Tabla de contenidos
- ¿Con qué frecuencia debe impartirse la formación sobre la lucha contra el blanqueo de capitales?
- ¿A quién hay que formar exactamente?
- ¿Qué debe incluir la formación sobre la prevención del blanqueo de capitales?
- ¿Cuándo hay que entrenar fuera del ciclo habitual?
- ¿Cómo llevar un registro de los entrenamientos y durante cuánto tiempo?
- ¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
- Preguntas frecuentes sobre la formación en materia de lucha contra el blanqueo de capitales
¿Con qué frecuencia debe impartirse la formación sobre la lucha contra el blanqueo de capitales?
La ley es inequívoca en este punto. De conformidad con el artículo 23, apartado 1, de la Ley n.º 253/2008 Coll., una entidad obligada debe garantizar que sus empleados reciban formación al menos una vez cada 12 meses naturales. No se trata de una recomendación, sino de una obligación legal cuyo incumplimiento constituye una infracción administrativa.
Por lo tanto, la frecuencia mínima es una vez al año. Eres libre de formarte con más frecuencia, y en determinadas situaciones la ley lo recomienda expresamente (véase más abajo).
Un nuevo empleado es un caso especial. Si alguien ocupa un puesto en el que pueda encontrarse con una operación sospechosa, debe recibir formación antes de empezar a desempeñar esa labor; no basta con esperar al siguiente ciclo programado.
¿A quién hay que formar exactamente?
La ley no se aplica a «todos los empleados» de forma generalizada, sino a toda persona que, en el ejercicio de su trabajo, pueda encontrarse con una operación sospechosa. En la práctica, para la mayoría de las entidades obligadas, esto significa todas aquellas personas que tienen contacto con los clientes o tramitan sus operaciones.
Presta atención a un grupo menos evidente: la formación también se aplica a las personas que participan en las actividades de la entidad obligada sin estar vinculadas por un contrato de trabajo estándar —es decir, aquellas que trabajan en virtud de contratos de obra, contratos de prestación de servicios, como contratistas externos o como autónomos— si pueden encontrarse con operaciones sospechosas en el desempeño de su trabajo (art. 23, apartado 2, de la Ley n.º 253/2008 Coll.).
En otras palabras: un agente inmobiliario subcontratado o un contable autónomo que se ocupe de tus clientes debe tener exactamente el mismo nivel de formación que un empleado a tiempo completo.
Las barreras lingüísticas no son una excusa. La FAU establece explícitamente que una barrera lingüística no puede justificar la falta de formación de un empleado: la entidad obligada debe garantizar que la formación se imparta en un idioma que el trabajador comprenda.
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¿Qué debe incluir la formación sobre la prevención del blanqueo de capitales?
El apartado 3 del artículo 23 de la Ley n.º 253/2008 del Boletín Oficial establece los contenidos mínimos obligatorios:
- tipologías e indicadores de operaciones sospechosas
- los requisitos a los que debe ajustarse la entidad obligada para llevar a cabo la identificación del cliente y la diligencia debida (artículos 7 a 9)
- procedimientos para identificar los factores de riesgo de los clientes
- procedimientos en caso de detección de una operación sospechosa, incluidas las obligaciones de notificación
La ley exige además que la entidad obligada complemente y actualice continuamente los contenidos de la formación. Esto significa que no se puede repetir la misma formación año tras año sin tener en cuenta los cambios en la legislación o en las prácticas internas.
La Directriz Metodológica n.º 6 de la FAU aclara que la formación debe abarcar, sin lugar a dudas, los contenidos del sistema de control interno (SVZ) y la evaluación de riesgos de la entidad, incluyendo cómo se espera que los empleados los apliquen en la práctica.
¿Cuándo hay que entrenar fuera del ciclo habitual?
La frecuencia anual establecida por la ley es la mínima. La Directriz Metodológica n.º 6 de la FAU recomienda impartir formación fuera del ciclo habitual en dos situaciones:
Cuando se lanzan al mercado nuevos productos, servicios o tecnologías
Cada uno de estos cambios conlleva nuevos riesgos que los empleados deben comprender. Un ejemplo típico: la implantación de la identificación de clientes en línea o la incorporación de un nuevo tipo de operación a la cartera.
Cuando se produzca un cambio significativo en la normativa sobre la lucha contra el blanqueo de capitales o se publiquen nuevas directrices metodológicas de la Unidad de Análisis Financiero (FAU)
Si la legislación o la metodología cambian de forma sustancial, no basta con esperar a la próxima formación anual. Los empleados deben conocer las nuevas normas antes de empezar a aplicarlas en la práctica.
En ambos casos, los cambios deberían reflejarse simultáneamente en las actualizaciones del sistema de control interno y de la evaluación de riesgos.
