Table des matières
- Qu'est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs et pourquoi a-t-il été créé ?
- Qui est un bénéficiaire effectif et comment l'identifier ?
- Comment identifier le bénéficiaire effectif d'une s.r.o. tchèque étape par étape
- Qui doit s'enregistrer dans l'ESM et comment ?
- Transfert automatique ou enregistrement par notaire : quand utiliser lequel ?
- Qu'advient-il d'une société sans enregistrement ESM ?
- Comment une entité assujettie vérifie-t-elle l'ESM lors de la vigilance à l'égard du client ?
- Que devez-vous faire si vous constatez une divergence ESM ?
- Questions fréquentes sur l'ESM
Qu'est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs et pourquoi a-t-il été créé ?
L'Évidence des bénéficiaires effectifs (ESM) est un registre public administré par le ministère tchèque de la Justice. Sa base juridique est la loi n° 37/2021 Coll., relative à l'Évidence des bénéficiaires effectifs. L'accès à l'ESM est gratuit via le portail esm.justice.cz.
L'objectif principal de l'ESM est de rendre transparentes les structures de propriété des personnes morales et de prévenir la propriété anonyme de sociétés utilisée pour le blanchiment des capitaux, la fraude fiscale ou la corruption. L'ESM a donc deux fonctions distinctes :
- pour les sociétés (entités enregistrantes) : une obligation d'enregistrer et de mettre à jour en continu les données du bénéficiaire effectif
- pour les entités assujetties au titre de la loi n° 253/2008 Coll. (agents immobiliers, comptables, conseillers fiscaux, avocats et autres) : une obligation de vérifier l'ESM lors de l'identification et de la vigilance à l'égard du client en vertu de l'article 9, paragraphe 2, point b), de la loi LCB-FT
La loi n° 37/2021 Coll. est en vigueur depuis le 1er juin 2021. Un amendement clé étendant le transfert automatique de données est entré en vigueur le 1er octobre 2022.
Qui est un bénéficiaire effectif et comment l'identifier ?
La définition d'un bénéficiaire effectif est énoncée à l'article 2, point c), de la loi ESM. Un bénéficiaire effectif est toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une personne morale ou une construction juridique, généralement une fiducie.
En pratique, il s'agit d'une personne physique qui :
- détient une part directe ou indirecte des droits de vote ou du capital social de plus de 25 %
- a droit à une part des bénéfices, des ressources propres ou du solde de liquidation de plus de 25 %
- exerce une influence déterminante d'une autre manière, par exemple par l'intermédiaire d'intermédiaires contrôlés ou d'arrangements contractuels
Si le bénéficiaire effectif ne peut être déterminé de cette manière, une catégorie de substitution s'applique : les personnes de la direction générale, c'est-à-dire l'organe statutaire ou les personnes directement subordonnées à celui-ci qui gèrent les opérations quotidiennes. Une société ne peut donc jamais être entièrement dépourvue de bénéficiaire effectif enregistré.
Remarque sur les associations et les associations de copropriétaires : Les personnes morales à but non lucratif, les associations, les associations de propriétaires d'unités, les fondations et les fonds d'investissement sous la forme juridique d'une société par actions à capital variable sont soumis à des règles spéciales pour l'identification d'un bénéficiaire effectif formel en vertu de l'article 6 de la loi ESM. Le transfert automatique à partir des registres publics peut conduire à ce que tous les membres de l'organe statutaire soient traités comme des bénéficiaires effectifs, y compris les cas où l'un d'eux est une PPE. Cela peut transférer les obligations LCB-FT à la personne morale elle-même en vertu de l'article 54, paragraphe 8, de la loi LCB-FT.
Comment identifier le bénéficiaire effectif d'une s.r.o. tchèque étape par étape
Pour une société à responsabilité limitée tchèque standard, l'identification du bénéficiaire effectif est généralement simple. Les structures de holding plus complexes nécessitent un processus systématique.
Étape 1 — Vérifier le Registre du commerce
Sur justice.cz, examinez la liste des associés et leurs parts de propriété. Tout associé détenant une part supérieure à 25 % est un candidat bénéficiaire effectif.
