Nutzungsbedingungen der AML PROOF Plattform

2.1 AML Proof s.r.o. betreibt die AML PROOF Plattform, die ausschließlich für Verpflichtete im Sinne des AML-Gesetzes (insbesondere Rechtsanwälte, Immobilienmakler, Buchhalter, Wechselstuben und andere Unternehmen mit AML-Pflichten) zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten bestimmt ist.

2.2 Diese Nutzungsbedingungen regeln gemäß den geltenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs alle Vertragsbeziehungen zwischen AML Proof s.r.o. und dem Kunden, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform entstehen.

2.3 Durch die Nutzung der Plattform oder den Abschluss des Vertrags stimmt der Kunde diesen Nutzungsbedingungen zu und bestätigt, dass er diese ordnungsgemäß zur Kenntnis genommen hat.

2.4 Die Plattform bietet keine Rechts- oder Compliance-Beratung. Die endgültige Verantwortung für die Risikobewertung, die Genehmigung einer Geschäftsbeziehung oder die Ablehnung einer Transaktion liegt stets vollständig beim Beauftragten des Verpflichteten.

3.2 Datenquellen werden automatisch synchronisiert, in der Regel einmal täglich. Jedes Screening-Ergebnis ist mit dem Durchführungsdatum und der Version jeder verwendeten Datenquelle versehen. Dieser Datensatz ist Teil des Prüfpfads.

3.3 Abgeleitete PEP (Personen, die primären PEP nahestehen, und Personen in enger Geschäftsbeziehung mit PEP) werden im automatisierten Screening aufgrund der geringen Qualität und Zuverlässigkeit öffentlich verfügbarer Daten zu solchen Personen nicht als separate Kategorie überprüft. Die Identifizierung abgeleiteter PEP liegt in der Verantwortung des Nutzers im Rahmen seiner eigenen verstärkten Sorgfaltspflicht gemäß dem AML-Gesetz.

3.4 AML Proof s.r.o. ist nicht an der Erstellung von Drittanbieter-Datenquellen beteiligt und übernimmt keine Verantwortung für deren Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität.

4.1 Die Registrierung auf der Plattform ist kostenlos. Der Nutzer muss bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben machen.

4.2 Die Plattform ist ausschließlich für Verpflichtete gemäß das AML-Gesetz bestimmt. Der Kunde erklärt, dass er ein Verpflichteter ist und die Plattform ausschließlich zur Erfüllung seiner Pflichten nach dem AML-Gesetz und den die Durchführung internationaler Sanktionen regelnden Rechtsvorschriften nutzen wird.

4.3 Der Kunde muss den Schutz der Zugangsdaten zur Plattform gewährleisten. AML Proof s.r.o. haftet nicht für den Missbrauch von Zugangsdaten durch Dritte. Die Plattform bietet eine optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über eine Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Authy) an. Die Aktivierung der 2FA ist freiwillig; der Kunde ist für die sichere Aufbewahrung der Backup-Codes und die ordnungsgemäße Einrichtung der Authenticator-App verantwortlich.

4.4 Der Nutzer ist nicht berechtigt, die Plattform für Zwecke zu nutzen, die diesen Nutzungsbedingungen oder Rechtsvorschriften widersprechen, insbesondere für andere Zwecke als die Erfüllung gesetzlicher AML-Pflichten.

6.1 Die von der Plattform generierten Risikobewertungen sind unterstützender und informativer Natur. Sie dienen der Strukturierung der Analyse und der Gewährleistung der Revisionssicherheit, nicht als eigenständiger Entscheidungsmechanismus. Die endgültige Verantwortung für die Kundenbewertung, die Genehmigung einer Geschäftsbeziehung oder die Ablehnung einer Transaktion liegt stets vollständig beim Beauftragten des Verpflichteten.

6.2 Screening-Ergebnisse werden auf Basis von Informationen aus Drittanbieterdatenbanken und Datenquellen generiert, die ausschließlich informativen Zwecken dienen. AML Proof s.r.o. ist nicht an der Erstellung dieser Quellen beteiligt und übernimmt keine Verantwortung für deren Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität.

6.3 Die Risikobewertungsmethodik wird kontinuierlich im Einklang mit der Entwicklung des regulatorischen Umfelds aktualisiert. Jede Bewertung ist an die zum Zeitpunkt ihrer Durchführung gültige Methodikversion gebunden. Methodikänderungen wirken sich nicht rückwirkend auf bereits durchgeführte und gespeicherte Bewertungen aus.

