Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Tabla de contenidos
- ¿En qué consiste el sistema de políticas internas en materia de prevención del blanqueo de capitales?
- Fundamento jurídico: artículo 21 de la Ley contra el blanqueo de capitales
- ¿Qué debe incluir la SVZ?
- La evaluación de riesgos en materia de lucha contra el blanqueo de capitales como base
- ¿Quién es el responsable de la SVZ?
- Cómo mantener actualizada la SVZ
- Errores más comunes al crear una SVZ
- Sanciones por la ausencia o la insuficiencia de una SVZ
- Conclusión y recomendaciones prácticas
¿En qué consiste el sistema de políticas internas en materia de prevención del blanqueo de capitales?
El sistema de políticas internas (SVZ) es un documento interno —en la práctica, un manual sobre la prevención del blanqueo de capitales— que define cómo cumple su empresa las obligaciones que le impone la Ley contra el blanqueo de capitales (Ley n.º 253/2008 Coll., relativa a determinadas medidas contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo).
La SVZ no es solo un trámite que se deja en un cajón. Es un documento operativo vivo que describe procedimientos específicos para la identificación de clientes, la evaluación de riesgos, la detección de operaciones sospechosas, la notificación de las mismas y la formación de los empleados y de las personas que ocupan un puesto similar. Debe reflejar la realidad de su negocio, y no ser una plantilla genérica descargada de Internet.
La obligación de contar con una SVZ se aplica a todas las entidades sujetas a esta obligación, independientemente del tamaño de la empresa. Se aplica por igual tanto a una agencia inmobiliaria con dos empleados como a una gran entidad financiera.
Fundamento jurídico: artículo 21 de la Ley contra el blanqueo de capitales
La obligación de crear un sistema de políticas internas viene establecida directamente en el artículo 21 de la Ley n.º 253/2008 Coll. La ley establece que las entidades obligadas deben implantar y aplicar políticas, procedimientos y medidas de control internos para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
Estas políticas internas deben incluir, en particular:
- Procedimientos de identificación de clientes y de diligencia debida (identificación y control de clientes)
- Evaluación de riesgos a nivel de la empresa y para las relaciones comerciales individuales
- Procedimientos para notificar transacciones sospechosas a la Oficina de Análisis Financiero (FAU)
- Normas sobre la conservación de la documentación
- Un programa de formación para empleados y personas en una situación similar
- Designación de la persona responsable del cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales
El SVZ debe adaptarse a la naturaleza, el alcance y las características específicas de la actividad de la entidad obligada. Las plantillas genéricas que no tienen en cuenta las particularidades de su sector no cumplen con los requisitos legales, lo cual quedará patente durante una inspección de la FAU.
¿Qué debe incluir la SVZ?
Ni la Ley ni los reglamentos de aplicación establecen una estructura fija para la SVZ, pero la práctica y las directrices de la FAU definen qué debe incluir una SVZ funcional. A continuación se ofrece una visión general de los ámbitos clave:
1. Identificación y evaluación de riesgos
La SVZ debe describir cómo evalúa la empresa los riesgos de blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo. Esto incluye la evaluación de riesgos a nivel de la empresa y la evaluación de riesgos a nivel de cliente para clientes y operaciones individuales.
2. Procedimientos de KYC y CDD
La SVZ debe definir claramente cómo se lleva a cabo la identificación de los clientes —a partir de los documentos de identidad en el caso de las personas físicas y del registro mercantil en el caso de las personas jurídicas—. También abarca los procedimientos para identificar al titular real último (UBO) de los clientes corporativos.
3. Mejora de los procedimientos de identificación y de diligencia debida respecto al cliente (artículo 9 bis)
En el caso de los clientes de alto riesgo, las personas políticamente expuestas (PEP) o los clientes procedentes de terceros países de alto riesgo, la SVZ deberá establecer procedimientos de diligencia debida reforzada.
4. Detección precoz y seguimiento continuo
El documento debe describir cómo la empresa comprueba si los clientes figuran en las listas de sanciones de la UE y de la ONU (Ley n.º 69/2006 Coll.), en los registros de personas políticamente expuestas (PEP) y en las noticias negativas de los medios de comunicación, así como la forma en que se lleva a cabo este seguimiento de manera continua, y no solo en el momento de la incorporación del cliente.
5. Notificación de transacciones sospechosas (OPO)
La SVZ debe incluir un procedimiento claro: quién evalúa los indicios sospechosos, quién decide presentar un informe y cómo se comunica la operación sospechosa a la FAU. Este procedimiento debe ser aplicable en la práctica, y no limitarse a una mera descripción en términos generales.
