Table des matières
- Comment la FAU annonce un contrôle et ce qui se passe ensuite
- Ce que les inspecteurs de la FAU examinent réellement
- Pourquoi les archives papier peuvent ne pas suffire lors d'un contrôle
- Ce que doit contenir une piste d'audit selon les attentes de la FAU
- Comment se préparer en une journée
- Questions fréquemment posées sur les contrôles de la FAU
Comment la FAU annonce un contrôle et ce qui se passe ensuite
En vertu de la loi, la FAU a le pouvoir d'effectuer un contrôle sans préavis. En pratique, la plupart des contrôles sont annoncés avec un certain délai — la FAU envoie généralement un avis écrit du contrôle et fixe une date. Mais pas toujours.
Une fois qu'un inspecteur arrive, il s'identifie au moyen d'une autorisation et demande l'accès à toute la documentation LCB-FT. La première heure compte : l'inspecteur vérifie rapidement si l'entité assujettie dispose de politiques internes, de dossiers d'identification et de dossiers de criblage des PPE. Si la documentation de base fait défaut, c'est un signal immédiat pour un contrôle plus approfondi.
Une entité assujettie a le droit de se faire assister par un conseil juridique. Si vous connaissez la date du contrôle à l'avance, utilisez ce temps — un avocat familiarisé avec la LCB-FT peut influencer significativement le déroulement et l'issue du contrôle.
Ce que les inspecteurs de la FAU examinent réellement
Un contrôle de la FAU n'est pas un examen aléatoire des dossiers. Les inspecteurs suivent des domaines prédéfinis basés directement sur la loi n° 253/2008 Rec. :
- Politiques internes (article 21) — si le document existe, est à jour et correspond au profil de risque de l'entité assujettie. Des politiques internes datées de 2022 sans trace de révision soulèveront des questions.
- Évaluation des risques (article 21a) — comment l'entité assujettie évalue les risques dans sa clientèle et ses transactions. Une méthodologie écrite doit exister.
- Dossiers d'identification des clients (articles 7 et 8) — exhaustivité et lisibilité des dossiers. Une donnée obligatoire manquante, telle que le numéro de naissance ou la méthode d'identification, constitue une déficience concrète.
- Criblage des PPE et vérifications de sanctions (article 9) — comment la vérification a été effectuée, la date et la source utilisée. Le résultat seul ne suffit pas — la FAU veut voir le processus.
- Piste d'audit (article 16, paragraphe 1, points e) et f)) — qui a effectué la vérification, quand et comment. Sans piste d'audit, la surveillance continue de la relation d'affaires ne peut être prouvée.
- Formation des employés (article 23) — dossiers des formations effectuées, dates, contenu et résultats des tests.
- Personne de contact désignée (article 22a) — nomination écrite de la personne responsable de remplir les obligations de la loi LCB-FT au sein de l'organisation.
Gardez une piste d'audit prête pour chaque contrôle de la FAU
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Essayez gratuitementPourquoi les archives papier peuvent ne pas suffire lors d'un contrôle
La loi n'exige pas de système numérique. Mais elle exige la démontrabilité — et c'est là qu'une approche papier atteint ses limites.
Exemples concrets de ce qu'un inspecteur de la FAU peut voir :
- Une note papier indiquant « PPE : NON » sans date, source ni nom de la personne ayant effectué la vérification. Du point de vue de la FAU, un tel enregistrement peut être incomplet — il ne montre pas quand, par qui et par rapport à quelle liste de sanctions le client a été vérifié.
- Une vérification de sanctions effectuée « au moment de la signature du contrat » sans horodatage précis. Les listes de sanctions sont mises à jour quotidiennement — sans la date exacte, il est difficile de prouver que la liste utilisée était à jour à ce moment-là.
- Des politiques internes datées de 2022 sans trace de révision ou de mise à jour. La FAU peut y voir un non-respect de l'article 21, qui exige que les politiques internes soient tenues à jour.
