Содержание
Как ФАУ объявляет о проверке и что происходит дальше
По закону ФАУ имеет право проводить проверку без предварительного уведомления. На практике большинство проверок объявляются с некоторым сроком — ФАУ обычно отправляет письменное уведомление о проверке и устанавливает дату. Но не всегда.
Когда инспектор приходит, он предъявляет удостоверение и запрашивает доступ ко всей документации по АОД. Первый час имеет значение: инспектор быстро проверяет, имеет ли обязанная сторона вообще внутренние политики, записи об идентификации и записи проверки СОЛ. Если базовая документация отсутствует, это сигнал к более глубокой проверке.
Обязанная сторона имеет право на присутствие адвоката. Если вы знаете дату проверки заранее, используйте это время — адвокат, знакомый с АОД, может существенно повлиять на ход и результаты проверки.
Что на самом деле проверяют инспекторы ФАУ
Проверка ФАУ — это не случайный просмотр файлов. Инспекторы следуют предопределенным областям, основанным непосредственно на zákon č. 253/2008 Sb.:
- Внутренние политики (раздел 21) — существует ли документ, актуален ли он и соответствует ли профилю риска обязанной сущности. Внутренние политики от 2022 года без записей о проверке вызовут вопросы.
- Оценка рисков (раздел 21a) — как обязанная сторона оценивает риски в базе клиентов и сделках. Должна существовать письменная методология.
- Записи об идентификации клиентов (разделы 7–8) — полнота и четкость записей. Отсутствие обязательного элемента данных, такого как номер рождения или метод идентификации, является конкретным недостатком.
- Проверка СОЛ и санкций (раздел 9) — как была проведена проверка, дата и используемый источник. Самого результата недостаточно — ФАУ хочет увидеть процесс.
- Журнал аудита (раздел 16(1)(e) и (f)) — кто проводил проверку, когда и как. Без журнала аудита невозможно доказать текущий мониторинг деловых отношений.
- Обучение сотрудников (раздел 23) — записи об завершенном обучении, даты, содержание и результаты тестов.
- Уполномоченный контактный лайн (раздел 22a) — письменное назначение лица, ответственного за выполнение обязательств по Закону об АОД в организации.
Are you subject to AML?
Enter your company ID (IČO) and instantly find out whether you're subject to AML regulations
Почему бумажных документов может быть недостаточно во время проверки
Закон не требует цифровую систему. Но он требует доказуемости — и именно там бумажный подход достигает своих пределов.
Конкретные примеры того, что может увидеть инспектор ФАУ:
- Бумажная записка «СОЛ: НЕТ» без даты, источника или имени лица, проведшего проверку. С точки зрения ФАУ, такая запись может быть неполной — она не показывает, когда, кем и по какому санкционному списку был проверен клиент.
- Проверка санкций, проведенная «при подписании контракта» без точной временной метки. Санкционные списки обновляются ежедневно — без точной даты сложно доказать, что использованный список был актуален в тот момент.
- Внутренние политики от 2022 года без записей о проверке или обновлении. ФАУ может рассматривать это как несоответствие разделу 21, который требует, чтобы внутренние политики содержались в актуальном состоянии.
Как мы описали в нашем анализе для epravo.cz, бумажная ПОД имеет четыре основных слабости — и проверка ФАУ может выявить все из них. Прочитайте полную статью: Цифровизация обязательств по ПОД: как технология меняет соответствие требованиям для тысяч обязанных лиц.
Важно: ненадежная бумажная запись не означает автоматически штраф. Это зависит от контекста, масштаба дефицита и общей оценки системы. Тем не менее, доказуемость — это законодательное требование — и бумага это затрудняет.
Что должен содержать журнал аудита согласно ожиданиям ФАУ
Закон не предписывает явно технический формат журнала аудита. Но статьи 16(1)(е) и (f) zákon č. 253/2008 Sb. ясно указывают, что должно быть отслеживаемо:
| Требуемый элемент данных | Бумага | Цифровая система |
|---|---|---|
| Дата и время проверки | ручная запись (ненадежная) | автоматическая отметка времени |
| Личность лица, проводившего проверку | подпись (часто неразборчива) | имя и должность |
| Использованный список санкций и его версия | не указано | автоматически записанный источник |
| Результат с обоснованием | "НЕТ" | структурированный результат с совпадающими деталями |
| Хранение в течение 10 лет (статья 16) | физический архив | облачное архивирование с сохранением |
Этот журнал аудита может быть обеспечен автоматически цифровой системой ПОД. Также см. наш контрольный список подготовки к проверке ФАУ — 14 вопросов, которые выявляют слабые места в вашей документации до приезда инспектора.
Как подготовиться за один день
Если вы знаете, что приближается проверка ФАУ, пройдите этот контрольный список:
- Проверьте дату последнего обновления внутренних политик — она должна быть в течение последних 12 месяцев.
- Убедитесь, что каждая запись клиента содержит дату проверки по списку ПИЛ и санкций и использованный источник.
- Проверьте записи об обучении сотрудников за последние 12 месяцев — даты, имена и содержание.
- Убедитесь, что назначенный контактный представитель (статья 22a) назначен в письменной форме и выполняет обязательства по Закону о ПОД.
- Проверьте, отражает ли оценка риска по статье 21a вашу текущую клиентскую базу.
Если один или несколько пунктов не могут быть выполнены в течение часа, это сигнал к смене системы — а не к разовому бумажному исправлению перед проверкой.
Часто задаваемые вопросы о проверках ФАУ
Может ли ФАУ провести проверку без предварительного уведомления?
Да. По закону ФАУ имеет право проводить проверку без предварительного уведомления. На практике большинство проверок объявляются заранее и в письменной форме, но внезапная проверка разрешена законом.
Что произойдет, если у меня не будет журнала аудита во время проверки ФАУ?
Без журнала аудита вы не можете доказать, когда, кем и как была проведена проверка клиента. ФАУ может считать такую документацию недостаточной. Штрафы за недостаточную проверку клиентов могут достигать 10 000 000 чешских крон, но конкретный результат зависит от контекста и масштаба дефицита.
Как долго я должен хранить документацию по ПОД?
В соответствии с § 16 zákon č. 253/2008 Sb., обязанное лицо должно хранить записи и документы по ПОД не менее 10 лет. Этот период хранения применяется к данным идентификации, записям проверки клиентов и записям скрининга.
Нужна ли мне цифровая система ПОД или достаточно бумажной документации?
Закон не требует определенной формы. Однако он требует доказуемости и проверяемости. На практике бумажная документация сложнее защищать во время проверки, так как ей не хватает автоматических временных меток и структурированного журнала аудита.
Подготовьтесь к проверке ФАУ сегодня
Вы можете настроить цифровую систему AML за один день. Бумажная документация может не защитить вас во время проверки ФАУ.
Начните с AML PROOF