Obsah článku
Jak FIU kontrolu oznámí a co následuje
FIU má ze zákona pravomoc provést kontrolu bez předchozího oznámení. V praxi většina kontrol probíhá s určitým předstihem — FIU zpravidla písemně oznámí zahájení kontroly a stanoví termín. Ale ne vždy.
Jakmile kontrolor přijde, prokáže se pověřením a vyžádá si přístup k veškeré AML dokumentaci. První hodina je klíčová: kontrolor si udělá rychlý přehled o tom, zda povinná osoba vůbec má systém vnitřních zásad, identifikační záznamy a záznamy o PEP screeningu. Chybí-li základní dokumentace, je to okamžitý signál pro hloubkovou kontrolu.
Povinná osoba má právo na přítomnost právního zástupce. Pokud dopředu víte o termínu kontroly, využijte to — přítomnost advokáta se znalostí AML agendy může výrazně ovlivnit průběh i výsledek.
Co přesně kontroloři FIU prověřují
Die FIU-Prüfung ist keine Stichprobenkontrolle. Die Prüfer gehen nach vorab festgelegten Themenbereichen vor, die sich direkt aus dem AML-Gesetz ergeben:
- System der internen Grundsätze — Vorhandensein des Dokuments, seine Aktualität und Angemessenheit im Verhältnis zum Risikoprofil des Verpflichteten. Ein SVZ aus dem Jahr 2022 ohne Aktualisierungsnachweis wird Gegenstand von Rückfragen sein.
- Risikobewertung — auf welche Weise die Verpflichtete die Risiken ihrer Kundschaft und Geschäfte bewertet. Es muss eine schriftliche Methodik vorhanden sein.
- Identifikationsaufzeichnungen der Kunden (Identifikations- und Überprüfungspflichten) — Vollständigkeit und Lesbarkeit der Aufzeichnungen. Ein fehlender Pflichtangabe, beispielsweise die Geburtsregisternummer oder die Art der Identifizierung, stellt ein konkretes Versäumnis dar.
- PEP-Screening und Sanktionskontrolle — Durchführungsweise, Datum, verwendete Quelle. Das Ergebnis allein genügt nicht — die FIU möchte den Prozess nachvollziehen können.
- Auditní stopa (im Sinne der einschlägigen Bestimmungen des AML-Gesetzes) — kdo kontrolu provedl, kdy a jak. Bez auditní stopy nelze prokázat průběžné sledování obchodního vztahu.
- Schulung der Arbeitnehmer — Aufzeichnungen über absolvierte Schulungen, Daten, Inhalte und Testergebnisse.
- Beauftragte Person — schriftliche Bestellung der Person, die für die Erfüllung der Verpflichtungen gemäß das AML-Gesetz innerhalb der Organisation verantwortlich ist.
Unterliegen Sie AML?
Geben Sie die Unternehmens-ID (IČO) ein und erfahren Sie sofort, ob Sie den AML-Vorschriften unterliegen
Proč papírové záznamy při kontrole nemusí stačit
Zákon nevyžaduje digitální systém. Ale vyžaduje prokazatelnost — a to je místo, kde papírový přístup naráží na hranice.
Konkrétní příklady, co kontrolor FIU vidí:
- Papírový záznam „PEP: NE“ bez data, bez zdroje a bez jména osoby, která kontrolu provedla. Z pohledu FIU může být takový záznam nekompletní — nelze z něj ověřit kdy, kdo a v jakém sankčním seznamu klienta prověřoval.
- Sankční kontrola provedená „v době podpisu smlouvy“ bez konkrétního časového razítka. Sankční seznamy se aktualizují denně — bez záznamu přesného data je obtížné doložit, zda byl použitý seznam v té době aktuální.
- SVZ von 2022 ohne Aufzeichnung einer Überprüfung oder Aktualisierung. Die FIU kann ein solches Dokument als Nichterfüllung der Verpflichtung zur laufenden Aktualisierung der SVZ betrachten.
