Tabla de contenidos
- Cómo anuncia FAU una inspección y qué ocurre a continuación
- Qué revisan realmente los inspectores de FAU
- Por qué los registros en papel pueden no ser suficientes durante una inspección
- Qué debe contener una pista de auditoría según las expectativas de FAU
- Cómo prepararse en un día
- Preguntas frecuentes sobre inspecciones FAU
Cómo anuncia FAU una inspección y qué ocurre a continuación
Según la ley, FAU tiene la autoridad para realizar una inspección sin previo aviso. En la práctica, la mayoría de las inspecciones se anuncian con cierto tiempo de anticipación — FAU generalmente envía una notificación escrita de la inspección y fija una fecha. Pero no siempre.
Una vez que llega el inspector, se identifica con una autorización y solicita acceso a toda la documentación de AML. La primera hora es importante: el inspector verifica rápidamente si la entidad obligada tiene políticas internas, registros de identificación y registros de evaluación de PEP. Si falta documentación básica, es una señal inmediata para una inspección más profunda.
Una entidad obligada tiene derecho a tener un asesor legal presente. Si conoce la fecha de la inspección con anticipación, use ese tiempo — un abogado familiarizado con AML puede influir significativamente tanto en el curso como en el resultado de la inspección.
Qué revisan realmente los inspectores de FAU
Una inspección de FAU no es una revisión aleatoria de archivos. Los inspectores siguen áreas predefinidas basadas directamente en zákon č. 253/2008 Sb.:
- Políticas internas (Sección 21) — si el documento existe, está actualizado y se ajusta al perfil de riesgo de la entidad obligada. Las políticas internas fechadas en 2022 sin registro de revisión generarán preguntas.
- Evaluación de riesgos (Sección 21a) — cómo la entidad obligada evalúa los riesgos en su base de clientes y transacciones. Debe existir una metodología escrita.
- Registros de identificación de clientes (Secciones 7–8) — integridad y legibilidad de los registros. Un punto de datos obligatorio faltante, como número de nacimiento o método de identificación, es una deficiencia concreta.
- Evaluación de PEP y controles de sanciones (Sección 9) — cómo se realizó la verificación, la fecha y la fuente utilizada. El resultado por sí solo no es suficiente — FAU quiere ver el proceso.
- Pista de auditoría (Sección 16(1)(e) y (f)) — quién realizó la verificación, cuándo y cómo. Sin una pista de auditoría, no se puede probar el monitoreo continuo de la relación comercial.
- Capacitación de empleados (Sección 23) — registros de capacitación completada, fechas, contenido y resultados de pruebas.
- Persona de contacto designada (Sección 22a) — nombramiento escrito de la persona responsable del cumplimiento de las obligaciones de la Ley AML dentro de la organización.
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Por qué los registros en papel pueden no ser suficientes durante una inspección
La ley no requiere un sistema digital. Pero sí requiere demostrabilidad — y ahí es donde un enfoque basado en papel alcanza sus límites.
Ejemplos concretos de lo que un inspector de FAU puede ver:
- Una nota en papel que dice "PEP: NO" sin fecha, fuente o nombre de la persona que realizó la verificación. Desde la perspectiva de FAU, tal registro puede estar incompleto — no muestra cuándo, por quién y contra qué lista de sanciones se verificó al cliente.
- Una verificación de sanciones realizada "en el momento de firmar el contrato" sin una marca de tiempo específica. Las listas de sanciones se actualizan diariamente — sin la fecha exacta, es difícil probar que la lista utilizada era actual en ese momento.
- Políticas internas fechadas en 2022 sin registro de revisión o actualización. FAU puede verlo como incumplimiento de la Sección 21, que requiere que las políticas internas se mantengan actualizadas.
Como describimos en nuestro análisis para epravo.cz, AML basado en papel tiene cuatro debilidades principales — y una inspección de FAU puede exponerlas todas. Lea el artículo completo: Digitalización de obligaciones de AML: cómo la tecnología está cambiando el cumplimiento para miles de entidades obligadas.
Importante: un registro en papel poco confiable no significa automáticamente una multa. Depende del contexto, la extensión de la deficiencia y la evaluación general del sistema. Aún así, la demostrabilidad es un requisito estatutario — y el papel lo dificulta.
Qué debe contener una pista de auditoría según las expectativas de FAU
La ley no prescribe explícitamente el formato técnico de una pista de auditoría. Pero la Sección 16(1)(e) y (f) de zákon č. 253/2008 Sb. deja claro qué debe ser rastreable:
| Punto de datos obligatorio | Papier | Sistema digital |
|---|---|---|
| Fecha y hora de la verificación | entrada manual (poco confiable) | marca de tiempo automática |
| Identidad de la persona que realizó la verificación | firma (a menudo ilegible) | nombre y rol |
| Lista de sanciones utilizada y su versión | no especificado | fuente registrada automáticamente |
| Resultado con razonamiento | « NON » | salida estructurada con detalles coincidentes |
| retención de 10 años (Sección 16) | archivo físico | archivo en la nube con retención |
Este registro de auditoría se puede garantizar automáticamente mediante un sistema AML digital. Vea también nuestra lista de verificación de preparación para inspección FAU — 14 preguntas que revelan puntos débiles en su documentación antes de que llegue un inspector.
Cómo prepararse en un día
Si sabe que se acerca una inspección FAU, repase esta lista de verificación:
- Compruebe la fecha de la última actualización de las políticas internas — debe ser dentro de los últimos 12 meses.
- Verifique que cada registro de cliente contenga la fecha de las comprobaciones de PEP y sanciones y la fuente utilizada.
- Revise los registros de capacitación de empleados de los últimos 12 meses — fechas, nombres y contenido.
- Asegúrese de que la persona de contacto designada (Sección 22a) esté designada por escrito y cumpla con las obligaciones de la Ley AML.
- Compruebe si la evaluación de riesgos conforme a la Sección 21a refleja su cartera de clientes actual.
Si uno o más elementos no se pueden completar en una hora, eso es una señal para un cambio de sistema — no para una solución puntual en papel antes de una inspección.
Preguntas frecuentes sobre inspecciones FAU
¿Puede FAU realizar una inspección sin previo aviso?
Sí. Según la ley, FAU tiene autoridad para llevar a cabo una inspección sin previo aviso. En la práctica, la mayoría de las inspecciones se anuncian con anticipación y por escrito, pero una inspección sin previo aviso está permitida por la ley.
¿Qué sucede si no tengo un registro de auditoría durante una inspección FAU?
Sin un registro de auditoría, no puede probar cuándo, quién y cómo se realizó la verificación del cliente. FAU puede considerar que tal documentación es insuficiente. Las multas por due diligence insuficiente de clientes pueden alcanzar hasta CZK 10.000.000, pero el resultado específico depende del contexto y la magnitud de la deficiencia.
¿Cuánto tiempo debo retener la documentación AML?
Conforme a § 16 de zákon č. 253/2008 Sb., una entidad obligada debe retener registros y documentos AML durante al menos 10 años. Este período de retención se aplica a datos de identificación, registros de due diligence del cliente y registros de búsqueda.
¿Necesito un sistema AML digital o es suficiente la documentación en papel?
La ley no requiere una forma específica. Sin embargo, requiere demostrabilidad y auditabilidad. En la práctica, la documentación en papel es más difícil de defender durante una inspección porque carece de marcas de tiempo automáticas y un registro de auditoría estructurado.
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