Étape 2 — Vérifier la structure de propriété au-dessus de la société
Si l'associé est une autre personne morale, vous devez remonter d'un niveau et identifier qui contrôle cette société mère. Répétez le processus jusqu'à atteindre une personne physique ayant une influence déterminante.
Étape 3 — Vérifier l'ESM
Recherchez le client sur esm.justice.cz et vérifiez si le bénéficiaire effectif enregistré correspond à la structure identifiée. L'ESM est la source de départ, mais pas la seule. Si vous avez des doutes, la loi exige une vérification à partir de sources supplémentaires.
Étape 4 — Demander des documents au client
Si la structure n'est pas transparente ou si le registre ESM n'est pas fiable, la ligne directrice méthodologique n° 3 du FAU recommande de demander les statuts, les listes d'associés, les procès-verbaux d'assemblée générale, une déclaration de bénéficiaire effectif ou un extrait d'un registre étranger similaire à l'ESM.
Étape 5 — Documenter le processus
Les registres du processus d'identification du bénéficiaire effectif doivent être conservés pendant 10 ans après la fin de la relation d'affaires (article 16, paragraphe 1, points d) et e) de la loi LCB-FT). Le résultat seul ne suffit pas ; conservez les étapes qui y ont conduit.
Qui doit s'enregistrer dans l'ESM et comment ?
En principe, toutes les personnes morales tchèques et les personnes morales étrangères exerçant une activité en République tchèque par l'intermédiaire d'une succursale ou d'un établissement doivent enregistrer leur bénéficiaire effectif. Les exceptions sont énumérées de manière exhaustive à l'article 7 de la loi ESM et couvrent principalement les entités de droit public telles que l'État, les municipalités et les régions.
Les entrepreneurs individuels ne sont pas soumis à l'enregistrement ESM. Une personne physique exerçant une activité en son propre nom ne peut pas être son propre bénéficiaire effectif.
Trois façons de s'enregistrer
Enregistrement par l'intermédiaire du tribunal du registre
Un formulaire standardisé, des frais de justice, une charge administrative plus lourde et des délais d'attente plus longs. Adapté uniquement dans des cas spécifiques.
Enregistrement par l'intermédiaire d'un notaire
Un notaire saisit les données directement dans l'ESM sans procédure judiciaire. Le processus est beaucoup plus rapide, les coûts sont souvent inférieurs aux frais de justice et il convient aux structures complexes ou transfrontalières.
Transfert automatique
Pour les entités dont les données sont transférées automatiquement à partir des registres publics. Depuis le 1er octobre 2022, il est possible de demander le transfert automatique également pour les personnes de la direction générale, ce qui résout les futures inscriptions lorsque des changements surviennent.
Les données suivantes sont généralement saisies dans l'ESM :
- prénom et nom du bénéficiaire effectif
- date de naissance
- pays de résidence
- nationalité
- motif et étendue du statut de bénéficiaire effectif
- description de la structure de propriété
Une partie des données est affichée publiquement, comme le pays de résidence, le mois et l'année de naissance ou la nationalité. Les données plus sensibles, comme le numéro de naissance ou l'adresse exacte, ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
Transfert automatique ou enregistrement par notaire : quand utiliser lequel ?
Le choix dépend de la structure de propriété de la société et de la fréquence à laquelle elle change.
| Situation | Méthode recommandée |
|---|---|
| S.r.o. simple avec 1 à 2 associés personnes physiques directs | Transfert automatique depuis le Registre du commerce |
| Société avec une structure de holding | Notaire |
| Propriétaire étranger dans la chaîne | Notaire, car il peut travailler avec des traductions |
| Changements de propriété fréquents (investisseurs, startups) | Transfert automatique + demande de transfert des personnes de la direction générale |
| Association ou association de copropriétaires | Transfert automatique, mais attention au risque de contamination par des PPE |
| Fonds fiduciaire | Notaire — le BE formel en vertu de l'article 6 de la loi ESM nécessite une évaluation individuelle |
Le transfert automatique est la solution la moins chère, mais il ne fonctionne que là où les données du registre sont exactes et à jour. S'il existe une divergence entre le registre et la structure de propriété réelle, le transfert automatique ne la détectera pas. L'entité assujettie détectera la divergence lors de la vigilance à l'égard du client et devra procéder en vertu de l'article 15a de la loi LCB-FT.