6. Conservación de la documentación
La SVZ especifica qué documentos deben conservarse, durante cuánto tiempo (la ley exige 10 años) y en qué formato. La documentación debe estar disponible para su inspección por parte de la FAU.
7. Formación de las personas con arreglo al artículo 23
La SVZ debe definir un programa de formación continua en materia de lucha contra el blanqueo de capitales para los empleados y las personas que ocupen un puesto equivalente, incluyendo el contenido, la frecuencia y el método de verificación. La ley exige que la formación se imparta con regularidad, al menos una vez al año.
8. Designación de la persona responsable
El SVZ debe identificar claramente quién en la empresa es responsable del cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales —la denominada «persona designada» (responsable de cumplimiento)—. En las empresas más pequeñas, esta función suele recaer en un miembro del órgano de administración.
La evaluación de riesgos en materia de lucha contra el blanqueo de capitales como base
La evaluación de riesgos en materia de lucha contra el blanqueo de capitales constituye la columna vertebral de todo el sistema de políticas internas. Sin una evaluación de riesgos eficaz, resulta imposible establecer medidas proporcionadas, y eso es precisamente lo que exige la ley (el enfoque basado en el riesgo).
La evaluación de riesgos se lleva a cabo en dos niveles:
- Evaluación de riesgos empresariales: una evaluación global de los riesgos de su empresa en lo que respecta al tipo de clientes, la ubicación geográfica, los productos y los canales de distribución.
- Evaluación de riesgos de los clientes: evaluación individual de cada cliente y cada operación, con asignación de una puntuación de riesgo (riesgo bajo, medio o alto).
Entre los principales factores de riesgo que debes evaluar se incluyen:
- Geografía: de dónde procede el cliente y dónde opera (jurisdicciones de alto riesgo según el GAFI, listas grises o negras de la UE)
- Tipo de cliente: persona física, persona jurídica, persona políticamente expuesta (PEP), titular real
- Productos y servicios: ¿qué tipo de transacción o relación se está estableciendo?
- Canales de distribución: contacto directo frente a incorporación a través de intermediarios
- Origen de los fondos: de dónde procede el dinero del cliente
- Complejidad de la estructura de propiedad: cadenas de empresas, estructuras extraterritoriales
El resultado de la evaluación de riesgos es una justificación documentada de por qué se ha asignado a un cliente concreto una calificación de riesgo específica, y de por qué se ha aplicado o no una diligencia debida reforzada.
¿Quién es el responsable de la SVZ?
La Ley contra el blanqueo de capitales establece que la responsabilidad general del cumplimiento de las obligaciones en materia de lucha contra el blanqueo de capitales recae en la entidad obligada, ya sea una persona jurídica o un empresario individual. Dentro de la empresa, hay personas concretas que asumen la responsabilidad del sistema de políticas internas:
- Miembro del órgano de gobierno: debe ser designado formalmente como responsable pleno del programa de lucha contra el blanqueo de capitales. Esta responsabilidad debe quedar documentada.
- Persona designada (responsable de cumplimiento): la persona encargada de las operaciones cotidianas en materia de lucha contra el blanqueo de capitales: selección de clientes, evaluación de transacciones sospechosas y coordinación de la formación. Debe estar inscrita en la Unidad de Inteligencia Financiera (FAU) (en un plazo de 30 días desde su nombramiento; los cambios deben comunicarse en un plazo de 15 días).
- Empleados y personas colaboradoras: todos los empleados y personas en una situación similar que estén en contacto con clientes o con transacciones deben recibir formación y saber cómo actuar cuando detecten situaciones sospechosas.
- Empleados y colaboradores: todos los empleados y personas que ocupen un puesto similar (por ejemplo, directores generales, socios, autónomos y colaboradores) que entren en contacto con clientes o transacciones deben recibir formación y saber cómo actuar cuando detecten situaciones sospechosas.
En las pequeñas empresas es habitual que un miembro del órgano social ejerza también como persona designada. Esto no significa que las responsabilidades se fusionen: ambas funciones deben describirse claramente en el SVZ.
Cómo mantener actualizada la SVZ
El SVZ no es un documento puntual. Se trata de un sistema en constante evolución que debe reflejar la situación actual de tu empresa y los cambios en la legislación. Durante las inspecciones, la FAU presta especial atención a si el SVZ está actualizado o si se trata de un documento que se elaboró una vez y que no se ha modificado desde entonces.
Debes revisar y actualizar la SVZ siempre que:
- Se ha producido un cambio en la legislación sobre la prevención del blanqueo de capitales o en las directrices de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).
