Содержание
Как часто должно проводиться обучение по ПОД?
Закон четко формулирует это. По § 23(1) Закона № 253/2008 Сб. обязанное лицо должно обеспечить обучение сотрудников как минимум один раз в течение каждых 12 календарных месяцев. Это не рекомендация — это законодательное обязательство, несоблюдение которого является административным нарушением.
Минимальная частота составляет один раз в год. Вы можете проводить обучение чаще — и в определенных ситуациях закон явно это рекомендует (см. ниже).
Новый сотрудник — особый случай. Если кто-то начинает работу на должности, где может столкнуться с подозрительной операцией, они должны быть обучены перед тем, как начать выполнять эту работу — недостаточно ждать следующего запланированного цикла.
Кто именно должен быть обучен?
Закон не охватывает "всех сотрудников" как общее правило — но каждого лица, которое в ходе своей работы может столкнуться с подозрительной операцией. На практике для большинства обязанных лиц это означает всех, кто имеет контакт с клиентами или обрабатывает их операции.
Обратите внимание на менее очевидную группу: обучение также применяется к лицам, которые участвуют в деятельности обязанного лица иначе, чем по стандартному трудовому договору — то есть работающим по договорам о выполнении работ, договорам о деятельности, внешним подрядчикам или самозанятым — если они могут столкнуться с подозрительными операциями в своей работе (§ 23(2) Закона № 253/2008 Сб.).
Другими словами: внешний подрядчик-риэлтор или фрилансер-бухгалтер, работающий с вашими клиентами, должны быть обучены по тому же стандарту, что и штатный сотрудник.
Языковые барьеры не являются оправданием. FAU явно указывает, что языковой барьер не может оправдывать непроведение обучения сотрудника — обязанное лицо должно обеспечить проведение обучения на языке, понятном работнику.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Что должно охватывать обучение по ПОД?
Раздел 23(3) Закона № 253/2008 Сб. устанавливает обязательный минимальный контент:
- типологии и индикаторы подозрительных операций
- требования обязанного лица к проведению идентификации клиента и надлежащей проверки (§ 7–9)
- процедуры выявления факторов риска клиента
- процедуры при обнаружении подозрительной операции — включая обязательства по отчетности
Закон далее требует, чтобы обязанное лицо постоянно дополняло и обновляло содержание обучения. Это означает, что одно и то же обучение не может повторяться год за годом без отражения изменений в законодательстве или внутренней практике.
Методическое руководство ФАУ № 6 уточняет, что обучение должно, без сомнения, охватывать содержание системы внутреннего контроля (СВК) и оценку рисков организации — включая то, как сотрудники должны применять это на практике.
Когда проводить обучение вне регулярного цикла?
Установленная законом годовая частота — это минимум. Методическое руководство ФАУ № 6 рекомендует проводить обучение вне регулярного цикла в двух ситуациях:
Когда вводятся новые продукты, услуги или технологии
Каждое такое изменение несет новые риски, которые должны понимать сотрудники. Типичный пример: введение онлайн-идентификации клиентов или добавление нового типа операций в портфель.
Когда происходит значительное изменение нормативных актов по ПОД или выпускаются новые методические руководства ФАУ
Если закон или методология существенно меняются, недостаточно ждать следующего ежегодного обучения. Сотрудники должны знать новые правила, прежде чем начать их применять на практике.
В обоих случаях изменения должны одновременно отражаться в обновлениях системы внутреннего контроля и оценки рисков.
Как вести учет обучения и как долго?
Обязанное лицо должно вести учет посещаемости и содержания обучения в течение не менее 5 лет с даты проведения обучения (§ 23(4) Закона № 253/2008 Сб.).
Закон не предписывает конкретный формат — допускаются как электронные записи (например, выходные данные электронного обучения), так и оригинальные подписанные листы посещаемости. Ключевое требование состоит в том, чтобы записи явно подтверждали:
- кто присутствовал на обучении (имя, должность)
- когда проводилось обучение (дата)
- что охватывало обучение
Именно здесь чаще всего возникают проблемы при проверках ФАУ. Обязанное лицо провело обучение, но не имеет документации — нет подписанного листа посещаемости, нет электронной записи. ФАУ затем не может проверить, что обязательство выполнено, и это само по себе является замечанием. Связь обучения с контрольным списком подготовки ФАУ и другими рабочими процессами ПОД в единой системе значительно упрощает архивирование и отслеживание записей.
Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение?
Невыполнение обязательства по обучению сотрудников является административным нарушением согласно § 48(6) Закона № 253/2008 Сб. Штраф за неоказание обучения может составить до 5 000 000 крон (§ 48(8)). В случае повторного или серьезного нарушения штраф может составить до двукратной суммы незаконно полученной выгоды или 30 000 000 крон — в зависимости от того, что больше (§ 48(10) Закона № 253/2008 Сб.).
На практике ФАУ рассматривает обучение как отдельную область аудита при проверках — она хочет видеть записи посещаемости, содержание обучения и метод проведения. Отсутствующая или устаревшая документация — одна из наиболее частых замечаний при проверках небанковского сектора.
Важно: штраф применяется не только в том случае, если обучение никогда не проводилось. Он также применяется, если обучение было проведено, но обязанное лицо не может это доказать.
Соответствуйте § 23 и имейте доказательства — сертификат, архив, панель управления
AML PROOF архивирует сертификаты на 10 лет (закон требует 5 — мы идем дальше). Каждый сертификат содержит имя, должность, баллы по всем 4 модулям, дату выдачи и дату истечения. При проверке ФАУ откройте панель управления и представьте полную запись команды за 30 секунд.
Часто задаваемые вопросы об обучении по ПОД
Как часто сотрудники должны проходить обучение по ПОД?
Согласно § 23(1) Закона № 253/2008 Сб., обязанное лицо должно обеспечить обучение не менее одного раза в течение каждых 12 календарных месяцев. Новый сотрудник должен пройти обучение до начала работы в должности, где он может столкнуться с подозрительной операцией.
Должны ли также проходить обучение внешние подрядчики по временным соглашениям?
Да. Раздел 23(2) явно указывает, что обучение применяется к лицам, участвующим в деятельности обязанного лица иначе, чем по стандартному трудовому договору — если они могут столкнуться с подозрительными операциями в своей работе. Внешний подрядчик-риэлтор или бухгалтер должны пройти обучение на том же уровне, что и штатный сотрудник.
Как долго должны храниться записи об обучении?
Не менее 5 лет с даты проведения обучения (§ 23(4) Закона № 253/2008 Сб.). Записи должны явно подтверждать, кто был обучен, когда и в какой степени.
Что произойдет, если обучение не проводилось или у меня нет записей?
Невыполнение обязательства по обучению является административным нарушением согласно § 48(6) Закона № 253/2008 Сб. Штраф может составить до 5 000 000 крон (§ 48(8)). В случае повторного или серьезного нарушения штраф может составить до двукратной суммы незаконно полученной выгоды или 30 000 000 крон — в зависимости от того, что больше (§ 48(10)). Равно рискованна ситуация, когда обучение было проведено, но обязанное лицо не может это доказать — ФАУ требует документированные записи.