Vérifiez le bénéficiaire effectif du client dans l'ESM directement dans AML PROOF
AML PROOF connecte automatiquement la vérification ESM au processus d'identification. Le résultat est enregistré dans une piste d'audit prête pour le FAU.
Qu'advient-il d'une société sans enregistrement ESM ?
Un enregistrement ESM manquant ou obsolète a trois conséquences majeures :
Amende au titre de la loi ESM
Le défaut d'enregistrement d'un bénéficiaire effectif est une infraction passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 500 000 CZK.
Interdiction de distribution des bénéfices et des droits de vote
En vertu des articles 53 et 54 de la loi ESM, une société commerciale ne doit pas verser de part des bénéfices, de ressources propres ou de solde de liquidation à un bénéficiaire effectif non enregistré. Le bénéficiaire effectif non enregistré ne peut pas non plus exercer de droits de vote à l'assemblée générale. Un droit à une part des bénéfices non exercé avant la fin de l'exercice comptable concerné expire.
Paralysie de l'activité
Les entités assujetties au titre de la loi LCB-FT peuvent refuser de conclure une transaction avec une société qui n'a pas de bénéficiaire effectif enregistré. En pratique, une telle société peut être incapable de vendre un bien immobilier, d'obtenir un prêt ou de bénéficier d'une représentation juridique. Un enregistrement manquant constitue également un obstacle au tirage de subventions et à la participation aux marchés publics.
Comment une entité assujettie vérifie-t-elle l'ESM lors de la vigilance à l'égard du client ?
Pour les agents immobiliers, comptables, conseillers fiscaux et autres entités assujetties, l'article 9, paragraphe 2, point b), de la loi LCB-FT crée une obligation d'identifier et de vérifier le bénéficiaire effectif du client à partir de sources fiables lors de la vigilance à l'égard du client.
L'ESM est la source principale, mais pas la seule. La ligne directrice méthodologique n° 3 du FAU avertit expressément qu'une entité assujettie ne doit pas accepter aveuglément les données ESM sans vérification supplémentaire. En cas de doute sur l'exactitude du registre, l'entité assujettie doit :
- effectuer ses propres vérifications à partir de sources accessibles au public, telles que le Registre du commerce et le Recueil des actes
- demander des documents au client, tels que les statuts, les listes d'associés ou les décisions d'assemblée générale
- pour un client à risque, combiner plusieurs sources et documenter le résultat
Une déclaration de propriété effective du client n'est pas suffisante à elle seule. Le FAU a sanctionné à plusieurs reprises des entités assujetties qui s'étaient appuyées sur des déclarations sans vérification à partir de sources indépendantes.
Le résultat de la vérification du BE doit être documenté et conservé pendant 10 ans après la fin de la relation d'affaires (article 16, paragraphe 1, de la loi LCB-FT).
Que devez-vous faire si vous constatez une divergence ESM ?
Si une entité assujettie découvre lors de l'identification ou de la vigilance à l'égard du client que les données ESM ne correspondent pas à la réalité, la procédure obligatoire en trois étapes prévue à l<strong>article 15a de la loi LCB-FT</strong> commence :
Étape 1 — Notifier le client (article 15a, paragraphe 1)
Indiquez au client la divergence que vous constatez et permettez-lui de répondre. Un délai raisonnable de remédiation est généralement considéré comme étant de 30 jours.
Étape 2 — Notifier le tribunal compétent (article 15a, paragraphe 2)
Si le client ne supprime pas ou ne réfute pas la divergence, l'entité assujettie notifie le tribunal régional compétent selon le siège enregistré du client. La notification doit inclure une description de la divergence, les documents disponibles et toute réponse du client.