Comme nous l'avons décrit dans notre analyse pour epravo.cz, la LCB-FT sur papier présente quatre faiblesses majeures — et un contrôle de la FAU peut toutes les révéler. Lisez l'article complet : Numérisation des obligations LCB-FT : comment la technologie transforme la conformité pour des milliers d'entités assujetties.
Important : un enregistrement papier peu fiable ne signifie pas automatiquement une amende. Cela dépend du contexte, de l'étendue de la déficience et de l'appréciation globale du système. Néanmoins, la démontrabilité est une exigence légale — et le papier la rend plus difficile.
Ce que doit contenir une piste d'audit selon les attentes de la FAU
La loi ne prescrit pas explicitement le format technique d'une piste d'audit. Mais l'article 16, paragraphe 1, points e) et f), de la loi n° 253/2008 Rec. précise ce qui doit être traçable :
| Donnée requise | Papier | Système numérique |
|---|---|---|
| Date et heure de la vérification | saisie manuelle (peu fiable) | horodatage automatique |
| Identité de la personne ayant effectué la vérification | signature (souvent illisible) | nom et rôle |
| Liste de sanctions utilisée et sa version | non spécifiée | source enregistrée automatiquement |
| Résultat avec motivation | « NON » | sortie structurée avec détails de correspondance |
| Conservation de 10 ans (article 16) | archives physiques | archivage dans le cloud avec conservation |
Cette piste d'audit peut être assurée automatiquement par un système LCB-FT numérique. Consultez également notre liste de contrôle de préparation au contrôle de la FAU — 14 questions qui révèlent les points faibles de votre documentation avant l'arrivée d'un inspecteur.
Comment se préparer en une journée
Si vous savez qu'un contrôle de la FAU approche, parcourez cette liste de contrôle :
- Vérifiez la date de la dernière mise à jour des politiques internes — elle devrait dater de moins de 12 mois.
- Vérifiez que chaque dossier client contient la date des vérifications PPE et de sanctions et la source utilisée.
- Passez en revue les dossiers de formation des employés des 12 derniers mois — dates, noms et contenu.
- Assurez-vous que la personne de contact désignée (article 22a) est nommée par écrit et remplit les obligations de la loi LCB-FT.
- Vérifiez si l'évaluation des risques en vertu de l'article 21a reflète votre portefeuille de clients actuel.
Si un ou plusieurs éléments ne peuvent être complétés en une heure, c'est un signal pour un changement de système — pas pour une correction papier ponctuelle avant un contrôle.
Questions fréquemment posées sur les contrôles de la FAU
La FAU peut-elle effectuer un contrôle sans préavis ?
Oui. En vertu de la loi, la FAU a le pouvoir d'effectuer un contrôle sans préavis. En pratique, la plupart des contrôles sont annoncés à l'avance et par écrit, mais un contrôle inopiné est autorisé par la loi.
Que se passe-t-il si je ne dispose pas d'une piste d'audit lors d'un contrôle de la FAU ?
Sans piste d'audit, vous ne pouvez pas prouver quand, par qui et comment la vérification du client a été effectuée. La FAU peut considérer une telle documentation comme insuffisante. Les amendes pour vigilance insuffisante à l'égard de la clientèle peuvent atteindre jusqu'à 10 000 000 CZK, mais l'issue spécifique dépend du contexte et de l'étendue de la déficience.
Combien de temps dois-je conserver la documentation LCB-FT ?
En vertu de l'article 16 de la loi n° 253/2008 Rec., une entité assujettie doit conserver les dossiers et documents LCB-FT pendant au moins 10 ans. Cette durée de conservation s'applique aux données d'identification, aux dossiers de vigilance à l'égard de la clientèle et aux dossiers de criblage.
Ai-je besoin d'un système LCB-FT numérique, ou la documentation papier suffit-elle ?
La loi n'exige pas de forme spécifique. Elle exige toutefois la démontrabilité et l'auditabilité. En pratique, la documentation papier est plus difficile à défendre lors d'un contrôle car elle ne dispose pas d'horodatage automatique ni d'une piste d'audit structurée.
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Vous pouvez mettre en place un système LCB-FT numérique en une journée. La documentation papier peut ne pas vous protéger lors d'un contrôle de la FAU.
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