6.4 Die Gesamthaftung von AML Proof s.r.o. gegenüber dem Kunden ist auf den Betrag der vom Kunden für die Nutzung der Plattform (insbesondere Kreditkäufe und Schulungen) in den 12 Monaten unmittelbar vor dem Anspruch gezahlten Entgelte beschränkt. Diese Beschränkung gilt nicht, soweit der Haftungsausschluss gesetzlich untersagt ist.

6.5 AML Proof s.r.o. haftet nicht für mittelbare, Folge- oder Strafschäden, die im Zusammenhang mit der Nutzung oder Nichtnutzbarkeit der Plattform entstehen.

6.6 Verpflichtete sind gesetzlich verpflichtet, Dokumentation durchgeführter Kontrollen gemäß applicable law 10 Jahre lang aufzubewahren. Die Plattform stellt technische Mittel zur Erfüllung dieser Archivierungspflicht bereit; der Kunde ist jedoch als Verpflichteter selbst dafür verantwortlich, die Dokumentation tatsächlich gesetzeskonform aufzubewahren (z. B. durch Aufrechterhaltung des aktiven Zugangs zur Plattform oder Datenexport).

8.1 Registrierung auf der Plattform und Kontopflege sind kostenlos. Kostenpflichtige Aktionen auf der Plattform werden auf Basis des Verbrauchs vorausbezahlter Kredite durchgeführt. Organisatorische und personelle Einrichtung des Verpflichteten, interne Richtlinien, Teamverwaltung, Anlegen von AML-Fällen und Kundenidentifizierung (Schritte 1–2) ziehen keine Kredite ab. Jeder neue Kunde erhält nach erfolgreicher Erstellung des Verpflichteten-Profils automatisch drei (3) Gratis-Kredite zur vollständigen Nutzung und zum Testen der Plattform.

8.2 Kredite werden durch einmaligen Kauf von Kreditpaketen erworben und im virtuellen Wallet des Kunden verbucht. Der Kreditverbrauch funktioniert wie folgt:

• a) Screening (Schritt 3): ein (1) Kredit pro neu geprüftem Subjekt (Kunde, wirtschaftlich Berechtigter, Gesellschafter usw.). Wiederholtes Screening desselben Subjekts innerhalb desselben AML-Falls wird nicht erneut berechnet.
• b) Risikobewertung (Schritt 4): ein (1) Kredit pro gespeichertem WAR-Modell-Durchlauf. Jede weitere Neuberechnung und Speicherung wird erneut berechnet; Vorschau ohne Speichern zieht keine Kredite ab.
• c) Abschlusskontrolle: ein (1) Kredit bei Bestätigung des Abschlusskontrollprotokolls und Sperren des Falls (Schaltfläche "Abschlusskontrolle").
• d) Export von Identifikationsunterlagen (Schritt 3): ein (1) Kredit pro in den Export einbezogenem Kunden. Jeder Kunde wird unabhängig von der Anzahl der Downloads desselben Dokuments höchstens einmal pro Tag berechnet.
• e) Übertragung eines verifizierten Kunden: ein (1) Kredit bei Übersendung der Kundenübertragung an einen anderen Verpflichteten. Annahme eines verifizierten Kunden: ein (1) Kredit bei Annahme eines Kunden von einem anderen Verpflichteten.
• f) Aktionen ohne Kreditverbrauch: Genehmigungen und Probe-Screening (Vorschau). Abschluss und Archivierung eines AML-Falls (Schritt 6) werden seit Juli 2026 mit einem (1) Kredit berechnet.
• g) Scan to Fill (Schritt 2): ein (1) Kredit für das automatische Ausfüllen der Identifikationsdaten des Kunden aus einem gescannten Ausweisdokument. Die Nutzung der Funktion ist freiwillig — die manuelle Dateneingabe zieht keine Kredite ab.
• h) E-Sign — Dokument zur Unterzeichnung versenden: ein (1) Kredit pro versendetes Dokument zur elektronischen Unterzeichnung durch die Unterzeichner. Der Kredit wird bei Bestätigung des Versands abgezogen; das Erstellen des Dokuments und das Hochladen der PDF-Datei werden nicht berechnet. Die Unterzeichnung erfolgt per E-Mail-OTP im Sinne von Art. 3 Nr. 10 der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS).
• i) Eigene Absenderdomäne: fünf (5) Kredite pro Monat für den Betrieb einer eigenen Absenderdomäne (Plattform-E-Mails werden von der Domain des Kunden versendet). Die Gebühr wird automatisch am 1. Tag eines jeden Monats für die Dauer der Aktivierung abgezogen; bei unzureichenden Krediten wird die Funktion pausiert.