¿Cómo llevar un registro de los entrenamientos y durante cuánto tiempo?
La entidad obligada debe conservar los registros de asistencia y los contenidos de la formación durante al menos 5 años a partir de la fecha de la formación (art. 23, apartado 4, de la Ley n.º 253/2008 Coll.).
La ley no establece un formato concreto, sino que admite tanto los registros electrónicos (por ejemplo, los resultados de la formación en línea) como las hojas de asistencia originales firmadas. El requisito fundamental es que los registros deben demostrar de forma fehaciente:
- quiénes asistieron a la formación (nombre, cargo)
- cuándo tuvo lugar la formación (fecha)
- qué temas se trataron en la formación
Es precisamente aquí donde suelen surgir los problemas con mayor frecuencia durante las inspecciones de la FAU. La entidad obligada ha impartido formación, pero carece de documentación: ni hoja de asistencia firmada ni registro electrónico. La FAU no puede, por tanto, verificar que se haya cumplido con la obligación, lo que en sí mismo constituye una irregularidad. Vincular la formación con la lista de comprobación de preparación de la FAU y otros flujos de trabajo contra el blanqueo de capitales en un único sistema simplifica enormemente el archivo y la trazabilidad de los registros.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
El incumplimiento de la obligación de impartir formación a los empleados constituye una infracción administrativa con arreglo al artículo 48, apartado 6, de la Ley n.º 253/2008 Coll. La sanción por no impartir dicha formación puede ascender hasta 5 000 000 de coronas checas (artículo 48, apartado 8). En caso de infracciones reiteradas o graves, la multa puede ascender hasta el doble del beneficio obtenido ilícitamente o a 30 000 000 de coronas checas, lo que sea mayor (artículo 48, apartado 10, de la Ley n.º 253/2008 Coll.).
En la práctica, la FAU considera la formación como un ámbito de auditoría independiente durante las inspecciones: quiere examinar los registros de asistencia, los contenidos formativos y el método de impartición. La falta de documentación o el hecho de que esta esté desactualizada es una de las deficiencias más habituales que se detectan durante las inspecciones del sector no financiero.
Importante: la multa no solo se aplica si la formación nunca se ha impartido, sino también si se ha impartido pero la entidad obligada no puede demostrarlo.
Cumplir con el artículo 23 y disponer de pruebas: certificado, archivo, panel de control
AML PROOF archiva los certificados durante 10 años (la ley exige 5, pero nosotros vamos más allá). Cada certificado incluye el nombre, el cargo, la puntuación de los cuatro módulos, la fecha de emisión y la fecha de caducidad. Durante una inspección de la FAU, abre el panel de control y presenta el historial completo del equipo en 30 segundos.
Preguntas frecuentes sobre la formación en materia de lucha contra el blanqueo de capitales
¿Con qué frecuencia deben realizar los empleados la formación sobre la prevención del blanqueo de capitales?
De conformidad con el artículo 23, apartado 1, de la Ley n.º 253/2008 Coll., la entidad obligada debe garantizar que se imparta formación al menos una vez cada 12 meses naturales. Los nuevos empleados deben recibir formación antes de comenzar a desempeñar sus funciones en un puesto en el que puedan encontrarse con una operación sospechosa.
¿Es necesario formar también a los contratistas externos con contratos temporales?
Sí. El apartado 2 del artículo 23 establece explícitamente que la formación se aplica a las personas que participan en las actividades de la entidad obligada, salvo que lo hagan en virtud de un contrato de trabajo estándar, siempre que puedan encontrarse con operaciones sospechosas en el desempeño de su labor. Un agente inmobiliario o un contable contratado externamente debe recibir la misma formación que un empleado a tiempo completo.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros de formación?
Al menos 5 años a partir de la fecha de la formación (art. 23, apartado 4, de la Ley n.º 253/2008 Coll.). Los registros deben acreditar de forma fehaciente quién recibió la formación, cuándo y en qué medida.
¿Qué ocurre si no se ha impartido la formación o si no dispongo de documentación al respecto?
El incumplimiento de la obligación de formación constituye una infracción administrativa con arreglo al artículo 48, apartado 6, de la Ley n.º 253/2008 Coll. La multa puede ascender hasta 5 000 000 de coronas checas (artículo 48, apartado 8). En caso de infracciones reiteradas o graves, la multa puede ascender hasta el doble del beneficio obtenido ilícitamente o a 30 000 000 de coronas checas, lo que sea mayor (artículo 48, apartado 10). Igualmente arriesgada es la situación en la que se ha impartido la formación, pero la entidad obligada no puede demostrarlo: la FAU exige registros que lo acrediten.