Jak jsme popsali v analýze pro epravo.cz, papírový přístup má čtyři zásadní slabiny — a kontrola FIU je může všechny odhalit. Přečtěte si celý článek: Digitalizace AML povinností: jak technologie mění plnění povinností pro tisíce povinných osob.
Důležité: nespolehlivost papírového záznamu neznamená automaticky pokutu. Záleží na kontextu, rozsahu pochybení a celkovém posouzení systému. Nicméně prokazatelnost je zákonný požadavek — a papír ji ztěžuje.
Co musí auditní stopa obsahovat podle FIU
Das Gesetz zählt das technische Format des Audit-Trail nicht ausdrücklich auf. Aber aus den Anforderungen gemäß das AML-Gesetz ergibt sich, was auffindbar sein muss:
| Požadovaný údaj | Papír | Digitální systém |
|---|---|---|
| Datum a čas prověření | ruční zápis (nespolehlivý) | automatické razítko |
| Identita osoby, která kontrolu provedla | podpis (nečitelný) | jméno a role |
| Použitý sankční seznam a jeho verze | neurčeno | automaticky zaznamenaný zdroj |
| Výsledek s odůvodněním | „NE“ | strukturovaný výstup s matchingem |
| Archivierung 10 Jahre | fyzický archiv | cloudová archivace se zárukou |
Tuto auditní stopu vám automaticky zajistí digitální AML systém. Podívejte se také na náš kontrolní checklist pro přípravu na FIU — 14 otázek, které odhalí slabá místa vaší dokumentace ještě před příchodem kontrolora.
Jak se připravit za jeden den
Pokud víte o nadcházející kontrole FIU, projděte tento checklist:
- Zkontrolujte datum poslední aktualizace SVZ — mělo by být do 12 měsíců od aktuálního data.
- Ověřte, že každý klientský záznam obsahuje datum PEP a sankční kontroly s uvedením zdroje.
- Zkontrolujte záznamy o školení zaměstnanců za posledních 12 měsíců — data, jména, obsah.
- Stellen Sie sicher, dass die beauftragte Person schriftlich ernannt ist und die Verpflichtungen gemäß das AML-Gesetz erfüllt.
- Überprüfen Sie, ob die Risikobewertung dem aktuellen Kundenportfolio entspricht.
Pokud jeden nebo více bodů nelze splnit do hodiny, je to signál k systémové změně — nikoliv k jednorázovému papírovému doplnění před kontrolou.
Časté otázky o kontrole FIU
Může FIU přijít na kontrolu bez předchozího ohlášení?
Ano. FIU má ze zákona pravomoc provést kontrolu bez předchozího oznámení. V praxi většina kontrol probíhá s předstihem a písemným oznámením, ale neohlášená kontrola je zákonem povolena.
Co hrozí, když při kontrole FIU nemám auditní stopu?
Bez auditní stopy nelze prokázat, kdy, kým a jak byla kontrola klienta provedena. FIU může takovou dokumentaci považovat za nedostatečnou. Sankce za nedostatečnou kontrolu klienta dosahují až 10 000 000 Kč, ale konkrétní postih závisí na kontextu a rozsahu pochybení.
Jak dlouho musím uchovávat AML dokumentaci?
Gemäß das AML-Gesetz muss eine verpflichtete Person AML-Aufzeichnungen und Dokumente mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Diese Frist gilt für Identifizierungsdaten, Aufzeichnungen über die Kundenkontrolle und über das durchgeführte Screening.
Musím mít digitální AML systém, nebo stačí papírová dokumentace?
Zákon nevyžaduje konkrétní formu. Vyžaduje však prokazatelnost a auditovatelnost. Papírová dokumentace je v praxi obtížnější doložit při kontrole — chybí jí automatická časová razítka a strukturovaná auditní stopa.
Připravte se na kontrolu FIU ještě dnes
Digitální AML systém zvládnete nastavit za jeden den. Papírová dokumentace vás při kontrole FIU nemusí zachránit.
Začít s AML PROOF