Ein typischer AML-Fall mit einem einzelnen Kunden verbraucht in der Regel mindestens drei (3) Kredite (Screening, Risikobewertung und Export von Identifikationsunterlagen). Eine höhere Anzahl geprüfter Subjekte oder wiederholte Risikoneuberechnungen erhöhen den Verbrauch. Die aktuellen Kreditpaketpreise sind unter www.amlproof.ai/pricing verfügbar. AML Proof s.r.o. behält sich das Recht vor, die Kreditpaketpreise einseitig jederzeit ohne Vorankündigung zu ändern; dies hat keine rückwirkende Wirkung auf bereits gekaufte Kredite. AML Proof s.r.o. behält sich ebenfalls das Recht vor, die Kredittarife für einzelne Aktionen auf der Plattform (d. h. die Anzahl der pro Aktion abgezogenen Kredite) einseitig jederzeit ohne Vorankündigung zu ändern; solche Änderungen gelten nicht für bereits vor Inkrafttreten der Änderung verbrauchte Kredite.

8.4 Schulungen von Mitarbeitern und Personen in ähnlicher Stellung gemäß das AML-Gesetz sind auf der Plattform als jährliche Zertifizierung pro Teammitglied verfügbar. Der aktuelle Schulungspreis ist im Schulungsbereich auf der Plattform und unter www.amlproof.ai/pricing aufgeführt. AML Proof s.r.o. behält sich das Recht vor, die Schulungspreise einseitig jederzeit ohne Vorankündigung zu ändern; dies hat keine rückwirkende Wirkung auf bereits bezahlte Schulungen.

8.5 Alle angegebenen Preise sind Endpreise für Dienstleistungen, die im Preisbereich unter www.amlproof.ai/pricing aufgeführt sind.

8.6 Im Enterprise-Tarif werden Kredite für Screening (Schritt 3), Risikobewertung (Schritt 4) und Abschlusskontrolle nicht abgezogen; Bedingungen und Preise werden individuell vereinbart.

8.7 Eine Ausnahme von den Regeln in Abschnitt 8.2(a) und (b) gilt für sogenannte historische Fälle (nachträgliche Aufzeichnungen bereits durchgeführter AML-Identifizierungen und Kontrollen). Anlegen und Verwaltung historischer Fälle ist planunabhängig unbegrenzt; die Archivierung jedes historischen Falls zieht einen (1) Kredit vom Konto des Kunden ab.

8.8 Gekaufte Kredite bleiben für die Dauer des Vertrags unbegrenzt gültig, sind jedoch nicht erstattungsfähig und können nicht nachträglich gegen eine Geldleistung eingetauscht werden. Ein durch Versenden einer Kundenübertragung verbrauchter Kredit wird nicht erstattet, wenn die Übertragung anschließend storniert wird. Bei Kontokündigung oder vollständiger Vertragsbeendigung durch den Kunden verfallen nicht genutzte Kredite ohne Entschädigung. Dem Kunden wird anschließend für weitere 90 Tage der Datenexport ermöglicht.

9.1 Die Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich zu behandeln und ohne vorherige schriftliche Zustimmung nicht an Dritte weiterzugeben.

9.2 Die Vertraulichkeitspflicht besteht nach Beendigung des Vertrags fort.

9.3 Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, deren Offenlegung gesetzlich oder durch eine bindende Entscheidung einer Behörde vorgeschrieben ist, oder für Informationen, die ohne Zutun der verpflichteten Partei allgemein bekannt sind.

10.1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und der Datenschutzgesetzgebung zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

10.2 Die Datenschutzrichtlinie ist unter www.amlproof.ai/privacy_policy abrufbar.

10.3 Informationen über politisch exponierte und sanktionierte Personen werden von der Plattform ausschließlich zum Zweck der Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach dem AML-Gesetz und der internationalen Sanktionsgesetzgebung bereitgestellt. Die Verwendung für andere Zwecke kann nach geltendem Recht sanktioniert werden.

11.1 Diese Nutzungsbedingungen gelten ab dem 1. April 2026 und sind unter www.amlproof.ai/terms abrufbar.

11.2 Diese Nutzungsbedingungen, der Vertrag und alle daraus entstehenden Rechtsbeziehungen unterliegen dem Recht der Tschechischen Republik.

