci nebo kontrole klienta zjistí, že údaje v ESM neodpovídají skutečnosti, spustí se povinný třístupňový postup dle das AML-Gesetz:
Schritt 1 — Benachrichtigen Sie den Kunden
Sdělte klientovi, v čem nesrovnalost spatřujete, a umožněte mu se vyjádřit. Za přiměřenou lhůtu k nápravě se považuje 30 dní.
Schritt 2 — Melden Sie die Unstimmigkeit dem zuständigen Gericht
Pokud klient nesrovnalost neodstraní ani nevyvrátí, povinná osoba ji oznámí krajskému soudu příslušnému podle sídla klienta. Oznámení musí obsahovat popis nesrovnalosti, doklady, jimiž disponujete, a případné vyjádření klienta.
Krok 3 — Přehodnoťte rizikový profil klienta
Solange die Unstimmigkeit nicht behoben ist, können Informationen aus dem ESM nicht als zuverlässig angesehen werden. Aktualisieren Sie das Risikoprofil des Kunden und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen gemäß den geltenden AML-Bestimmungen.
Ausnahme: Wenn die Meldung einer Unstimmigkeit die Untersuchung eines verdächtigen Geschäfts oder ein laufendes Strafverfahren gefährden könnte, kann die FIU der Meldestelle anweisen, dieses Verfahren nicht anzuwenden. Es wird empfohlen, die FIU in diesem Fall zunächst informell zu kontaktieren oder eine OPO einzureichen.
Sanktionen für die Nichterfüllung der AML-Bestimmungen
| Přestupek | Pokuta |
|---|---|
| Nichtbenachrichtigung des Kunden über die Unstimmigkeit | do 100 000 Kč |
| Nichtmitteilung der Unstimmigkeit an das Gericht | do 1 000 000 Kč |
| Nichtbeachtung einer FIU-Anweisung | do 200 000 Kč, resp. 1 000 000 Kč při ohrožení šetření |
Nejčastější dotazy o ESM
Musí se do ESM zapsat i OSVČ?
Ne. Fyzická osoba podnikající na vlastní jméno (OSVČ) povinnost zápisu do ESM nemá — zákon se vztahuje na právnické osoby a právní uspořádání. OSVČ jako klient povinné osoby však může být skutečným majitelem jiné právnické osoby, a v takovém případě musí tato právnická osoba provést zápis.
Co když je skutečným majitelem zahraniční fyzická osoba nebo zahraniční firma?
Wenn sich an der Spitze der Eigentümerstruktur eine ausländische natürliche Person befindet, muss sie genauso wie ein inländischer SM im ESM eingetragen werden. Handelt es sich um eine ausländische juristische Person als Zwischenglied, ist die natürliche Person zu ermitteln, die sie letztendlich beherrscht. Ist dies nicht möglich, auch nach Ausschöpfung aller verfügbaren Mittel, greift ein Ersatz-SM gemäß den geltenden Bestimmungen.
Jak často je třeba údaje v ESM aktualizovat?
ZESM nestanovuje pevnou lhůtu pro pravidelnou aktualizaci — povinnost aktualizovat vzniká vždy, když dojde ke změně v osobě nebo postavení skutečného majitele. Evidující osoba by proto měla sledovat vlastnickou strukturu průběžně a zajistit aktualizaci zápisu bezodkladně po každé relevantní změně.
Může povinná osoba odmítnout obchod pouze proto, že klient nemá zapsaného SM?
Ja. Das Fehlen eines Eintrags im ESM ist ein Risikofaktor, den die Meldestelle bei der Risikobewertung des Kunden berücksichtigen muss. Wenn sie aufgrund fehlender oder unstimmiger Einträge im ESM die Identität des wirtschaftlichen Eigentümers nicht ordnungsgemäß überprüfen kann, muss sie das Geschäft ablehnen oder die Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen.
Vztahuje se ESM i na svěřenské fondy?
Ja. Ein Treuhandfonds ist eine rechtliche Struktur gemäß dem ZESM und dessen Verwalter ist verpflichtet, die Eintragung des wirtschaftlichen Eigentümers des Fonds sicherzustellen. Die Regeln zur Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers eines Treuhandfonds sind spezifisch — sie basieren auf einschlägigen Bestimmungen und umfassen formale wirtschaftliche Eigentümer, beispielsweise den Gründer, den Verwalter und den Bedachten.
ESM ověření jako součást AML procesu — ne jako extra krok navíc
AML PROOF integruje ověření skutečného majitele v ESM přímo do kontroly klienta. Výsledek se automaticky ukládá do případu a tvoří auditní stopu pro FIU.