Étape 3 — Réévaluer le profil de risque du client
Jusqu'à ce que la divergence soit résolue, les informations ESM ne peuvent pas être considérées comme fiables. Ajustez le profil de risque du client et adoptez les mesures appropriées en vertu de l'article 9 ou 9a de la loi LCB-FT.
Exception : Si le signalement de la divergence pouvait compromettre une enquête sur une transaction suspecte ou une procédure pénale en cours, le FAU peut ordonner à l'entité assujettie de ne pas appliquer la procédure de l'article 15a (article 15a, paragraphe 4, de la loi LCB-FT). Dans un tel cas, il est recommandé de contacter d'abord le FAU de manière informelle ou de soumettre un rapport de transaction suspecte.
Sanctions en cas de non-respect de l'article 15a de la loi LCB-FT (article 44a)
| Infraction | Amende |
|---|---|
| Défaut de notification de la divergence au client (article 44a, paragraphe 2) | jusqu'à 100 000 CZK |
| Défaut de notification de la divergence au tribunal (article 44a, paragraphe 3) | jusqu'à 1 000 000 CZK |
| Non-respect d'une instruction du FAU (article 44a, paragraphe 4) | jusqu'à 200 000 CZK, ou 1 000 000 CZK si l'enquête est compromise |
Questions fréquentes sur l'ESM
Un entrepreneur individuel doit-il s'enregistrer dans l'ESM ?
Non. Une personne physique exerçant une activité en son propre nom n'est pas tenue de s'enregistrer dans l'ESM. La loi s'applique aux personnes morales et aux constructions juridiques. Un entrepreneur individuel peut toutefois être le bénéficiaire effectif d'une autre personne morale, auquel cas cette personne morale doit s'enregistrer.
Que se passe-t-il si le bénéficiaire effectif est une personne physique étrangère ou une société étrangère ?
Si une personne physique étrangère se trouve au sommet de la structure de propriété, elle doit être enregistrée dans l'ESM tchèque comme un bénéficiaire effectif tchèque. Si une personne morale étrangère est un maillon intermédiaire, vous devez identifier la personne physique qui la contrôle en dernier ressort. Si cela est impossible après avoir épuisé les moyens disponibles, le BE de substitution en vertu de l'article 5 de la loi ESM s'applique.
À quelle fréquence les données ESM doivent-elles être mises à jour ?
La loi ESM ne fixe pas de délai de mise à jour périodique fixe. L'obligation de mise à jour survient chaque fois que la personne ou le statut du bénéficiaire effectif change. L'entité enregistrante doit donc surveiller la structure de propriété en continu et mettre à jour le registre sans retard injustifié après chaque changement pertinent.
Une entité assujettie peut-elle refuser une transaction uniquement parce que le client n'a pas de BE enregistré ?
Oui. Un enregistrement ESM manquant est un facteur de risque que l'entité assujettie doit prendre en compte dans l'évaluation des risques du client. Si l'entité assujettie ne peut pas vérifier correctement l'identité du bénéficiaire effectif en raison de données ESM manquantes ou divergentes, elle doit refuser d'effectuer la transaction ou d'établir la relation d'affaires en vertu de l'article 15, paragraphe 1, de la loi LCB-FT.
L'ESM s'applique-t-il également aux fonds fiduciaires ?
Oui. Un fonds fiduciaire est une construction juridique au sens de la loi ESM et son fiduciaire doit assurer l'enregistrement du bénéficiaire effectif du fonds. Les règles d'identification du BE d'un fonds fiduciaire sont spécifiques et suivent l'article 6 de la loi ESM, y compris les bénéficiaires effectifs formels tels que le constituant, le fiduciaire et le bénéficiaire.
La vérification ESM comme partie du processus LCB-FT, pas une étape supplémentaire
AML PROOF intègre la vérification du bénéficiaire effectif dans l'ESM directement dans la vigilance à l'égard du client. Le résultat est automatiquement enregistré dans le dossier et crée une piste d'audit pour le FAU.