11.3 Das allgemeine Gericht von AML Proof s.r.o., d. h. das Regionalgericht Hradec Králové, ist örtlich zuständig für die Beilegung von Streitigkeiten zwischen dem Kunden und AML Proof s.r.o.

11.4 AML Proof s.r.o. ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen einseitig zu ändern. Der Kunde wird über Änderungen mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten der Änderungen informiert.

11.5 Ist eine Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen ungültig oder unwirksam, berührt dies nicht die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen.

11.6 Der Kunde trägt das Risiko einer Änderung der Umstände; die Regelungen zur Geschäftsgrundlage des Bürgerlichen Gesetzbuchs finden keine Anwendung.

12.1 Die Plattform ermöglicht das Versenden eines beliebigen Dokuments (im PDF-Format) zur elektronischen Unterzeichnung per E-Mail. Die über die Plattform durchgeführte elektronische Unterzeichnung ist eine einfache elektronische Signatur (EES) im Sinne von Art. 3 Abs. 10 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS). Eine einfache elektronische Signatur ist rechtlich geeignet, den Willen des Unterzeichners nachzuweisen, stellt aber weder eine fortgeschrittene noch eine qualifizierte elektronische Signatur dar.

12.2 Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem einmaligen Link, der 30 Tage lang gültig ist. Nach Klick auf den Link authentifiziert er seine Identität mit einem einmaligen Code (OTP), der an seine E-Mail-Adresse gesendet wird, bestätigt seine Zustimmung zum Dokumentinhalt und führt die Unterzeichnung durch. Jede Unterzeichnung wird mit einem Datensatz der IP-Adresse, des Zeitpunkts der Unterzeichnung und der erteilten Zustimmung versehen. Nach der Unterzeichnung durch alle Vertragsparteien generiert die Plattform ein Audit-PDF mit der vollständigen Unterzeichnungshistorie.

12.3 Das Versenden eines Dokuments zur Unterzeichnung verbraucht einen (1) Gutschrift gemäß Art. 8.2 Buchst. h) dieser Geschäftsbedingungen. Das Audit-PDF und die Unterzeichnungsmetadaten werden als Teil des jeweiligen AML-Falls archiviert und gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie der Plattform und in Übereinstimmung mit das AML-Gesetz aufbewahrt.

12.4 Die Plattform ist ein technischer Vermittler für die Erfassung elektronischer Zustimmungen; die Rechtswirkung der Unterzeichnung wird ausschließlich vom Kunden in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung bewertet. AML Proof s.r.o. trägt keine Verantwortung für die Rechtsgültigkeit der Unterzeichnung in einem bestimmten Rechtskontext oder für den Inhalt der unterzeichneten Dokumente.

13.1 In Übereinstimmung mit das AML-Gesetz ist die meldepflichtige Person verpflichtet, die AML-Kontrolle von Kunden, mit denen sie eine Geschäftsbeziehung unterhält, fortlaufend zu aktualisieren. Die Plattform setzt automatisch die Frist für die fortlaufende Kontrolle bei der Finalisierung einer Kontrolle fest, die als Geschäftsbeziehung gekennzeichnet ist: 12 Monate seit der letzten Kontrolle.

13.2 Die Plattform überwacht automatisch die Frist für die fortlaufende Kontrolle bei archivierten Kontrollen, die als Geschäftsbeziehung gekennzeichnet sind. 30 Tage vor Ablauf der Frist sendet die Plattform eine E-Mail-Benachrichtigung an die bevollmächtigten Personen des Kunden (owner / admin). Nach Ablauf der Frist versendet die Plattform wiederholt Benachrichtigungen alle 14 Tage, bis der Kunde eine neue Kontrolle durchführt oder die Geschäftsbeziehung als beendet kennzeichnet.

13.3 Nach 14 Tagen nach Ablauf der Frist wird die Benachrichtigung auch auf die bevollmächtigte Person (MLRO) des Kunden ausgeweitet. Die Plattform erfüllt eine technische Erinnerungsfunktion; für die rechtzeitige Durchführung der fortlaufenden Kontrolle und die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung ist ausschließlich der Kunde als meldepflichtige Person verantwortlich.

13.4 Der Kunde mit der Rolle owner oder admin kann die Geschäftsbeziehung in der Plattform als beendet kennzeichnen und einen Grund angeben. Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung werden keine Benachrichtigungen zur fortlaufenden Kontrolle für den betreffenden Fall mehr versendet und die Frist für die fortlaufende Kontrolle wird aufgehoben.

