Die Evidenz der wirtschaftlichen Eigentümer richtet sich nach the beneficial ownership register legislation. Für verpflichtete Personen gemäß AML zákona ist die Arbeit mit dieser Evidenz tägliche Realität – und zugleich häufige Quelle von Fehlern, Verzögerungen und unnötigem Stress bei Kontrollen.
Dobrá zpráva: celý systém má jasná pravidla. Špatná zpráva: používá se několik různých formulářů a každý má jiný účel. Tento přehled vám pomůže rychle se zorientovat a zvolit správný postup.
Základní pravidlo: vše pouze elektronicky
Veškerá podání vůči evidenci skutečných majitelů se provádějí výhradně prostřednictvím elektronických formulářů Ministerstva spravedlnosti. Jiná forma podání není přípustná.
Formuláře se vyplňují online a zpravidla se:
- buď odesílají rejstříkovému soudu,
- nebo Ministerstvu spravedlnosti (u žádostí o dálkový přístup).
Zápis, změna nebo výmaz skutečného majitele
Použijte formulář pro podání návrhu, pokud potřebujete:
- zapsat skutečného majitele,
- změnit již zapsané údaje,
- provést výmaz,
- oder Daten im Register unzugänglich machen.
Jak to funguje:
- formulář vyplníte online,
- výstupem je PDF dokument,
- PDF doplníte o přílohy a odešlete příslušnému soudu.
Tento formulář se používá i tehdy, když žádáte pouze o znepřístupnění údajů.
Automatický průpis údajů (méně ruční práce)
ZESM umožňuje, aby se některé údaje automaticky přebíraly z jiných veřejných rejstříků. K tomu slouží samostatné formuláře.
1. Aktivace automatického průpisu
Používá se, pokud chcete:
- nur den automatischen Übertragungsmodus aktivieren,
- bez řešení konkrétních osob.
Výstupem je PDF, které se zasílá soudu.
2. Zápis členů statutárního orgánu jako skutečných majitelů
Typicky v situaci, kdy:
- skutečný majitel není identifikován jinak,
- und als wirtschaftliche Eigentümer werden alle Mitglieder des Geschäftsleitungsorgans eingetragen.
Současně se aktivuje automatický průpis budoucích členů orgánu. Používá se samostatný formulář.
Dálkový přístup do evidence skutečných majitelů
Standardní žádost o dálkový přístup
Určeno pro:
- orgány veřejné moci,
- und weitere gesetzlich definierte Einheiten.
Žádost:
- se podává výhradně elektronicky,
- identifikuje žadatele a konkrétní osoby, které budou do evidence nahlížet,
- zasílá se Ministerstvu spravedlnosti.
Automatizovaný dálkový přístup pro povinné osoby (AML)
Für obligatorische Personen nach das AML-Gesetz existiert ein spezieller, deutlich vereinfachter Regime.
Charakteristika:
- Fernzugriff gemäß den anwendbaren Bestimmungen des Gesetzes über elektronisch signierte Mitteilungen,
- formulář se vyplňuje po přihlášení přes datovou schránku,
- přístup se zřizuje okamžitě a automaticky,
- identifikují se konkrétní oprávněné osoby, které budou evidenci používat.
Tento režim není dostupný všem – podmínky stanovuje Ministerstvo spravedlnosti.
Proč je to důležité z pohledu AML
Pro povinné osoby platí:
- evidence skutečných majitelů je klíčový zdroj pro identifikaci a kontrolu klienta,
- nesprávně zvolený formulář = neplatné podání,
- neaktuální nebo nedostupná data = riziko sankcí při kontrole.
Správně nastavený přístup k evidenci znamená:
- méně manuální práce,
- rychlejší identifikace a kontrola klienta procesy,
- vyšší právní jistotu při auditu nebo kontrole FIU.
Shrnutí v jedné větě
Evidence skutečných majitelů není složitá – pokud víte, který formulář použít, kdy a za jakým účelem.