Le registre des bénéficiaires effectifs est régi par la loi n° 37/2021 Rec. (ZESM). Pour les entités assujetties au titre de la loi LCB-FT, travailler avec ce registre fait partie de la réalité quotidienne – et constitue souvent une source d'erreurs, de retards et de stress inutile lors des contrôles.
Bonne nouvelle : le système a des règles claires. Mauvaise nouvelle : plusieurs formulaires différents sont utilisés et chacun a une finalité différente. Cet aperçu vous aidera à vous y retrouver rapidement et à choisir la bonne procédure.
Règle de base : uniquement par voie électronique
Toutes les soumissions au registre des bénéficiaires effectifs se font exclusivement au moyen des formulaires électroniques du ministère de la Justice. Aucune autre forme de soumission n'est autorisée.
Les formulaires sont remplis en ligne et sont généralement :
- soit envoyés au tribunal du registre,
- soit au ministère de la Justice (pour les demandes d'accès à distance).
Enregistrement, modification ou suppression d'un bénéficiaire effectif
Utilisez le formulaire de proposition si vous devez :
- enregistrer un bénéficiaire effectif,
- modifier des données déjà enregistrées,
- effectuer une suppression,
- ou restreindre l'accès aux données du registre (§ 32 ZESM).
Comment cela fonctionne :
- vous remplissez le formulaire en ligne,
- le résultat est un document PDF,
- vous ajoutez des pièces jointes au PDF et l'envoyez au tribunal compétent.
Ce formulaire est également utilisé lorsque vous demandez uniquement une restriction d'accès aux données.
Transcription automatique des données (moins de travail manuel)
Le ZESM permet de reprendre automatiquement certaines données d'autres registres publics. Des formulaires distincts sont utilisés à cet effet.
1. Activation de la transcription automatique
Utilisé lorsque vous souhaitez :
- uniquement activer le régime de transcription automatique (§ 41(2), § 61(2) ZESM),
- sans traiter de personnes spécifiques.
Le résultat est un PDF, qui est envoyé au tribunal.
2. Enregistrement des membres de l'organe statutaire en tant que bénéficiaires effectifs
Généralement lorsque :
- le bénéficiaire effectif n'est pas identifié autrement,
- et tous les membres de l'organe statutaire sont enregistrés comme bénéficiaires effectifs (§ 5(1) ZESM).
La transcription automatique des futurs membres de l'organe est activée en même temps. Un formulaire distinct est utilisé.
Accès à distance au registre des bénéficiaires effectifs
Demande standard d'accès à distance
Destiné aux :
- autorités publiques,
- et autres entités définies par la loi (§ 16(2) ZESM).
La demande :
- est soumise exclusivement sous forme électronique,
- identifie le demandeur et les personnes spécifiques qui accéderont au registre,
- est envoyée au ministère de la Justice.
Accès à distance automatisé pour les entités assujetties (LCB-FT)
Pour les entités assujetties au titre de la <zakon>loi LCB-FT</zakon> (loi n° 253/2008 Rec.), il existe un régime spécial, beaucoup plus simple.
Caractéristiques :
- accès à distance au titre du § 16(2)(o) ZESM,
- le formulaire est rempli après connexion via le système de boîte de données,
- l'accès est configuré immédiatement et automatiquement,
- les personnes autorisées spécifiques qui utiliseront le registre sont identifiées.
Ce régime n'est pas accessible à tous – les conditions sont fixées par le ministère de la Justice.
Pourquoi cela importe du point de vue LCB-FT
Pour les entités assujetties :
- le registre des bénéficiaires effectifs est une source clé pour identifier et vérifier les clients,
- le mauvais formulaire = soumission invalide,
- des données obsolètes ou inaccessibles = risque de sanctions lors d'un contrôle.
Un accès correctement configuré au registre signifie :
- moins de travail manuel,
- des processus d'identification et de contrôle des clients plus rapides,
- une plus grande sécurité juridique lors d'un audit ou d'un contrôle de la CRF.
Résumé en une phrase
Le registre des bénéficiaires effectifs n'est pas compliqué – tant que vous savez quel formulaire utiliser, quand et dans quel but.