14.1 Die Plattform ermöglicht die fortlaufende Überwachung der Kundengeschäfte in Übereinstimmung mit das AML-Gesetz. Die Funktion ist für Kunden mit aktiver Geschäftsbeziehung verfügbar (abgeschlossene AML-Kontrolle, Beziehung noch nicht beendet).

14.2 Die Überwachung erfolgt durch Hochladen eines Kontoauszugs (CSV/XLSX), Vergleich der Geschäfte mit dem Geschäftsprofil des Kunden und automatisierte Bewertung gegen sieben (7) Erkennungsregeln (R1–R7): Barflüsse, ungewöhnliche Anzahl oder Volumen von Geschäften, Geschäfte ohne wirtschaftlichen Sinn, Strukturierung von Zahlungen, Risikoländer des Gegenübers und Sanktionsübereinstimmung des Gegenübers. Die Bewertungsergebnisse sind unterstützend — die bevollmächtigte Person bewertet jeden Hinweis und trifft die endgültige Entscheidung.

14.3 Gutschriftverbrauch bei der Überwachung: die Bewertung einer Transaktionssitzung kostet einen (1) Gutschrift (KI-Analyse + erneutes Screening von Sanktionsübereinstimmungen des Gegenübers); das Schließen und Archivieren einer Sitzung kostet einen (1) Gutschrift. Die Überwachungsergebnisse werden zusammen mit der AML-Kontrolle archiviert und gemäß das AML-Gesetz aufbewahrt.

14.4 Die Plattform ist ein technisches Instrument zur Überwachung; die endgültige Verantwortung für die Bewertung ungewöhnlicher Geschäfte und ggf. die Einreichung einer Mitteilung über verdächtige Geschäfte (OPO) liegt immer bei der bevollmächtigten Person der meldepflichtigen Person gemäß das AML-Gesetz.

15.1 Die Plattform ermöglicht die Weitergabe eines Formulars zur Fernidentifizierung an den Kunden. Der Kunde füllt seine Identifizierungsdaten aus und lädt die erforderlichen Dokumente über einen sicheren Link hoch, der per E-Mail versendet wird. Die meldepflichtige Person überprüft und genehmigt das Formular vor der Verwendung.

15.2 Die Verantwortung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der vom Kunden ausgefüllten Daten liegt bei der meldepflichtigen Person — diese ist verpflichtet, vor der Finalisierung der AML-Kontrolle die Übereinstimmung mit den eingereichten Dokumenten und dem tatsächlichen Zustand zu überprüfen. Das Ausfüllen des Fernformulars durch den Kunden ersetzt nicht die Verpflichtung zur Identifizierung und Kontrolle gemäß das AML-Gesetz.

15.3 Die hochgeladenen Dokumente werden in einem sicheren Speicher (Vercel Blob, EU) gespeichert und sind ausschließlich für die bevollmächtigte Person der meldepflichtigen Person verfügbar. Entwürfe des Fernformulars werden für den Zeitraum aufbewahrt, der durch die Betriebsrichtlinie der Plattform festgelegt ist; nach der Finalisierung der Kontrolle werden sie Teil der AML-Dokumentation, die gemäß das AML-Gesetz archiviert wird.

16.1 Die Plattform stellt ein technisches Modul für ein internes Meldesystem in Übereinstimmung mit der Whistleblowing-Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern bereit. Das System ermöglicht es Arbeitnehmern und Personen in einer ähnlichen Position, Mitteilungen über mögliche rechtswidrige Handlungen einzureichen, auch anonym.

16.2 Verwalter des Meldesystems (zuständige Person) ist die meldepflichtige Person. AML Proof s.r.o. tritt ausschließlich als Verarbeiter der technischen Infrastruktur auf — nimmt keine Mitteilungen in eigenem Namen entgegen, bewertet diese nicht und beteiligt sich nicht an Ermittlungen. Die meldepflichtige Person ist verantwortlich für die Benennung der zuständigen Person und für die Verwaltung des Systems in Übereinstimmung mit der Whistleblowing-Gesetzgebung.

16.3 Die Identität des Hinweisgebers ist geschützt: anonyme Einreichungen erfordern keine Offenlegung von Kontaktdaten; jede Mitteilung erhält einen zufälligen Verfolgungscode zur Statusabfrage. Anhänge zur Mitteilung werden in einem sicheren Speicher mit eingeschränktem Zugriff gespeichert. Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Meldesystems verarbeitet werden, werden für den Zeitraum aufbewahrt, der durch die Whistleblowing-Gesetzgebung festgelegt ist.