- Amplías o modificas tus actividades empresariales o tu cartera de productos
- Te adentras en nuevos mercados geográficos o captas nuevas categorías de clientes
- Cambio de personas responsables (persona designada, miembro del órgano estatutario)
- La FAU u otra autoridad lleva a cabo una inspección y formula recomendaciones
- Llevas a cabo una auditoría interna sobre la prevención del blanqueo de capitales e identificas las deficiencias
Como norma mínima, se recomienda realizar una revisión exhaustiva de la SVZ al menos una vez al año, documentando cada revisión —incluidas la fecha y la persona que la ha llevado a cabo—.
Errores más comunes al crear una SVZ
Durante las inspecciones de la FAU se detectan una y otra vez los mismos tipos de deficiencias. Conocer los errores más habituales te ayudará a evitarlos:
- Plantilla genérica sin personalización: una plantilla descargada que no se haya adaptado al tipo específico de negocio no cumple el requisito legal de proporcionalidad. La FAU lo detecta de inmediato.
- Evaluación de riesgos inexistente o meramente formal: Una evaluación de riesgos que se limite a afirmar que el riesgo es bajo, sin ninguna justificación ni metodología, resulta insuficiente.
- Documento obsoleto: Un SVZ válido a partir de 2021 que no se haya actualizado tras las modificaciones de la ley o los cambios en la actividad empresarial se considerará no conforme durante una inspección.
- Procedimientos poco realistas: El SVZ describe procedimientos que la empresa no sigue realmente en la práctica. Una discrepancia entre el documento y la realidad es una señal de alarma para la FAU.
- No hay pruebas de que se imparta formación: La SVZ describe la formación de los empleados y de las personas que ocupan un puesto similar, pero la empresa no puede demostrar que dicha formación se lleve a cabo realmente —no hay registros, hojas de asistencia ni exámenes—.
- Designación poco clara de la persona responsable: La SVZ no especifica quién es la persona responsable en materia de lucha contra el blanqueo de capitales, o dicha persona no está registrada en la FAU.
Sanciones por la ausencia o la insuficiencia de una SVZ
La ausencia de un sistema de políticas internas o la existencia de deficiencias graves en el mismo constituyen una infracción administrativa con arreglo a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales. La Unidad de Inteligencia Financiera (FAU) puede imponer una multa de hasta 1 millón de coronas checas (aproximadamente 40 000 euros) por este motivo. En casos más graves o en caso de infracciones reiteradas, las sanciones pueden ser más elevadas, o bien puede imponerse la prohibición de ejercer la actividad en cuestión.
Resumen de las sanciones pertinentes:
- Ausencia de una zona de seguridad (SVZ) o de una evaluación de riesgos: multa de hasta 1 millón de coronas checas (aprox. 40 000 euros)
- Incumplimiento de la obligación de designar o registrar a la persona designada: multa de hasta 1 millón de coronas checas (aprox. 40 000 euros)
- Identificación inadecuada del cliente: multa de hasta 10 millones de coronas checas (aprox. 400 000 euros)
- No poder acreditar la formación: multa de hasta 5 millones de coronas checas (aprox. 200 000 euros)
- Incumplimiento de la obligación de notificar una operación sospechosa: multa de hasta 5 millones de coronas checas (aprox. 200 000 euros); hasta 30 millones de coronas checas (aprox. 1,2 millones de euros) en caso de reincidencia.
Importante: para imponer sanciones no es necesario demostrar que la empresa haya facilitado el blanqueo de capitales. Basta con demostrar que no se cumplieron formalmente las obligaciones, aunque no se haya producido ningún caso sospechoso.
Conclusión y recomendaciones prácticas
El sistema de políticas internas en materia de prevención del blanqueo de capitales es una obligación legal para todas las entidades obligadas, y constituye tu mejor línea de defensa ante una inspección de la Unidad de Análisis Financiero (FAU). Un SVZ bien elaborado, que refleje fielmente tu actividad empresarial y se mantenga actualizado, te aporta confianza: sabes qué hacer y puedes demostrarlo.
Resumen de las recomendaciones prácticas:
- Crea tu SVZ a la medida de tu empresa, sin basarte en una plantilla genérica.
- Asegúrate de que la SVZ abarque todos los ámbitos exigidos por la ley, desde la evaluación de riesgos hasta la formación.
- Designar a la persona encargada y darla de alta en la FAU.
- Impartir y documentar la formación periódica de los empleados y de las personas que ocupan un puesto similar.
- Revisa el SVZ al menos una vez al año y cada vez que se produzca un cambio relevante.
- Asegúrate de que todos los pasos del proceso de prevención del blanqueo de capitales sean verificables, desde la identificación del cliente hasta la evaluación de riesgos.
<software>AML PROOF</software> te ayuda a gestionar todo el proceso de SVZ —desde la evaluación de riesgos hasta la identificación del cliente y la preparación para la inspección de la FAU— en una única herramienta integral.