Проверка Финансового аналитического офиса — это момент истины для любого обязанного лица. Именно тогда становится ясно, действительно ли работают ваши внутренние процессы по ПОД или это просто бумажная работа. В этой статье мы объясняем, как работает проверка ФАУ, на что обращают внимание инспекторы и как подготовиться, чтобы пройти проверку без проблем.
Содержание
Что такое проверка ФАУ и когда она приходит?
Финансовый аналитический офис (ФАУ) — основной надзорный орган по ПОД в Чешской Республике. Его инспекторы могут посещать любое обязанное лицо — банк, агентство недвижимости, бухгалтерскую фирму, ювелирный магазин или адвокатскую контору.
Проверка может быть плановой (на основе профиля риска сектора) или внеплановой (на основе совета, подозрительной операции или анонимного донесения). В обоих случаях ФАУ уполномочена требовать немедленный доступ к вашей документации по ПОД.
Важно: проверки ФАУ нацелены не только на крупные компании. В последние годы ФАУ значительно увеличила количество проверок в малых и средних компаниях, особенно в небанковском секторе.
Как работает проверка ФАУ? 5 этапов
Типичная проверка ФАУ состоит из пяти этапов:
- Уведомление — ФАУ связывается с вами (в письменной или устной форме) и сообщает предмет проверки. Для внеплановых проверок уведомление поступает на месте.
- Предоставление документов — инспекторы запрашивают вашу внутреннюю политику (СВЗ), оценку риска и записи об идентификации клиента и проверке должной осмотрительности.
- Выборочная проверка — ФАУ выбирает случайную выборку клиентов и операций и проверяет, выполнили ли вы все в соответствии с законом по ПОД.
- Интервью — инспекторы могут провести интервью с сотрудником по соответствию и рядовыми сотрудниками и лицами в сравнимой позиции. Они хотят знать, понимают ли люди, что делать.
- Отчет и заключение — после проверки вы получаете отчет с выводами. Серьезные недостатки могут привести к штрафу.
Весь процесс обычно занимает несколько дней или недель в зависимости от размера компании и сложности деловых отношений.
На что обращают внимание инспекторы в первую очередь?
Анализ публично доступных решений ФАУ показывает, что инспекторы делают акцент на эти области:
- Внутренние политики и оценка риска — существует ли она? Актуальна ли она? Релевантна ли она для вашего сектора? Или это шаблон?
- Идентификация клиента — проводили ли вы KYC для каждого клиента? Есть ли у вас копии документов? Проверили ли вы бенефициара?
- Проверка должной осмотрительности (CDD) — оценили ли вы цель операции и источник средств? Проводили ли вы EDD для рискованных клиентов?
- Скрининг — проверяете ли вы клиентов по санкционным спискам и реестрам ПЗЛ? Как часто?
- Архивирование — полны ли и отслеживаемы ли записи? Сохраняете ли вы их в течение установленного законом периода в 10 лет?
- Обучение сотрудников и лиц в сравнимом положении — проходят ли сотрудники и лица в сравнимом положении обучение по ПОД? Существуют ли записи об обучении?
Ключевой вывод: ФАУ проверяет не только наличие документов. Она проверяет, активно ли вы с ними работаете. Формально правильный СВЗ, который никто не читает, с точки зрения ФАУ почти так же плох, как его отсутствие.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Наиболее распространённые выводы и причины штрафов
На основе публичных решений ФАУ наиболее распространённые причины штрафов:
- Отсутствующие или устаревшие внутренние политики — наиболее частый вывод, штрафы часто превышают 200 000 CZK (примерно 8 000 EUR)
- Неполная или отсутствующая идентификация клиента — отсутствие копий документов, непроверенный БВП
- Отсутствие проверки по санкционным спискам — особенно в небанковском секторе
- Непредставление отчёта о подозрительной операции — наиболее серьёзное нарушение, может привести к штрафам в миллионах
Размер штрафов зависит от тяжести нарушения. За непроведение идентификации или проверки клиента грозит штраф до 10 000 000 CZK, за отсутствие системы внутренних правил — до 1 000 000 CZK. При серьёзных или повторных нарушениях штрафы могут достигать 30 000 000 CZK, для финансовых учреждений — 130 000 000 CZK, а FIU может наложить и запрет деятельности. В крайних случаях наступает уголовная ответственность по Уголовному кодексу за легализацию доходов от преступной деятельности по неосторожности.
ФАУ регулярно публикует решения об административных правонарушениях на своём веб-сайте. Публичное раскрытие штрафа имеет репутационные последствия — особенно для адвокатов, нотариусов и бухгалтеров, чьи отношения с клиентами построены на доверии. Решения ФАУ доступны для публичного поиска и могут повлиять на отношения с банками и деловыми партнёрами.
Как подготовиться к проверке ФАУ?
Подготовка к проверке ФАУ — это не одноразовая задача, а непрерывный процесс. Вот 5 шагов, которые помогут вам быть готовым в любое время:
- Обновляйте внутренние политики и оценку рисков — как минимум ежегодно и при каждом изменении модели бизнеса
- Проводите внутренний аудит — проверьте случайную выборку клиентов и убедитесь, что у вас есть полные записи
- Скрининг в реальном времени — одноразовый скрининг при подключении недостаточен; проверяйте клиентов постоянно
- Обучайте сотрудников и лиц в сравнимом положении — как минимум раз в год, документируйте посещаемость и содержание обучения
- Централизуйте документацию — храните всё в одном месте, отслеживаемо и хорошо организованно
Как AML PROOF помогает с подготовкой?
AML PROOF разработана так, чтобы вы были готовы к проверке ФАУ в любое время:
- Внутренние политики и оценка рисков — автоматически создаются для вашей отрасли, всегда актуальны
- Полные записи идентификации и контроля клиентов — идентификация клиента, проверка БВП, оценка рисков в одном месте
- Скрининг в реальном времени — подключён к санкционным спискам ЕС, ООН и реестрам ПВЛ
- Центральный архив — вся документация в одном месте на установленный законом период
Когда приходит проверка ФАУ, просто откройте AML PROOF и представьте всё. Никакого поиска по папкам, никакого стресса.
Заключение
Проверка ФАУ — это вопрос не 'если', а 'когда'. Чем лучше вы подготовлены, тем гладче пройдёт проверка. Качественные внутренние процессы ПОД — это не только защита от штрафов, но и доказательство того, что вы ведёте бизнес ответственно.
Не ждите проверки. Начните с AML PROOF сегодня и всегда держите всё под контролем.
Обязанные лица по закону обязаны хранить записи идентификации и надлежащей проверки клиентов в течение минимум 10 лет после прекращения деловых отношений или завершения сделки. AML PROOF обеспечивает автоматическое архивирование всех записей с полной цепью аудита, готовой к немедленному представлению при проверке FIU — никакого поиска по папкам или папкам.